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Elektronische Personalakte
Aufwändiges Suchen nach Personalaktendokumenten gehört mit der Einführung der elektronischen Personalakte der Vergangenheit an. Eine effiziente Bearbeitung von Personalvorgängen durch kurze Zugriff- und Ablagezeiten von Dokumenten steht insbesondere bei dezentral organisierten Unternehmen im Fokus.
Welcher Personalverantwortliche würde sich das nicht wünschen? Direkter Zugriff auf sämtliche relevanten Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter. Mit wenigen Mausklicks aktuell und jederzeit verfügbar. Dies alles erlaubt die elektronische Personalakte perbit.views – und spart dabei Zeit, Platz und somit Kosten in der Personalverwaltung. Die Verzahnung des Human-Resources-Management-Systems mit den Funktionen einer modernen Dokumentenmanagement-Software (DMS) macht’s möglich.
Die Integration von Personalmanagement- und Dokumentenmanagement-System entlastet von einer doppelten Datenpflege und eröffnet den Personalverantwortlichen und autorisierten Führungskräften den direkten Zugriff auf die Personalaktendokumente. Angebunden sind die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen von Docuware, Easy und Saperion.
Die elektronische Personalakte ermöglicht die revisions- und zugriffssichere Archivierung kompletter Personalakten und reduziert die Ablage- und Recherchezeiten erheblich. Papierakten können mittels Scanner am Arbeitsplatz schnell und unkompliziert digital gespeichert werden; die Ablagestruktur ist frei gestaltbar.
Eine übersichtliche Suchfunktion macht sowohl die in perbit.views erzeugten Dokumente (wie z. B. Arbeitsverträge, Weiterbildungszertifikate oder Mitarbeiterbeurteilungen) als auch die gescannten externen Dokumente (wie z. B. Bewerbungsunterlagen) quasi per Knopfdruck unter einer einheitlichen Oberfläche zugänglich; ein separates Anmelden des Nutzers im Archivsystem entfällt. Darüber hinaus lassen sich die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Archivierung von Reisekostenbelegen integrieren. Die Sicherheit der sensiblen Personaldaten ist über einen rollenbasierten Zugriffsschutz gewährleistet.
Besonders komfortabel und flexibel erweist sich die digitale Personalakte in der täglichen Arbeit: Ob gescannte Papierdokumente, elektronische Dokumente, beispielsweise E-Mail, oder in perbit.views erstellte Listen und Serienbriefe – alle Dokumente finden im Handumdrehen ihren Platz in der elektronischen Personalakte der einzelnen Mitarbeiter. Eine mitarbeiterbezogene und mitarbeiterübergreifende Suchfunktion vereinfacht die Informationsverwaltung und damit die Effizienz der betrieblichen Organisation.
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