Elektronische Personalakte
Aufwändiges Suchen nach Personalaktendokumenten gehört mit der Einführung der elektronischen Personalakte der Vergangenheit an. Eine effiziente Bearbeitung von Personalvorgängen durch kurze Zugriff- und Ablagezeiten von Dokumenten steht insbesondere bei dezentral organisierten Unternehmen im Fokus.
Welcher Personalverantwortliche wünschte sich das nicht? Direkter Zugriff auf sämtliche relevanten Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter. Mit wenigen Mausklicks aktuell und jederzeit verfügbar. Dies alles erlaubt die vollständig in perbit.insight integrierte elektronische Personalakte – und spart dabei Zeit, Platz und somit Kosten in der Personalverwaltung. Die Verzahnung des Human-Resources-Management-Systems mit den Funktionen einer modernen Dokumentenmanagement-Software (DMS) macht’s möglich.
Die elektronische Personalakte ermöglicht die revisions- und zugriffssichere Archivierung kompletter Personalakten und reduziert die Ablage- und Recherchezeiten erheblich. Papierakten können mittels Scanner am Arbeitsplatz schnell und unkompliziert digital gespeichert werden. Die Ablagestruktur ist frei gestaltbar, die Indizierung der Dokumente erfolgt bequem direkt aus perbit.insight heraus.
Eine übersichtliche Suchfunktion macht sowohl die in perbit.insight erzeugten Dokumente (wie z. B. Arbeitsverträge, Weiterbildungszertifikate oder Mitarbeiterbeurteilungen) als auch die gescannten externen Dokumente (wie z. B. Bewerbungsunterlagen) quasi per Knopfdruck unter einer einheitlichen Oberfläche zugänglich; ein separates Anmelden des Nutzers im Archivsystem entfällt. Darüber hinaus lassen sich die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Archivierung von Reisekostenbelegen integrieren. Die Sicherheit der sensiblen Personaldaten ist über einen rollenbasierten Zugriffsschutz gewährleistet.
Besonders komfortabel und flexibel erweist sich die digitale Personalakte in der täglichen Arbeit: Ob gescannte Papierdokumente, elektronische Dokumente wie z.B. E-Mails und Office-Dokumente oder in perbit.insight erstellte Listen und Serienbriefe – alle Dokumente finden im Handumdrehen ihren Platz in der elektronischen Personalakte der einzelnen Mitarbeiter. Eine mitarbeiterbezogene und mitarbeiterübergreifende Suchfunktion vereinfacht die Informationsverwaltung und damit die Effizienz der betrieblichen Organisation.
Die nahtlose Integration von Personalmanagement- und Dokumentenmanagement-System entlastet von einer doppelten Datenpflege und eröffnet Personalverantwortlichen und autorisierten Führungskräften den unmittelbaren Zugang unter einer einheitlichen Oberfläche. Angebunden sind die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen von Docuware, Easy und Saperion.
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