Elektronische Personalakte – integrierte digitale Personalaktenarchivierung
Aufwändiges Suchen nach Personalaktendokumenten gehört mit dem Umstieg auf eine digitale Archivierungslösung der Vergangenheit an. Vollständig integriert in das Personalmanagement-System ermöglicht die elektronische Personalakte von perbit.insight eine effiziente Bearbeitung von Personalvorgängen durch kurze Zugriff- und Ablagezeiten von Dokumenten.
Das digitale Personalaktenarchiv garantiert eine revisions- und zugriffssichere Langzeitarchivierung und reduziert die Aufbewahrungs-, Recherche- und Pflegekosten. Durch eine individuell gestaltbare Aktengliederung ist eine einheitliche und systematische Personalaktenführung gewährleistet. Komplette Papierakten können mittels Scanner am Arbeitsplatz schnell und unkompliziert digital gespeichert werden. Die Indizierung der Dokumente erfolgt bequem direkt aus perbit.insight heraus und ist frei definierbar.
Nutzen
- Verkürzte Such- und Wegzeiten
- Transparenter Zugriff
- Permanente Verfügbarkeit
- Verkürzte Entscheidungsprozesse
- Verbessertes Dienstleitungsangebot
der Personalabteilung - Revisionssichere Langzeitarchivierung
Leistungsmerkmale
- Indexierung durch das HRMS
- Individuelle Aktenstruktur
- Frei einstellbare Suchbegriffe
- Direktablage von Serienbriefen
- Rollenbasierter Zugriff
- Simultaner, dezentraler Zugriff
Besonders komfortabel und flexibel erweist sich die elektronische Personalakte in der täglichen Arbeit: Neben gescannten Papierdokumenten finden auch E-Mails oder in perbit.insight erstellte Listen und Serienbriefe im Handumdrehen ihren Platz in den digitalen Personalakten der betreffenden Mitarbeiter. Eine mitarbeiterbezogene und mitarbeiterübergreifende Suchfunktion vereinfacht die Informationsverwaltung und damit die Effizienz der betrieblichen Organisation.
Die nahtlose Integration von Personalmanagement- und Dokumentenmanagement-System entlastet von einer doppelten Datenpflege und eröffnet Personalverantwortlichen und autorisierten Führungskräften den unmittelbaren Zugang unter einer einheitlichen Oberfläche; ein separates Anmelden im Archivsystem entfällt. Angebunden sind die Archivierungslösungen von Docuware und Saperion.