Aufruf zum Umdenken: Besinnen Sie sich auf die Kernaufgaben von HR!

Das Personalmanagement wird immer komplexer und zeitaufwendiger. Dazu trägt in erster Linie eine kontinuierliche Erweiterung der Aufgabenbereiche und Tätigkeiten der Personalmanager bei. Doch das muss nicht sein. Anstatt sich noch mehr Tätigkeiten zuzumuten, sollten Sie jetzt umdenken und sich auf die Kernaufgaben von Human Resources besinnen!

Zu den eigentlichen Aufgaben der Personalabteilung gehören das Recruiting, der Personaleinsatz, die Mitarbeiterqualifizierung und -verwaltung sowie die Unterstützung der Führungskräfte in der operativen Personalarbeit. Aber zahlreichen HR-Bereichen fällt es schwer, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Stattdessen sehen sich viele ebenfalls zuständig für das Coaching von Mitarbeitern oder das Gesundheitsmanagement und wollen auch bei der Bürogestaltung und beim Change Management eine verantwortliche Rolle spielen.

Zu viele Aufgaben gehen zulasten von Qualität  

Doch damit erweist sich das Personalwesen einen schlechten Dienst. Wer zu viele Aufgaben unter einem Hut vereinigt, kann nicht mehr in der gewünschten Qualität arbeiten. Gleichzeitig kommt die strategische Weiterentwicklung der Personalorganisation zu kurz.

In den vergangenen Jahren sind einige Unternehmen den Weg gegangen, administrative HR-Aufgaben auszulagern. Aber gerade seit Inkrafttreten der DSGVO erscheint es nur begrenzt sinnvoll, sensible Personaldaten an einen externen Dienstleister zu übertragen. Wirkliche Effizienz in der Personalarbeit bringt die Automatisierung zeitraubender Tätigkeiten.

Automatisierung statt Verwaltungsaufwand

Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter beispielsweise ihre Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen in einem Self-Service-System eigenverantwortlich erledigen, gewinnen die Personalreferenten wertvolle Zeit. Ein weiteres Beispiel ist die Einführung der digitalen Personalakte, die der Personalabteilung lange Suchzeiten erspart. Führungskräfte können selbst die Gehaltsentwicklung ihrer Abteilung einsehen oder Mitarbeiter ihre Bankverbindung ändern.

Auch ein Seminarmanagement, bei dem die Mitarbeiter automatisch erinnert werden, wann die nächste Erste-Hilfe-Schulung fällig wird und sich online anmelden können, entlastet die Personaler. Diese können die gewonnene Zeit in die Beratung investieren – und in die dringend benötigte Modernisierung von Talent Management und Personalrecruiting.

Die Software stößt die nächsten Aufgabenschritte an

Doch die Einführung von Self Services für Mitarbeiter und Führungskräfte (ESS und MSS) stellt nur eine Möglichkeit der Effizienzgewinnung dar. Eine weitere sehr wirksame Möglichkeit ist die Automatisierung von Aufgabenschritten: Viele administrative Aufgaben, die täglich in der Personalabteilung ablaufen, können durch moderne HR-Systeme mit Workflow-Integration erledigt werden.

Ein Beispiel für eine wirkungsvolle Prozessoptimierung zeigt sich in der Personalgewinnung: Ein Workflow kann die Prozessschritte von der Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft bis zur Rückmeldung der Beurteilung an die Personalabteilung unterstützen, indem er zur jeweils nachfolgenden Aktion auffordert. Dadurch reduzieren sich Durchlauf- und Liegezeiten und der Transport- und Verteilungsaufwand für HR fällt weg. Die gesamte Abwicklung vereinfacht sich und eine mehrfache Datenerfassung entfällt. Ein positiver Nebeneffekt ist: Die Bearbeitungsqualität steigt ebenfalls.

Die verbleibenden Aufgaben von HR auf den Prüfstand stellen

Zusätzlich gilt es, die verbleibenden Aufgaben von Human Resources konsequent zu hinterfragen: Welche sind die wirklich wichtigen Tätigkeiten, die die strategischen Ziele des Personalmanagements und des Unternehmens unterstützen? Vermutlich werden die HR-Themen Recruiting, Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung, Talent Management sowie Mitarbeiterbindung auf der Ergebnisliste weit oben stehen.

Fokussieren Sie sich auf die Kernaufgaben, die Sie für Ihr Unternehmen definiert haben, und setzen Sie sich zum Ziel, diese wirklich gut umzusetzen. Mit der Zeit gewinnen Sie so Kapazitäten für weitere Tätigkeiten, beispielsweise das Erstellen eines neuen Personalentwicklungskonzepts oder die Personalkommunikation. Den hohen Zeitbedarf für die Personalbetreuung, den Sie früher aufwenden mussten, können Sie weiter minimieren, indem Sie in regelmäßigen Zeitabständen überprüfen, an welchen Stellen Sie Mitarbeiter und Führungskräfte besser in die Prozesse mit einbinden können und wo zusätzliche Automatisierungen sinnvoll sind.

Fazit: Weniger Quantität und mehr Qualität

Personalabteilungen, die zu viele Aufgaben unter ihrem Dach vereinigen, kämpfen oft mit qualitativen Mängeln und vernachlässigen die strategische Weiterentwicklung von HR. Abhilfe schaffen sie, indem sie Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse mit einbinden und automatisierte Prozesse einführen. Wer sich zusätzlich auf die für sein Unternehmen strategisch wichtigen HR-Themen fokussiert, schafft qualitative Verbesserungen sowie Freiräume für die laufende Weiterentwicklung der Personalorganisation.

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