Die Corona-Krise hat deutlich gemacht, welche Personalabteilungen digital gut aufgestellt sind und welche nicht. So beklagenswert diese Krise auch ist – dem HR-Bereich könnte sie helfen, die nötige Aufmerksamkeit im Unternehmen zu bekommen. Ein Plädoyer für die Digitalisierung in der Personalarbeit mit einer mitarbeiterzentrierten Software.
Manchmal ist ein Anstoß von außen nötig, damit Unternehmen etwas an ihren HR-Prozessen oder ihrer Softwareausstattung ändern. Durch die Corona-Pandemie war dieser Impuls plötzlich da. Als der Lockdown kam, waren diejenigen Unternehmen, die bereits einen hohen Digitalisierungsgrad hatten, eindeutig im Vorteil. Innerhalb kürzester Zeit waren sie vollständig remote-fähig.
Vom einen Tag auf den anderen voll einsatzfähig im Homeoffice
Ganz ähnlich war die Situation in unserem Unternehmen. Wir hatten das Glück, dass wir die Digitalisierung unserer internen Prozesse schon 2019 auf ein neues Level gehoben hatten. Unser Anspruch ist: Egal wo sich ein Mitarbeiter befindet, muss er in Projekten eins-zu-eins mitarbeiten können. Er muss die Möglichkeit haben, sich von jedem beliebigen Ort in Videokonferenzen zuzuschalten und an den gleichen Dokumenten zu arbeiten.
Als es am 16. März zum Lockdown kam, ging am nächsten Tag alles nahtlos weiter – aus dem Homeoffice. Die Kunden konnten uns wie gewohnt erreichen und niemand merkte, dass 85 Prozent unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht im Büro arbeiteten.
Der Wert der digitalen Personalakte in der Corona-Krise
Andere Unternehmen brauchten zwei bis drei Wochen oder sogar länger, um wieder voll einsatzfähig zu sein. Im Homeoffice standen manche Funktionen oder Dokumente nicht zur Verfügung. Deshalb war die Corona-Pandemie sicherlich ein Treiber für die digitale Personalakte. Benötigt eine Führungskraft Dokumente eines Mitarbeiters, um zum Beispiel eine Beurteilung abzugeben oder ein Zeugnis zu erstellen, müsste die Personalabteilung diese faxen oder einscannen und per E-Mail versenden. Das ist aufwendig und datenschutzrechtlich bedenklich.
Eine digitale Personalakte erlaubt es der Personalabteilung, einen temporären Zugriff auf die benötigten Dokumente einzurichten. Das wurde schon vor Corona von immer mehr Unternehmen erkannt, insbesondere von denen mit dezentralen HR-Bereichen. In Zeiten, in denen ein Großteil der Führungskräfte, Mitarbeiter und Personaler im Homeoffice arbeitet, stellt die digitale Personalakte eine große Erleichterung dar. Sie ist durch Corona sozusagen zum Selbstläufer geworden.
Mit Mobile HR die Mitarbeiter einbinden – egal von welchem Ort aus
Dass sich durch die Pandemie die Einstellung von HR zur IT gewandelt hat, sehen wir auch an dem Thema Mobile HR. 2019 haben wir eine neue App herausgebracht, die den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Wer seinen Beschäftigten HR-Funktionen wie „Urlaubsantrag stellen“ oder „Krankmeldung einreichen“ per Smartphone zur Verfügung stellen konnte, war klar im Vorteil, denn die Mitarbeiter waren während des Lockdowns fast alle zuhause und konnten analoge Kommunikationswege wie die Hauspost nicht nutzen.
Diese Beispiele zeigen, dass die Zukunft in der digitalen Personalarbeit liegt – nicht nur während der Pandemie, sondern auch danach. Denn es geht auch darum, als HR-Bereich in neue Welten aufzubrechen, den Wandel im Unternehmen voranzutreiben und die Kultur zu verändern. Das leistet eine HR-Software unter anderem, indem sie alle Beteiligten im Unternehmen mit einbindet. Die Personalabteilung behält aber die Hoheit über die Daten und bestimmt, wer welche Inhalte einsehen und welche Funktionen nutzen darf.
Die zentralen Fragen bei der Softwareauswahl
Will ein Unternehmen eine neue HR-Software einführen, gilt es zunächst auf die Menschen und die Prozesse zu achten und weniger auf die Technik. Das ist ähnlich wie beim Autokauf: Habe ich Kinder? Muss ich lange Strecken dienstlich fahren? Habe ich viel zu transportieren? Will ich schnell fahren? Diese und mehr Fragen stehen im Vordergrund, aber nicht die Technik des Fahrzeugs. Die muss ich nicht verstehen, um zu einer Entscheidung zu kommen.
HR-Abteilungen, die nicht von den Fragestellungen ausgehen, die ihre individuellen Bedürfnisse betreffen, riskieren, dass es in absehbarer Zeit erneut zu einem Systemwechsel kommt. Es geht um Fragen wie: Welche Zielgruppen will ich einbinden? Welchen Nutzen soll ihnen die Software bieten? Wie selbsterklärend muss die Bedienung sein? Welche Funktionalitäten will ich umsetzen? Welche Sonderfälle muss ich berücksichtigen? Wie ist es um unsere IT-Infrastruktur bestellt?
Das Fahrzeugmodell wird gewechselt, die HR Identity bleibt bestehen
Gerade die erste Frage wird für viele Unternehmen immer relevanter. Denn eine HR-Software spielt erst dann all ihre Vorteile aus, wenn sie nicht nur von HR allein genutzt wird, sondern auch die Mitarbeiter und Führungskräfte mit einbindet. Sinnvoll ist es, auch Fuhrparkmanagern oder Betriebsratsmitgliedern einen Zugriff zu erlauben, damit Genehmigungsprozesse möglichst schnell ablaufen und alle die für sie nötigen Informationen verfügbar haben.
Je nachdem, welche Bedürfnisse im Vordergrund stehen, muss jedes Unternehmen die individuell passende Entscheidung treffen. Der HR-Softwaremarkt bietet ähnlich wie der Automarkt viele verschiedene Modelle vom Sportwagen bis zur Limousine. Wer eine preiswerte, schnell einsetzbare Software sucht, ist bei einer Cloud-Lösung richtig. Wer eine Software braucht, die an die individuellen Strukturen und Prozesse angepasst werden kann, wird in der On-Premises-Welt fündig. Wer eine flexibel anpassbare Software sucht und zugleich die eigenen IT-Ressourcen schonen will, wird eine Private Hosted Cloud wählen.
perbit bietet all diese Modellvarianten an und ermöglicht darüber hinaus jederzeit einen Wechsel vom Sportwagen in die Limousine. Wenn sich die Bedürfnisse im Unternehmen ändern und weitere HR-Aufgaben digital abgebildet werden müssen, kann der Kleinwagen gegen die Limousine getauscht werden oder gegen das Cabrio. Die Systementscheidung muss also nicht für die nächsten Jahrzehnte getroffen werden, sondern kann bei Bedarf angepasst werden. Die HR Identity des Unternehmens wird beibehalten, lediglich das Fahrzeugmodell ändert sich. Wer auf standardisierte Prozesse Wert legt und null Administration selber machen möchte, wird in der Cloud fündig.
Fazit: Stellen Sie Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt
Das Coronavirus hat deutlich gemacht, wie wichtig digitalisierte HR-Prozesse sind, um die Mitarbeiter in den Homeoffices einbinden zu können, die Zusammenarbeit zu ermöglichen und um jederzeit die benötigten HR-Dokumente verfügbar zu haben. HR darf nicht auf einem einmal erworbenen Status Quo verharren, sondern muss sich fortwährend an neuen Gegebenheiten ausrichten. Ähnlich wie sich Software sich in einer Art qualitativen Spirale laufend nach oben entwickelt, muss die HR-Abteilung auch sich selbst und ihre Serviceangebote laufend weiterentwickeln. Hierfür ist es nötig, die richtigen Fragen zu stellen, die individuellen Bedürfnisse und die der Mitarbeiter und Führungskräfte in den Mittelpunkt zu stellen und auf eine Software zu setzen, die mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens mithält.
Über HR Identity und die Digitalisierung von HR-Prozessen spricht Hendrik Kellermeyer im Videointerview „Cloud or not to Cloud im Personalmanagement?“, das Sie hier ansehen können.