Employee Lifecycle Management: So trägt HR-Software zur positiven Mitarbeitererfahrung bei

Von Recruting bis Onboarding, von Talent Management bis Offboarding: Dem Employee Lifecycle Management kommt eine immer größere Bedeutung zu. Es geht nicht nur um Bindung der Mitarbeitenden, sondern auch um Motivation, Engagement und letztendlich um den Unternehmenserfolg.

Der Employee Lifecycle (Mitarbeiter-Lebenszyklus) bildet die gesamte Laufbahn eines Beschäftigten im Unternehmen ab, angefangen bei den ersten Kontakten des Bewerbenden bis hin zum Austritt aus der Organisation. Diese Zeitspanne kann und sollte bewusst gestaltet werden, damit der Mitarbeitende an allen Touchpoints mit dem Unternehmen positive und konsistente Erfahrungen macht.

Nichts wäre schlimmer, als wenn ein neu eingestellter Mitarbeitender in den ersten Arbeitswochen feststellen muss, dass die im Bewerbungsgespräch angekündigten Arbeitsweisen und Softwaretools in der Praxis nicht vorhanden sind. Deshalb ist Employee Lifecycle Management so wichtig, um Mitarbeitende in allen Phasen, die sie im Kontakt mit dem Unternehmen verbringen, adäquat begleiten und unterstützen zu können.

Ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Unternehmen

Mittlerweile haben viele Unternehmen das Thema erkannt und identifizieren es als wichtigen Hebel für nachhaltige Mitarbeitendenbindung und -zufriedenheit. Laut einer Umfrage der österreichischen Employer Branding Agentur Identifire und der Jobplattform Stepstone glauben 95 Prozent, dass das Managen der Employee Experience in den nächsten drei bis fünf Jahren einen wichtigen Wettbewerbsvorteil darstellen wird.

Der Weg dorthin ist jedoch nicht einfach. Oftmals fehlt das Bewusstsein der Führungskräfte für die Bedeutung des Employee Lifecycle Management. Oder das Unternehmen stellt keine Ressourcen für geeignete Maßnahmen zur Verfügung. Ein weiteres mögliches Hemmnis stellt die unzureichende Steuerung des Employee Lifecycle durch eine geeignete Software dar.

Weshalb Softwareunterstützung für die Employee Experience so wichtig ist

Das beginnt schon in der Bewerbungsphase: Laut einer Studie von Capterra setzen lediglich neun Prozent der KMU eine HR-Software für ihr Recruiting ein. Das heißt: Der Großteil dieser Firmen bietet keine einfach handhabbaren One-Click-Bewerbungen, keine Transparenz über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens und keine schnellen Rückmeldungen. Dabei wird die Bereitstellung einer nahtlosen digitalen Erfahrung für Bewerber in den nächsten Jahren zu einem wichtigen Schlüssel, um neue Talente zu gewinnen.

Weiter geht es mit dem Onboarding und später mit den alltäglichen Kontakten zur Personalabteilung, wenn Urlaubsanträge gestellt und Krankmeldungen eingereicht werden oder wenn die jährlichen Zielvereinbarungen anstehen: Es liegt auf der Hand, dass einfach zu bedienende, softwaregestützte Prozesse den Beschäftigten helfen, die benötigten Informationen zu finden oder zu übermitteln. Sie ermöglichen es ihnen, effizienter zu arbeiten, und steigern ihre Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation.

Der Handlungsbedarf ist hoch, wird aber nur selten erkannt

Doch in der Praxis werden diese personalwirtschaftlichen Aufgaben noch viel zu häufig manuell und papierbasiert durchgeführt. Oder es gibt für jeden Anwendungsfall ein eigenes Tool, das zu kompliziert ist und ungern genutzt wird. Dabei könnte es so einfach sein: Eine HR-Software mit Employee-Self-Services-Funktionen – oder noch besser mit einer mobilen HR-App, die all diese Informationen und Kommunikationen bereitstellt – versetzt die Beschäftigten in die Lage, schnell und selbsterklärend all diese Themen zu erledigen. 

Warum sehen so viele Unternehmen diesen Handlungsbedarf nicht und erkennen nicht, dass die Employee Experience leidet, wenn ihre Beschäftigten durch eine nicht vorhandene oder zu stark fragmentierte HR-Software immer wieder ausgebremst werden? Und das, obwohl sie (zumindest in der Theorie) wissen, welche Bedeutung das Thema in den nächsten Jahren einnehmen wird?

Die Antwort ist einfach: Der Einfluss von moderner HR-Software auf die Employee Experience und das Employee Lifecycle Management sind in den meisten Unternehmen noch nicht bekannt, so offensichtlich diese Zusammenhänge auch sind. Zum Beispiel warnt eine aktuelle Studie von Citrix, dass die in den Unternehmen eingesetzte Technologie die Mitarbeiter zunehmend frustriert und ausbremst. Die Beschäftigten hätten mittlerweile oft das Gefühl, zu viele Tools zu besitzen, aber dennoch zu wenige Möglichkeiten, ihre Arbeit effizient auszuführen. 

Wie HR-Software zu einer positiven Employee Experience beiträgt

Der richtige Weg ist es, die App- und Tool-Flut im Unternehmen einzudämmen und stattdessen auf eine integrierte Software zu setzen, die alle Themen abdeckt und allen Beschäftigten die für sie relevanten Informationen auf einen Blick zur Verfügung stellt. So wird die Komplexität reduziert und die Mitarbeitenden müssen sich nur noch in eine Software einloggen, mit der sie alle Aufgaben erledigen können. Idealerweise ist eine mobile Nutzung möglich, damit die Beschäftigten auch von zuhause schnell einen Abwesenheitsantrag stellen oder ihre aktuelle Verdienstübersicht einsehen können.

Auch ein Feedbackmanagement sollte in der Software enthalten sein, damit die Mitarbeiter jederzeit mitteilen können, wo ihrer Ansicht nach Verbesserungsbedarf besteht. Werden Rückmeldungen und Kommentare ernst genommen, zahlt das deutlich auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein.

Ebenfalls sinnvoll ist es, dass die Software mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Company Growth Management betrifft nicht nur die Produktentwicklung und die Kundenakquise, sondern genauso auch den HR-Bereich: Nur wenn die richtigen Rahmenbedingungen geschaffen sind, kann sich das Unternehmen weiterentwickeln. Dazu zählen auch eine bei Bedarf erweiterbare HR-Software sowie natürlich eine positive Employee Experience.

Fazit: Die Beschäftigten während ihres gesamten Employee Lifecycle unterstützen

Zahlreiche Studien belegen die zunehmende Bedeutung von Employee Lifecycle Management: Es geht darum, die Beschäftigten während ihres gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus zu unterstützen, sie zu fördern und zu fordern. Positive Erfahrungen am Arbeitsplatz sorgen für eine langfristige Bindung der Beschäftigten, ein gesteigertes Mitarbeitendenengagement und für ein gutes Arbeitsklima. Dazu trägt wesentlich der Einsatz einer HR-Software bei, die alle Themen von Bewerbung bis Onboarding, von Talent Management bis Offboarding abdeckt und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre HR-Themen schnell zu erledigen und bei Bedarf Feedback zu geben.

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