Hier ist noch viel Luft nach oben: Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse!

Viele Verwaltungsaufgaben können automatisiert werden, wenn die Personalabteilung eindeutige HR-Prozesse implementiert und diese durch moderne HR-Systeme abbildet. So stellt sie reibungslose Abläufe und eine hohe Ergebnisqualität sicher. Damit die automatisierten Workflows ihre Vorteile ausspielen können, ist eine gute Vorbereitung nötig. Diese fünf Schritte sollten Sie beachten.

In jeder Personalabteilung gilt es wiederkehrende Aufgaben durchzuführen. Werden diese modellhaft in ihrer zeitlich logischen Abfolge beschrieben, so spricht man von einem Geschäftsprozess. Von einem Workflow ist die Rede, wenn Prozesse informationstechnisch umgesetzt werden. Durch solche automatisierten Aufgabenschritte lassen sich Durchlaufzeiten verringern. Der Zeit- und Kostenaufwand für den HR-Bereich kann gesenkt werden.


Ein Beispiel: Prozessschritte und Workflows im Recruiting

Der Geschäftsprozess Recruiting wird meist in folgende Prozessschritte unterteilt: Bewerbungseingang, Prüfung der Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Einstellung oder Absage. Hierbei enthält die Prüfung der Bewerbung mehrere elementare Prozessschritte, die in einem Zug durchgeführt werden: Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft, Beurteilung der Bewerbung durch die Führungskraft, Rückmeldung an die Personalabteilung.

Ein Workflow kann hierbei unterstützen und die Durchlaufzeiten verringern, indem er zur jeweils nachfolgenden Aktion auffordert oder diese automatisiert anstößt: Sobald der Personaler die Bewerbung gesichtet und sie in der Vorselektion als geeignet klassifiziert hat, wird diese an die zuständige Führungskraft geleitet. Diese erhält eine Aufforderung, bis zum Termin XY tätig zu werden. Hat sie ihre Bewertung vorgenommen, erhält der Personaler umgehend eine Nachricht und wird dazu aufgerufen, den nächsten elementaren Prozessschritt, zum Beispiel die Einladung zum Vorstellungsgespräch, anzustoßen.


Großes Optimierungspotenzial in den Personalabteilungen

Während im Recruiting schon relativ häufig Prozessschritte und Workflows abgebildet sind, bieten andere Aufgabenbereiche der Personalabteilung noch ein großes Optimierungspotenzial. Vielfach werden Anfragen, Urlaubsanträge oder Seminarwünsche noch telefonisch oder schriftlich beantwortet. Dabei könnte ein erheblicher Teil der Anfragen und administrativen Tätigkeiten, die Personalabteilungen täglich erreichen, durch moderne HR-Systeme mit Workflow-Integration erledigt werden.

Die Vorteile sprechen für sich: Durch webbasierte Self-Service-Systeme werden Führungskräfte und Mitarbeiter direkt mit eingebunden. Sie erhalten eine meist unmittelbare Rückmeldung und ersparen sich lange Telefonate oder E-Mail-Rückfragen. Gleichzeitig fällt ein großer Teil des Verwaltungsaufwands in HR weg. Eine mehrfache Datenerfassung entfällt, was zudem potenzielle Fehler vermeidet.


In fünf Schritten zu funktionierenden Workflows

Um die Chancen, die automatisierte Workflows für den HR-Bereich bieten, tatsächlich nutzen zu können, müssen die Prozesse genau und lückenlos beschrieben und die Prozessbeteiligten früh ins Boot geholt werden. Es empfiehlt sich eine Vorgehensweise in fünf Schritten.

Schritt eins: Beginnen Sie, in Prozessen zu denken. Überlegen Sie, welche Prozesse sich eignen, um softwaretechnisch abgebildet zu werden. Ideal sind standardisierte Routineprozesse, bei denen die Automatisierung Bearbeitungszeiten und Fehleranfälligkeit senkt.

Schritt zwei: Analysieren sie die bestehenden Prozesse und vereinfachen sie diese. Nicht jede kleine Besonderheit oder Ausnahme sollte mit aufgenommen werden, damit der Workflow möglichst schlank gehalten werden kann.

Schritt drei: Binden sie die Führungskräfte und Mitarbeiter schon in diesem frühzeitigen Stadium mit ein. Erläutern sie ihnen, welche HR-Prozesse künftig automatisiert durchgeführt werden können und welche die Vorzüge dies für alle Beteiligten mit sich bringt.

Schritt vier: Beschreiben Sie die Prozesssystematik lückenlos. Welche Aufgaben sind zu erledigen? Wer ist der Aufgabenträger? Welche Werkzeuge und Daten benötigt er dafür? Stellt ein Workflow dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und Werkzeuge zur Verfügung, dann erfüllt er sein Ziel.

Schritt fünf: Sobald der Workflow in ihrer HR-Software abgebildet ist, gilt es, den Führungskräften und Mitarbeitern eine umfassende und zielgerichtete Einführung zu geben. Stellen Sie für die ersten Wochen eine interne Hotline für Anwendungsfragen zur Verfügung.


Fazit: Automatisierte Aufgabenschritte entlasten die Personalabteilung 

Viele administrative Aufgaben, die täglich in der Personalabteilung auflaufen, können durch moderne HR-Systeme mit Workflow-Integration erledigt werden. So werden die Personaler von Routinetätigkeiten entlastet, Durchlaufzeiten verringert und Fehler reduziert. Um automatisierte Workflows zu implementieren, die eine wirkliche Arbeitserleichterung bringen, ist eine gute Vorbereitung nötig, die nicht nur eine genaue Prozessbeschreibung beinhaltet, sondern auch die beteiligten Personen frühzeitig mit einbindet.

Zurück
Kontaktieren Sie uns

Kontaktieren Sie uns

Sie haben Fragen zu den Lösungen und Dienstleistungen von perbit? Unsere Experten stehen gern für Sie zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage per Telefon oder über unser Kontaktformular.

+49 2505 9300-93

Anfrage senden
© perbit Software GmbH 2020

Kontakt
Aufnehmen

Kostenlose Online
Demo anfordern

Infomaterial zum
Download 

Kontaktanfrage senden

Anrede: *

Kostenlose Online Demo anfordern

Anrede: *