Machen Sie Ihre digitale Personalakte zu einem strategischen Werkzeug!

Der hohe Mehrwert einer digitalen Personalakte hat sich in den vergangenen Jahren in der Praxis bewiesen. Allerdings nutzen viele Unternehmen, die eine digitale Personalakte eingeführt haben, bei weitem nicht alle Möglichkeiten dieses strategisch wichtigen Tools. So können Sie ihre digitale Personalakte noch effektiver einsetzen.

Die offensichtlichen Gründe, die für den Einsatz einer digitalen Personalakte anstelle von Aktenordnern und Hängeregistern sprechen, finden sich unter anderem in schnelleren Abläufen, reduzierten Kosten und einem verbesserten Datenschutz:

  • Zeitersparnis. Die digitale Personalakte beschleunigt die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung erheblich. Ruft ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft mit einer Frage in der Personalabteilung an, kann diese schnell Auskunft geben, da jeder HR-Mitarbeiter von seinem PC aus Zugriff auf die digitalen Akten hat. Die langwierige Suche in einem Papier-Archiv gehört der Vergangenheit an.
  • Schnelligkeit. Automatisierte Workflows und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass keine Termine übersehen und keine Doppelarbeiten durchgeführt werden. Eine auf die Unternehmensbedürfnisse abgepasste Datenstruktur vereinfacht die Suche nach Dokumenten erheblich.
  • Datenschutz. Papierakten, die auf Schreibtischen liegen und die von unbefugten Personen eingesehen werden können, gehören ebenso der Vergangenheit an wie verschwundene Akten. Durch die Software lassen sich Lese- und Bearbeitungsrechte individuell zuweisen. Das Rollenkonzept ermöglicht eine gesetzeskonforme Datenhaltung. Die Personalabteilung legt fest, wer in welchem Zeitraum auf was zugreifen kann.
  • Ortsunabhängigkeit. Die digitale Personalakte ermöglicht einen standortübergreifenden Zugriff auf die Personalakten und bietet dadurch dezentral organisierten Unternehmen mit mehreren Standorten erhebliche Vorteile. Informationen sind jederzeit abrufbar. Die Gefahr, dass Kopien, die per Hauspost verschickt werden, in falsche Hände gelangen, ist gebannt.
  • Kostenersparnis. Die Kosten, die für die Einführung der digitalen Personalakte auflaufen (Software- und Implementierungskosten, Einscannen der Papierdokumente, Schulungen), amortisieren sich schnell, da der Aufwand für die Pflege eines papiergebundenen Archivs sowie Raumkosten wegfallen. Darüber hinaus ergeben sich ein deutlich geringerer Papierverbrauch und reduzierte Druckkosten.   

 

Hilfreiche Analysen

Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen bringt die digitale Personalakte weitere Bereicherungen für das Unternehmen mit sich. Diese machen sich dann bemerkbar, wenn die digitale Personalakte optimal in die HR-Software des Unternehmens eingebunden ist. Durch die Auswertung der Daten zu Kündigungen, Weiterbildungen oder Krankentage können Unternehmen Prognosen erstellen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen.

So lässt sich beispielsweise die Fluktuation verringern, wenn eine Analyse von vergangenen Kündigungen ergibt, dass vornehmlich Mitarbeiter, die längere Zeit an keinen Fortbildungsmaßnahmen teilgenommen haben oder über Jahre in derselben Position tätig waren, das Unternehmen verlassen haben. Durch Personalentwicklungsmaßnahmen, Jobrotation oder eine gezielte Karriereplanung können die Mitarbeiter länger im Unternehmen gehalten werden.

Bei der Analyse von Mitarbeiterdaten aus der digitalen Personalakte müssen jedoch die Regelungen der DSGVO zwingend berücksichtigt werden. Deshalb ist es wichtig, die Daten anonymisiert auszuwerten, um Schadensersatzklagen zu vermeiden.

Optimierte Prozesse

Ein zusätzlicher Pluspunkt der digitalen Personalakte ist, dass Mitarbeiter Bescheinigungen via Self-Services selbst erzeugen können. Ist die digitale Personalakte in das Employee-Self-Service-System des Unternehmens eingebunden, lassen sich die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung über die „normale“ Zeitersparnis hinaus optimieren. So kann der Mitarbeiter eine Fortbildungsbescheinigung selbstständig in seiner digitalen Personalakte suchen und ausdrucken. Die wöchentliche Zeitersparnis für die Personaler kann bis zu drei Stunden pro Person betragen.

Fazit: Nutzen Sie alle Möglichkeiten der digitalen Personalakte!

Wird die digitale Personalakte im Zentrum der digitalen Personalarbeit eines Unternehmens eingesetzt, bietet sie weitaus mehr Vorteile als die zunächst offensichtlichen von Zeit- bis Kostenersparnis, von Ortsunabhängigkeit bis Datenschutz. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, indem sie die digitale Personalakte in ihr HR-System integrieren, Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv mit einbinden und zusätzlich fundierte Analysen durchführen. Der Datenschatz, der in Ihrer digitalen Personalakte liegt, ist deutlich größer als Sie vermuten!

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