Neue Arbeitsformen in Zeiten von Corona: Sieben Tipps für die virtuelle Teamarbeit

Arbeiten über räumliche Distanzen hinweg: In modernen, oft agil organisierten Unternehmen war virtuelle Teamarbeit in den vergangenen Jahren schon Normalität. Alle anderen Arbeitgeber, deren Mitarbeiter nun im Homeoffice sitzen und räumlich getrennt trotzdem zusammenarbeiten wollen, können von diesen Unternehmen lernen, wie virtuelle Teamarbeit funktionieren kann.

Es war eine andere Zeit, als Rochus Mummert in einer Studie von 2013 feststellte, dass über 70 Prozent der virtuellen Teams scheitern. Doch die Hindernisse für gute virtuelle Zusammenarbeit, die in der Studie ermittelt wurden, gelten heute noch: Fehlendes Vertrauen und fehlende soziale Interaktion verhindern, dass die Mitarbeiter richtig kreativ und leistungsbereit arbeiten.

Wann virtuelle Teams effizient arbeiten

In den vergangenen Jahren haben die Unternehmen viel Erfahrung mit der Zusammenarbeit von räumlich entfernten Teammitgliedern gesammelt. Immer häufiger wird über Ländergrenzen hinweg an gemeinsamen Projekten gearbeitet – mit zunehmendem Erfolg. So kam eine Studie der australischen Curtin University aus dem Jahr 2019 zu dem Ergebnis, dass virtuelle Teams inzwischen häufig effizienter arbeiten als gewöhnliche Arbeitsgruppen. Eine zentrale Voraussetzung dafür ist aber, dass sie durch positives Feedback und Autonomie bei der Arbeit unterstützt werden. 

Für die Unternehmen, deren Mitarbeiter nun im Homeoffice sitzen und im virtuellen Raum zusammenarbeiten, bedeutet das: Eine klare Führung und offene Kommunikation sind die zentralen Faktoren, damit die Zusammenarbeit über räumliche Grenzen gut funktioniert. Wichtig ist es, Vertrauen zu schaffen, Unsicherheit abzubauen und niemandem im Team auszugrenzen.

Fast die Hälfte der Deutschen arbeitet aktuell im Homeoffice

Laut einer Bitkom-Umfrage von Mitte März ist derzeit jeder zweite Berufstätige in Deutschland im Homeoffice tätig. Auch wir bei perbit arbeiten zum Teil im Homeoffice und sind über alle Kommunikationswege wie gewohnt für Sie erreichbar.

Damit auch bei Ihnen die virtuelle Zusammenarbeit gut funktioniert, haben wir einige Ratschläge für die virtuelle Teamarbeit zusammengestellt.
 

Sieben Tipps für die virtuelle Teamarbeit

1. Schaffen Sie die nötigen technischen Voraussetzungen: Ist jeder Mitarbeiter mit geeigneten Endgeräten ausgestattet? Können die Mitarbeiter auch im Homeoffice über ihre berufliche Telefonnummer erreicht werden? Hat jeder eine gut funktionierende Internetverbindung? Über welche Tools kann eine stabile Videokonferenz aufgebaut werden? Steht die eingesetzte Software auch als mobile Anwendung zur Verfügung?

2. Stellen Sie die Methodenkompetenz Ihrer Mitarbeiter sicher: Sind alle Kollegen in der Lage, die eingesetzten Kommunikationsmedien zu nutzen? Wer benötigt Anleitung? Ist ein Wechsel auf andere Tools sinnvoll, die einfacher zu bedienen sind?

3. Sorgen Sie für Sicherheit im Homeoffice: Besteht eine Datenschutzvereinbarung für das Homeoffice? Sind alle Mitarbeiter zum Thema Datenschutz geschult und sind ihnen die Datenschutzrichtlinien bekannt?

4. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation: Sind alle Mitarbeiter eingebunden? Stehen allen die benötigten Informationen und Arbeitsmaterialien zur Verfügung? Gibt es einen Ansprechpartner für Fragen und Probleme?

5. Formulieren Sie eine Kommunikationsetikette: Wie verhalten wir uns bei der Kommunikation im virtuellen Raum? Wie vermeiden wir Missverständnisse? Wie gehen wir mit Konflikten um?

6. Schaffen Sie Strukturen und feste Zeitpläne: Wie können wir unsere bisherige Meeting-Struktur im virtuellen Raum durchführen? Zu welchen Zeiten finden virtuelle Treffen des gesamten Teams statt? Welche Teilgruppen sollten sich wann austauschen?

7. Gestalten Sie neue Rituale im virtuellen Raum: Wie können wir den informellen Austausch und sozialen Zusammenhalt weiter pflegen? Treffen wir uns alle für ein zehnminütiges virtuelles Kaffeetrinken oder auf ein gemeinsames „Guten Morgen“ an jedem Arbeitstag?
 

Wie HR-Software die virtuelle Zusammenarbeit unterstützt

Genauso erfolgsentscheidend wie klare Führung und Kommunikation ist der Einsatz einer HR-Software, die allen Mitarbeitern auch im Homeoffice Zugriff auf die für sie relevanten Daten und Funktionalitäten erlaubt. Wenn Krankmeldungen oder Bescheinigungen nicht persönlich in der Personalabteilung abgegeben werden können und wenn sich der Postversand schwierig gestaltet, da auch die Personaler im Homeoffice arbeiten, zeigen mobile HR-Prozesse ihren wahren Wert.

Mit einer mobilen HR-Software wie der App perbit.mobile laufen Genehmigungsprozesse reibungslos ab. Die Mitarbeiter bleiben aktiv in die HR-Abläufe eingebunden und Führungskräfte und der HR-Bereich können schnell Informationen über die aktuellen Anwesenheiten abrufen. Der Datenschutz ist über eine sichere Authentifizierung gewährleistet. So unterstützt die perbit.mobile App auch in Zeiten räumlicher Distanz die Zusammenarbeit und Zusammengehörigkeit im Unternehmen.

 

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