Nutzen Sie den Digitalisierungsschub und machen Sie Ihre HR-Arbeit mobil

Die Corona-Pandemie verändert das Arbeiten in den Unternehmen. Nicht nur die Digitalisierung erfährt derzeit einen Schub, auch neue Organisationsformen setzen sich durch. Zudem werden in vielen Unternehmen zentrale Personalprozesse virtuell durchgeführt. Das führt dazu, dass HR-Arbeit in den Unternehmen immer häufiger über mobile Endgeräte erfolgen kann und muss.

Das Fraunhofer IAO hat gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) die Einflüsse der Corona-Pandemie auf die Unternehmenspraxis untersucht. Die Ergebnisse der Studie „Arbeiten in der Corona-Pandemie – auf dem Weg zum New Normal“ sind bemerkenswert und zeigen, wie hoch die Geschwindigkeit und das Ausmaß der Umsetzung von Arbeit auf Distanz ist:  

  • Fast 70 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass ihre Angestellten in der Corona-Phase komplett im Homeoffice arbeiteten.  

  • Bei gut 21 Prozent der Unternehmen wird das Modell einer 50:50-Aufteilung gewählt. Vor der Corona-Krise war der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice deutlich geringer.  

  • Geschäftsreisen und Kundenveranstaltungen wurden weitgehend virtualisiert und mit digitalen Formaten abgewickelt. 

  • Personalprozesse, die bisher fast ausschließlich in physischer Präsenz abgewickelt wurden, fanden in vielen Unternehmens erstmals virtuell statt.  

  • 57 Prozent der Unternehmen gaben an, Bewerber- und Einstellungsgespräche in der Corona-Krise virtualisiert zu haben.  

  • 62 Prozent der Unternehmen führten ihre Mitarbeitergespräche anlässlich der Corona-Krise erstmals virtuell durch.  


Nachhaltige Veränderungen bei den HR-Prozessen 

Die Studie macht deutlich, wie stark die Einflüsse der Corona-Krise auf das menschliche Miteinander sind, auf die Arbeitsorganisation in den Unternehmen und auf die HR-Arbeit. Sie zeigt auch, dass es ohne digitalisierte Prozesse in den Unternehmen fast nicht mehr möglich ist, die Mitarbeiter in die Geschehnisse im Unternehmen einzubinden, da auch nach Abklingen der akuten Corona-Phase viele Beschäftigte in ihren Homeoffices bleiben und nur zeitweise in die Firmen-Büros kommen.  

Besonders interessant sind die Erkenntnisse zu den HR-Prozessen. Seitdem die Kontaktbeschränkungen gelockert wurden, sind sicherlich einige Unternehmen wieder zu persönlichen Vorstellungsgesprächen zurückgekehrt. Zumindest wird das finale Interview, in dem die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber getroffen wird, wieder Face-to-Face durchgeführt. Aber weshalb sollte das erste Kennenlerngespräch persönlich stattfinden, Reisekosten und -zeiten verursachen? Und wieso sollte ein Unternehmen zu physischen Mitarbeitergesprächen zurückkehren, wenn die virtuellen Gespräche so gut funktioniert haben? 
 

Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter besser integrieren 

Viele weitere HR-Prozesse werden in Zukunft anders aussehen als vor der Corona-Pandemie. So werden zahlreiche Unternehmen das Onboarding neuer Mitarbeiter zumindest teilweise digital durchführen. Denn in der Krise hat sich gezeigt, dass Einführungsveranstaltungen und Schulungen auch im virtuellen Raum gut machbar sind.  

Auch für das Einreichen von Krankmeldungen oder das Beantragen von Urlaubstagen werden die Beschäftigten künftig nicht mehr persönlich in die Personalabteilung gehen oder ihre Führungskraft anrufen. Zu gut hat es während der Krise auf dem virtuellen Weg geklappt.  

Allerdings hat die Krise auch gezeigt, dass diejenigen Unternehmen, die durchgängig digitalisierte HR-Prozesse haben und ihre Mitarbeiter aktiv mit einbinden, besser aufgestellt sind als Firmen ohne klare digitale Strategie. So deckte die Studie von Fraunhofer IAO und DGFP klare Nachbesserungspotenziale bei Führung auf Distanz, beim Management von Entgrenzung aber auch bei technischen Themen auf.  


Alle wichtigen HR-Prozesse auf dem Smartphone 

Eine gute Lösung für diesen Optimierungsbedarf bietet eine mobile HR-App, mit der die Mitarbeiter in die personalwirtschaftlichen Aufgaben eingebunden werden, auch wenn sie im Homeoffice arbeiten. Wichtig ist eine intuitive und schnelle Bedienbarkeit und es sollte selbstverständlich sein, dass alle wichtigen HR-Prozesse vom Abwesenheitsantrag bis zur Organisation von Vertretungen, von der Suche nach Ansprechpartnern bis zum Hochladen von Seminarbescheinigungen in der App digital abbildbar sind.  

Mit der HR-App perbit.mobile können Arbeitgeber alle Personenkreise im Unternehmen in die HR-Arbeit integrieren: Führungskräfte sichten und bewerten Bewerbungen für ihren Bereich. Nutzer von Firmenwagen übermitteln den Kilometerstand ihres Dienstwagens. Personalmanager steuern das Onboarding. Mitarbeiter sehen ihren Urlaubssaldo ein. Und vieles mehr. Auf diese Weise schafft die HR-App perbit.mobile eine enge Zusammenarbeit und zuverlässige Information aller Beteiligten, ohne dass diese in persönlichen Kontakt treten müssen. Alles läuft über ein System, ohne Medienbrüche. Alle benötigten Daten stehen aktuell zur Verfügung.  


Fazit: Eine Rückkehr zu früheren Arbeitsformen wird es nicht geben  

Der Trend zur mobilen HR-Arbeit hat sich bereits vor der Corona-Pandemie abgezeichnet. Schon 2019 verbrachten deutsche Smartphone-Nutzer knapp drei Stunden pro Tag im mobilen Internet. Seit März 2020 haben sich diese Zahlen stark erhöht und damit auch der Wunsch, berufliche Aufgaben auf dem Smartphone auszuführen. Zusätzlich hat sich herausgestellt, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitern mobile HR-Anwendungen anbieten, diese besser in die internen Abläufe einbinden können.  

Auch wenn die Corona-Pandemie hoffentlich irgendwann überwunden ist: Das Arbeiten wird nie mehr so funktionieren wie vor der Krise. Wichtig ist, dass die Unternehmen das erkennen und sich entsprechend neu aufstellen, mit digitalen Prozessen, neuen Arbeits- und Organisationsformen und mit modernen und mobilen HR-Anwendungen.  

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