Onboarding und Offboarding: Warum ein durchgängiger Prozess wichtig ist

Während Onboarding der schnellen Einarbeitung und guten Eingliederung neuer Mitarbeiter dient, bezeichnet Offboarding die bewusst gestaltete Trennung von einem Beschäftigten. Beide sollten nicht getrennt voneinander gesehen werden. Und beide sollten als durchgängiger Prozess konzipiert sein.

Ein guter Onboarding-Prozess ist wichtig für die weitere Entwicklung eines Mitarbeiters. Wie ein neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen „an Bord kommt“, hat einen großen Einfluss auf seine Leistungsbereitschaft und Produktivität, auf seine Motivation und die Mitarbeiterbindung. Beim Onboarding geht es nicht nur darum, die Ausstattung mit Büromaterial und benötigter Technik wie Smartphone und Laptop am ersten Arbeitstag zur Verfügung zu stellen, sondern es geht auch um das emotionale und soziale „Willkommen“, die Eingliederung in die Kultur und die Aufnahme in die unternehmensinternen Netzwerke.


Mit technischer und emotionaler Komponente

Ähnlich gestaltet sich das Offboarding: Dieses beschreibt nicht nur den technischen Prozess, die sichere Deaktivierung von E-Mail-Adresse und Zugangsberechtigungen, sondern enthält ebenfalls eine emotionale Komponente. Denn auch ein ausscheidender Mitarbeiter bleibt zunächst ein Markenbotschafter des Unternehmens. Offboarding kann in vielen Fällen zum Tragen kommen, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht, wenn er kündigt oder wenn das Unternehmen sich aus bestimmten Gründen von ihm trennen muss.

Nach einem gelungenen Offboarding kann später durchaus wieder ein Onboarding für dieselbe Person folgen, denn möglicherweise bietet sich die Gelegenheit, nach einigen Jahren einen Mitarbeiter zurückzugewinnen, der zeitweilig eine neue Herausforderung gesucht und sein Know-how erweitert hat.
 

Warum Onboarding und Offboarding zusammengehören

Onboarding und Offboarding sollten durch die HR-Software des Unternehmens gesteuert werden, damit keine wichtigen Schritte vergessen werden. Das gilt für die technischen sowie für die sozialen/emotionalen Aspekte gleichermaßen.

Da die Ausstattung des Mitarbeiters mit Laptop, Softwarelizenzen, Telefon und Zugangsdaten sowohl den Onboarding- als auch den Offboarding-Prozess betrifft und da Feedback-Gespräche mit der Führungskraft und der Personalabteilung ebenfalls zu beiden Anlässen stattfinden sollten, ist es ratsam, Onboarding und Offboarding nicht getrennt voneinander zu sehen – auch wenn beide zehn oder mehr Jahre auseinanderliegen können.


Die führende Rolle der Personalabteilung

Ein weiteres Argument, das dafür spricht, den Onboarding- und den Offboarding-Prozess zusammen zu denken, ist die benötigte klare Aufgabensteuerung. Diese stellt einen wichtigen Erfolgsfaktor für funktionierendes Onboarding beziehungsweise Offboarding dar.

Idealerweise steuert die Personalabteilung die jeweils anstehenden Schritte. Sie beauftragt zum Beispiel die IT-Abteilung damit, die benötigten Softwarelizenzen, Hardware und Zugangsdaten zum Arbeitsbeginn bereitzustellen beziehungsweise zum Arbeitsende zurückzunehmen und zu löschen. Sie informiert die Führungskräfte, welche Feedback-Gespräche anstehen, wann die Probezeit zu Ende geht beziehungsweise wann der letzte Arbeitstag ansteht. Und die Personalabteilung hat im Vorfeld detaillierte Onboarding- und Offboarding-Pläne und -Checklisten erstellt, die dafür sorgen, dass kein wichtiger Schritt vergessen wird.


Die Vorteile einer integrierten Software

Die HR-Software sollte die Personalabteilung dabei unterstützen, im Blick zu behalten, welche Prozessschritte als nächste anstehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wie die Terminlage ist. Ein integriertes Prozessmanagement sorgt dafür, dass die jeweils folgenden Prozessschritte automatisch angestoßen werden und dass keine wichtige Aufgabe vergessen wird.

Eine gute Software stellt den Mitarbeitern, die sich gerade im Einarbeitungs- oder Trennungsprozess befinden, zudem Informationen via Self-Services zur Verfügung. So können sie Dokumente einsehen und Daten selbst eingeben.


Fazit: Ohne Onboarding und Offboarding drohen dem Unternehmen zahlreiche Schäden

Die Risiken eines fehlenden Onboarding- und Offboarding-Prozesses sind groß. Sie reichen von Unsicherheiten, Fehlern und mangelnder Effizienz, frühzeitigen Kündigungen von neuen Mitarbeitern bis zu Widerständen in der Belegschaft, Datenschutzpannen, Know-how-Verlust und Schäden für die Arbeitgebermarke. Deshalb sollten Unternehmen die Integration und auch das Ausscheiden ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und einen klaren Prozess hierfür aufstellen. Onboarding und Offboarding sollten einen ähnlich hohen Stellenwert im Unternehmen einnehmen und nicht separat voneinander gesehen werden.

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