Personalkosten managen: Behalten Sie die Nebenkosten im Blick!

Zwei Personaler planen gemeinsam am Computer die Personalkosten für das kommende Jahr

In vielen Unternehmen machen die Personalkosten den größten Kostenblock aus. Dazu zählen nicht nur die Löhne, Gehälter und Sozialkosten, sondern auch sonstige Personalnebenkosten, die durch die Ausgaben für die Personalgewinnung schnell in die Höhe schnellen können. Mit einem regelmäßigen Kostencontrolling verhindern Sie, dass im Unternehmen etwas in die falsche Richtung läuft.

Die Personalkostenplanung spielt eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen. Sie errechnet perspektivisch die Personalkosten für das kommende Jahr, indem sie vom Ist-Zustand ausgeht und geplante Veränderungen im Personalbestand mitberücksichtigt, die zu erwartende Entgeltentwicklung sowie absehbare Trends bei den sonstigen Personalkosten.


Warum die sonstigen Personalkosten vielfach steigen 

Aber die tatsächlichen Ist-Kosten können stark von den geplanten Personalkosten abweichen. Ein Grund findet sich in unerwarteten Mehrkosten, die bei der Planung nicht absehbar waren. Gerade bei den sonstigen Personalkosten kann es zu unvorhergesehenen Kostensteigerungen kommen.

In vielen Unternehmen führt der Fachkräftemangel dazu, dass sie deutlich mehr Aufwand für die Personalgewinnung betreiben müssen. Sie müssen mehr Stellenanzeigen schalten und weitere Recruitingwege nutzen, um genügend Bewerber zu finden. Oftmals steigt auch die Anzahl der zu führenden Vorstellungsgespräche und führt zu unerwarteten Kostensteigerungen.

Einen stark ansteigenden Kostenfaktor innerhalb der Personalkosten stellt vielfach auch die wachsende Anzahl an Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung dar, die sich aufgrund von sich wandelnden Berufsbildern, neuer Technologien und der digitalen Transformation ergeben.

Die Ausgaben für Fahrtkostenzuschüsse oder Wohnungsbeihilfen können in einigen Unternehmen ebenfalls deutlich zunehmen. Betroffen sind vor allem Arbeitgeber, die in Ballungsgebieten mit hohen Mietkosten angesiedelt sind. Um Mitarbeiter zu finden, die bereit sind, jeden Tag die lange Fahrt aus dem günstigeren Umland zur Arbeitsstätte zu unternehmen, oder um Mitarbeiter vor Ort bei der Finanzierung ihrer Wohnungen zu unterstützen, müssen immer mehr Unternehmen solche Zusatzleistungen zahlen.

Ein weiteres wichtiges Thema für Unternehmen ist die betriebliche Gesundheitsförderung. Betriebssporteinrichtungen sowie Kantinen, die eine Auswahl an gesunden Gerichten anbieten, werden heute von den Arbeitnehmern gewünscht und unterstützen die Arbeitgeberattraktivität. Doch auch diese Ausgaben können die sonstigen Personalkosten nach oben treiben.
 

Investitionen in die wichtige Ressource Mitarbeiter

Personalgewinnung, Gesundheit, Weiterbildung: Diese Faktoren können in vielen Unternehmen zu Verteuerungen bei den sonstigen Personalkosten führen. Allerdings sind diese Ausgaben nicht zwingend als leidiger Kostenblock anzusehen, sondern eher als wichtige Investitionen in die Arbeitgeberattraktivität und ein förderliches und gesundes Arbeitsumfeld. Nur wenn das Unternehmen ein ansprechendes Arbeitsumfeld bietet, kann es die wichtige Ressource Mitarbeiter für sich gewinnen, binden und dazu befähigen, Leistung zu entfalten.


Kostentreiber rechtzeitig erkennen

Dennoch: Wenn die Kosten unvorhergesehen in die Höhe schnellen, gilt es, dies rechtzeitig zu erkennen und die Ursachen zu ermitteln. Jedes Unternehmen sollte daher ein individuelles Kostencontrolling durchführen, das bedarfsgerechte Abfragen nach unterschiedlichen Planungszeiträumen, Abteilungen oder Kostenstellen ermöglicht. So kann die Personalabteilung schnell auf Abweichungen reagieren, die personalwirtschaftlichen Maßnahmen anpassen und die veränderten Bedingungen bei den künftigen Personalkostenplanungen berücksichtigen. Eine vorausschauende Personalkostenplanung befähigt die Personalabteilung dazu, gegenüber dem Management die Ursachen für Kostensteigerungen zu belegen und die Bedeutung von Personalgewinnung, Weiterbildung und Gesundheitsmanagement für die strategische Unternehmensentwicklung im Detail darzulegen.


Fazit: Mit individuellem Kostencontrolling die Basis für strategische Entscheidungen schaffen

Die sonstigen Personalnebenkosten, insbesondere die Kosten für die Personalgewinnung, aber auch die Ausgaben für die Weiterbildung und das Gesundheitsmanagement, können im aktuellen Marktumfeld zu ungeplanten Erhöhungen der Personalkosten führen. Ein regelmäßiges, individuelles Kostencontrolling hilft der Personalabteilung, unvorhergesehene Kostentreiber frühzeitig zu erkennen und mit entsprechenden Maßnahmen zu reagieren. Darüber hinaus stellt es die Grundlage für einen strategisch orientierten Dialog mit der Geschäftsleitung dar.

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