Die strategische Personalplanung ist ein zentrales Führungsinstrument, welche das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Sie stellt sicher, dass die richtigen Personen mit dem benötigten Know-how zur Verfügung stehen, um die Unternehmensstrategie auch in Zukunft umsetzen zu können. Sie hilft Unternehmen, kritische Funktionen zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen.
Schon im Jahr 2012 sahen zwei Drittel der Unternehmen die strategische Personalplanung als eines der drei Kernthemen an, ergab eine Studie von PwC und der Universität St. Gallen, für die 113 Unternehmen aus der DACH-Region befragt wurden. Ein Drittel der befragten Unternehmen gab an, mithilfe von strategischer Personalplanung künftige Talentlücken mindestens zu 50 Prozent schließen zu können. An der Befragung hatten vornehmlich Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern teilgenommen.
Das zeigt: Die Bedeutung der strategischen Personalplanung haben vor allem Großunternehmen erkannt und entsprechende Prozesse installiert.
Weshalb sollten auch mittelständische Unternehmen eine strategische Personalplanung einführen?
Erstens: Begegnen Sie der demografischen Entwicklung
Trotz Zuwanderung nimmt in Deutschland die Zahl der jungen Menschen ab und die Zahl der älteren Menschen zu. Für Arbeitgeber ergibt sich damit ein erhebliches Risiko, Know-how zu verlieren, wenn in kurzer Folge mehrere Leistungsträger in Ruhestand gehen. Das gilt vor allem für mittelständische Unternehmen, bei denen die strategisch wichtigen Funktionen oftmals auf wenige Schultern verteilt sind. In der strategischen Personalplanung gilt es daher zu berücksichtigen, welche Positionen und Funktionen relevant für den künftigen Geschäftserfolg sind und welche davon in den nächsten Jahren voraussichtlich neu besetzt werden müssen.
Zweitens: Stellen Sie sich auf den Wandel am Arbeitsmarkt ein
Der Fachkräftemangel zeigt sich aktuell vor allem bei Pflege- und Gesundheitsberufen und in der IT. Ist das eigene Unternehmen derzeit noch kaum betroffen, kann sich diese Situation jedoch bald ändern. Rückläufige Schulabgängerzahlen und der Trend zum Hochschulstudium führen dazu, dass auf dem Arbeitsmarkt immer weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen. Diesem Wandel am Arbeitsmarkt können Unternehmen in ihrer strategischen Personalplanung begegnen, indem sie beispielsweise verstärkt auf die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter setzen oder die Mitarbeiterbindung durch Work-Life-Balance-Maßnahmen erhöhen.
Drittens: Behalten Sie neue und aussterbende Berufe im Blick
Die Digitalisierung der Arbeitswelt führt dazu, dass zahlreiche Berufe ersetzbar werden. Eine Erhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung hat herausgefunden, dass kognitive Routine-Aufgaben wie Buchhaltungs-, Übersetzungs- und Redakteursberufe sowie Helfertätigkeiten bald von einem Computer ersetzt werden können. Auf der anderen Seite entstehen neue Berufe wie Data Scientist oder Automatisierungstechniker. Oft gibt es für die noch keine geregelten Ausbildungen. Die strategische Personalplanung behält im Blick, welche Aufgaben in drei oder fünf Jahren automatisiert werden können. Auch welche Kompetenzen das Unternehmen neu ausbilden oder einkaufen muss, um seine strategischen Ziele zu erfüllen.
Wichtig ist ein Umdenken in den Personalabteilungen. HR muss sich stärker in die strategische Ausrichtung der Unternehmen mit einbringen, denn die Unternehmens- und die HR-Strategie stellen die Ausgangspunkte für die strategische Personalplanung dar. Diese ist nicht zu verwechseln mit der operativen Personalplanung, die auf kurzfristige Personalanpassungen ausgerichtet ist, sondern umfasst meist einen Planungshorizont von drei bis fünf Jahren.
Ihr Ziel ist es, Transparenz zu schaffen – auch mit Blick auf künftige Entwicklungen – um vorausschauend handeln zu können: Welche Neueinstellungen, Weiterbildungen, neue Berufsbilder und Karrierepfade sind nötig, um in den nächsten drei (oder fünf) Jahren den Unternehmenserfolg gewährleisten zu können? Sind weitere Maßnahmen wie ein neues Performance-Management oder Führungsverständnis, flexible Arbeitszeiten oder -plätze nötig, um die Entwicklung zu unterstützen?
Ebenfalls wichtig ist eine Softwareunterstützung, die verschiedene Entwicklungsszenarien auf Basis vorhandener Personaldaten und geplanter Veränderungen ermöglicht. Doch laut PwC-Studie nutzt der Großteil der Unternehmen bislang Excel für die Planungen. Doch damit sind keine aussagekräftigen Hochrechnungen und Analysen der Personaldaten möglich.
Sinnvoller ist der Einsatz einer Human-Resources-Management-Software, da in ihr die grundlegenden Daten bereits vorhanden sind. Weiterhin kann die strategische Personalplanung in verschiedene Einzeldisziplinen unterteilt werden, die über eine professionelle HRM-Software abgedeckt werden: Enthält eine HRM-Software Funktionen wie Personalkostenplanung, Personalentwicklungsplanung, Stellenmanagement und Nachfolgeplanung sowie Demografiemanagement, kann sie die strategische Personalplanung ideal unterstützen.