Wie ein modernes Seminarmanagement die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichert

Seminarteilnehmerin sitzt zusammen mit weiteren Seminarteilnehmern

Lebenslanges Lernen ist in Zeiten des permanenten Wandels und sich laufend verändernder Berufe so wichtig wie noch nie. Unerlässlich ist dabei ein Seminarmanagement, das für einen reibungslosen Ablauf von Weiterbildungsveranstaltungen, Workshops und Seminaren sorgt. Idealerweise können die Mitarbeiter selbst freie Termine einsehen und sich für eine passende Veranstaltung anmelden.

Die Digitalisierung hat erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) rechnet damit, dass in Deutschland bis 2025 rund 1,5 Millionen Arbeitsplätze wegfallen – und ebenso viele neu geschaffen werden. Für die Arbeitnehmer bedeutet das, dass sie sich künftig im Laufe ihres Arbeitslebens mehrfach neu orientieren müssen. Der eine Beruf, den man ein Leben lang ausübt, gehört der Vergangenheit an.


Qualifizierung ist nicht nur inhaltlich anspruchsvoll…

Für die Unternehmen wird die laufende Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter zu einem relevanten Faktor für die eigene Zukunftsfähigkeit. Nur mit einem klaren, strategisch ausgerichteten Weiterbildungskonzept können sie die erforderlichen neuen Kompetenzen aufbauen und gleichzeitig die dringend benötigten Mitarbeiter im Unternehmen halten. Das stellt hohe Anforderungen an das Personalmanagement, das vorausschauend planen muss, welches Know-how in den kommenden Jahren benötigt wird und wie dieses vermittelt werden kann.
 

… sie stellt auch hohe administrative Anforderungen an HR

Aber die Qualifizierung der Mitarbeiter im Unternehmen ist nicht nur inhaltlich anspruchsvoll. Sie stellt auch erhebliche administrative Anforderungen an den Personalbereich. Es gilt, den gesamten Prozess von der Seminarplanung bis zur Organisation der Veranstaltung reibungslos zu gestalten, ein Bildungscontrolling durchzuführen und das Seminarmanagement regelmäßig zu optimieren.

Hierfür ist es sinnvoll, eine Seminarmanagement-Lösung einzusetzen, die für die Personalabteilung den administrativen Aufwand reduziert und für die Mitarbeiter und Führungskräfte Transparenz schafft. Aus unseren Erfahrungen mit zahlreichen Kundenunternehmen können wir dazu raten, dass eine Software für das Seminarmanagement mindestens diese Funktionalitäten bieten sollte:

  • Automatisierung: Mit Hilfe von Workflows, automatischen Terminvorlagen und Erinnerungen können Verwaltungsabläufe wie Einladungen, Seminarbuchungen und Teilnahmebestätigungen effizient gestaltet werden. Wichtige Termine geraten nicht mehr in Vergessenheit und die Korrespondenz funktioniert weitgehend automatisiert. Auch Teilnehmerlisten und Zertifikate sollten auf Knopfdruck erstellt werden.
  • Flexibilität: Die Software sollte sich an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen und in die bestehende HR-Systemwelt integrierbar sein. So können bestehende, gut funktionierende Bildungsprozesse beibehalten werden. Mitarbeiterdaten sowie bereits absolvierte Abschlüsse werden aus dem HR-System übernommen und nach erfolgreich bestandener Weiterbildung können Zertifikate in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
  • Transparenz: Für eine hohe Akzeptanz sorgt die Anbindung an ein Employee-Self-Services-System (ESS), mit dem sich die Mitarbeiter selbst über Seminarinhalte informieren und sich für passende Veranstaltungen anmelden können. Ist ein Seminar bereits ausgebucht, kann der Mitarbeiter sich auf eine Warteliste setzen lassen.
  • Eignungskontrolle: Sinnvoll ist eine webbasierte Überprüfung von Seminarvoraussetzungen. Anhand von voreingestellten Kriterien kann der Mitarbeiter oder die Führungskraft ermitteln, ob die Bedingungen für eine Teilnahme gegeben sind.
  • Nutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienbarkeit ist heute eine grundlegende Voraussetzung für eine professionelle HR-Software. Diese wird erhöht durch individualisierbare Eingabemasken, die im Firmendesign gestaltet sind, und durch einen übersichtlichen Planungskalender.
  • Bildungscontrolling: Kostenanalysen, das Erheben aussagekräftiger Kennzahlen sowie qualitative Auswertungen sorgen dafür, dass die Wirksamkeit einzelner Maßnahmen regelmäßig überprüft wird und somit schnelle Optimierungen möglich sind.


Fazit: Eine Software für das Seminarmanagement unterstützt die Mitarbeiterqualifizierung und entlastet die Personalabteilung

Bei der notwendigen Qualifizierung der Mitarbeiter kommt es nicht nur auf die Auswahl der richtigen Weiterbildungsinhalte an, sondern vor allem auf ein gut organisiertes Seminarmanagement. Mit einer Software für das Seminarmanagement, die den gesamten Prozess von der Terminplanung und Einladung bis zur Teilnahmebestätigung abbildet, automatisiert und überwacht, kann ein Unternehmen die Qualifizierung seiner Mitarbeiter optimal unterstützen. So werden die Weiterbildungsangebote für die Mitarbeiter transparent – bei gleichzeitig deutlich reduziertem Administrationsaufwand für die Personalabteilung.

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