Wie HR-Software Orientierung bieten und Kontinuität wahren kann

Mehrere Kollegen und Kolleginnen lachen zusammen

Eine Software für das Mitarbeitermanagement bietet viel mehr, als die HR-Mitarbeiter bei administrativen Tätigkeiten zu entlasten. Sie stellt HR und den Führungskräften wichtige Zahlen zur Verfügung, liefert aktuelle Auswertungen und gibt den Mitarbeitern Orientierung. Um diese Vorteile richtig ausspielen zu können, sollte sie individuell an die Unternehmensbedürfnisse anpassbar sein.

Die Herausforderungen für die Unternehmen in Deutschland werden nicht weniger. Ganz im Gegenteil: Zu den aktuell zu bewältigenden Aufgaben wie der digitalen Transformation, zu sich verändernden Berufsbildern und dem weiterhin bestehenden Fachkräftemangel kommt zunehmend die Sorge um die wirtschaftliche Lage hinzu.

An den falschen Stellen zu sparen, wäre nun aber genau die falsche Handlungsweise. Um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in mittel- und langfristiger Zukunft zu erhalten, kommt es darauf an, jetzt die richtigen Weichen zu stellen und in die eigenen Mitarbeiter und das Know-how innerhalb des Unternehmens zu investieren. Die wichtige Ressource Mitarbeiter wird im Zuge des demografischen Wandels und sich schnell verändernder Berufsbilder weiter an Bedeutung gewinnen.


In Zeiten des Wandels benötigen Mitarbeiter Orientierung und Stabilität

Was hat das mit Software für das Mitarbeitermanagement zu tun? Sehr viel. Denn gerade in Zeiten des Wandels benötigen die Mitarbeiter Orientierung. Wenn äußerlich alles im Fluss ist, muss das Unternehmen verständliche und glaubhafte Signale an die Belegschaft aussenden, um dieser ein stabiles Arbeitsumfeld zu bieten. Wer zweifelt und sucht ist laufend abgelenkt und kann nicht seine volle Leistung entfalten.

Eine wichtige Rolle hierbei kommt der Personalabteilung zu. Ihre Aufgabe ist es, den Mitarbeitern Antworten und Orientierungsangebote zur Verfügung zu stellen, die aus einem Guss sind. Sie prägt die HR Identity des Unternehmens – die Kontinuität, Greifbarkeit und Nachhaltigkeit der Personalarbeit. HR Identity verleiht der Personalarbeit Persönlichkeit und reduziert Ungewissheit.


HR-Software schafft Transparenz

An dieser Stelle kommt die HR-Software ins Spiel. Sie liefert den Mitarbeitern und Führungskräften (und natürlich der Personalabteilung) wichtige Transparenz. Via Self-Services können die Mitarbeiter Unternehmensinformationen abrufen. Sie können zum Beispiel Zielvereinbarungen einsehen oder Urlaubsanträge stellen.

Die Führungskräfte haben einen rollenbasierten Zugriff auf die für sie relevanten Daten und Funktionen. Sie können beispielsweise die Gehaltsentwicklung in ihrem Verantwortungsbereich einsehen und aktuelle Auswertungen abrufen.


Wie die Technologie die HR Identity prägt

Die wahrgenommene HR Identity ist in hohem Maße abhängig von der eingesetzten Technologie. Das beginnt beim ersten Kontakt eines Mitarbeiters mit dem Unternehmen über ein Online-Stelleninserat oder die Karriereseite und wird in der Onboarding-Phase stark geprägt: Wie viel Eigenverantwortung ermöglicht die Personalabteilung über Self-Service-Angebote? Wie offen und transparent werden Informationen weitergegeben? Wie einfach sind die internen Prozesse gestaltet, wie nutzerfreundlich ist die Software? All das trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und Führungskräfte mit der Personalarbeit in ihrem Unternehmen bei.

Wichtig dabei ist, dass die Software an die individuellen Prozesse des Unternehmens anpassbar ist. Nur wenn die Personalabteilung selbst bestimmen kann, wie der Ablauf einer Abfrage verlaufen soll und welche Auswertungen durchgeführt werden, trägt sie zur Wahrung der Kontinuität in der Personalarbeit bei. 


Fazit: Die Software muss zur Kontinuität der Personalarbeit beitragen

In Zeiten des Wandels steht der Personalbereich vor der Aufgabe, den Mitarbeitern Orientierung zu bieten und die Komplexität für sie möglichst gering zu halten. Eine wichtige Grundlage dafür ist der Einsatz einer modernen HR-Software, die nutzerfreundlich sein und den Mitarbeitern eine möglichst hohe Transparenz bieten sollte. Dabei kommt es aber darauf an, dass die Individualität des Unternehmens gewahrt bleibt und dass die bestehenden Prozesse auch in der Software abgebildet werden können.

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