Wie Sie mit Kennzahlen Ihr Recruiting optimieren

Arbeitgeber können ihre Mitarbeitergewinnung nur dann kontinuierlich optimieren, wenn sie geeignete Kennzahlen erheben und auswerten. Aber nur die wenigsten Unternehmen betreiben ein systematisches Personalcontrolling. Und nicht alle KPIs sind sinnvoll für alle Firmen. So kommen Sie zu sinnvollen und aussagekräftigen Kennzahlen.

Wie lange dauert es, bis eine offene Stelle besetzt ist? Welche Kosten laufen für eine Stellenbesetzung auf? Welcher Recruiting-Kanal bringt die meisten Bewerber? Und welcher Kanal bringt die besten Bewerber? Wie viele Kandidaten brechen ihre Bewerbung ab? Nur wer die wichtigsten Eckdaten seiner Mitarbeitergewinnung kennt, kann seinen Recruiting-Prozess kontinuierlich verbessern und an sich verändernde Rahmenbedingungen anpassen.

Kennzahlen werden vernachlässigt

Aber nur die wenigsten Unternehmen in Deutschland erheben systematische Personalkennzahlen. Das hat eine Studie der Hochschule Rhein-Main im Auftrag von Haufe ermittelt: Noch am häufigsten wird laut Studie die „time to hire“ ermittelt – die Besetzungsdauer. An zweiter Stelle folgt die Einstellungsquote und auf Rang drei die Quote der Probezeitkündigungen. Alles in allem erheben die Unternehmen – wenn sie überhaupt KPIs erfassen – vornehmlich quantitative Kennzahlen.

Sinnvoll ist es, nicht nur quantitative Zahlen zu erheben, sondern auch Aussagen über Qualität und Effektivität zu treffen.

Diese zehn Kennzahlen sind aussagekräftig und einfach zu generieren:

  • time to fill: Wie viel Zeit vergeht von der Personalbedarfsmeldung bis zur Stellenbesetzung?
  • time to interview: Wie viel Zeit vergeht von der Personalbedarfsmeldung bis zum ersten Interview?
  • time to internal feedback: Wie lange dauert es, bis die Führungskraft eine verbindliche Rückmeldung zu einer Bewerbung an HR gibt?
  • cost per hire: Welche Kosten fallen für eine Stellenbesetzung an?
  • Kosten pro Beschaffungskanal: Welche Kosten fallen für einen Beschaffungskanal an?
  • Anzahl der Bewerbungen pro Beschaffungskanal: Wie viele Bewerbungen konnten generiert werden?
  • Effektivität des Beschaffungskanals: Wie ist das Verhältnis von Kosten zu generierten Bewerbungen pro Beschaffungskanal?
  • Qualität des Beschaffungskanals: Wie viele Einladungen zum Vorstellungsgespräch werden pro Beschaffungskanal ausgesprochen?
  • Einstellungs-Rate: Wie viele Einstellungen werden je Beschaffungskanal vorgenommen?
  • Retention-Rate: Wie viele neu eingestellte Mitarbeiter sind nach der Probezeit noch im Unternehmen?

Beispielsweise die „time to internal feedback“ und die „time to interview“ sind wichtige Stellschrauben, um den Recruiting-Prozess zu verkürzen. Die „Effizienz des Beschaffungskanals“ und die „Qualität des Beschaffungskanals“ zeigen auf, welche Stellenbörsen und anderen Kanäle die gewünschten Bewerbungen bringen und auf welche das Unternehmen in Zukunft verzichten sollte.

Werden die Kennzahlen für einzelne Jobfamilien heruntergebrochen und wird deren Entwicklung im Zeitverlauf betrachtet, lassen sich aktueller Optimierungsbedarf und erreichte Verbesserungen gut feststellen. Eine professionelle HR-Software ermöglicht es, wichtige Recruiting-Kennzahlen abzufragen und übersichtlich in verschiedenen Korrelationen darzustellen.

Auf die Zufriedenheit kommt es an

Zusätzlich empfiehlt es sich, regelmäßig die Zufriedenheit der Prozessbeteiligten abzufragen. Zum einen sollte das Augenmerk den internen Kunden gelten: Ist die Fachabteilung zufrieden mit dem Recruiting-Prozess und der benötigten Zeit? Ist sie glücklich mit dem neu eingestellten Mitarbeiter? Gibt es Verbesserungsvorschläge?

Zum anderen sollten Bewerber und neu eingestellte Mitarbeiter befragt werden: Wo hat es im Bewerbungsprozess gehakt? Weshalb hat jemand die Bewerbung abgebrochen oder zurückgezogen? Welche Erfahrungen hat ein neu eingestellter Mitarbeiter von der Sichtung zur Stellenanzeige bis zum Onboarding gemacht? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Gerade diese Erfahrungen auf Kandidatenseite sind wichtig, um die Candidate Experience laufend verbessern zu können. Denn Bewerber haben heute viele Möglichkeiten und entscheiden sich schnell für ein anderes Angebot, wenn sie sich im Bewerbungsprozess nicht wohl fühlen.

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