HR-Wissen für die Praxis
CV-Parsing im Bewerbermanagement
Inhaltsverzeichnis
- CV-Parsing – was ist das?
- Den Lebenslauf parsen
- Der Ablauf beim Parsing
- Vorteile von CV-Parsing
- Weitere Funktionen beim CV-Parsing
- Was müssen Bewerber beachten?
- HR-Software mit CV-Parsing-Technologie
- Weiterführende Informationen zum CV-Parsing
CV-Parsing – was ist das?
Was ist ein CV? Was bedeutet parsen? Und wie verbessert CV-Parsing das Recruiting eines Unternehmens? CV ist die Abkürzung von Curriculum Vitae – eine andere Bezeichnung von Lebenslauf. Mittels Parsing werden Texte analysiert sowie segmentiert als auch codiert. CV-Parsing bedeutet dementsprechend, dass Informationen aus unterschiedlichen Lebenslauf-Dokumenten ausgelesen und zur weiteren strukturellen Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Den Lebenslauf parsen
Parsing bezeichnet eine semantische Analyse, mit der Text in eine neue Struktur übersetzt wird. Beim CV-Parsing werden relevante Lebenslaufdaten aus CVs, die über ein Online-Bewerbungsformular hochgeladen wurden oder per E-Mail eingesandt wurden, erkannt und automatisch in die relevanten Felder des Bewerbermanagementsystems eingetragen. Das können Adressdaten sein, Angaben zu Schulbildung und Berufserfahrung sowie zu weiteren Qualifikationen.
Das Parsing sollte unabhängig von den vorliegenden Dokumententypen funktionieren und sowohl Word- als auch PDF- oder RTF-Dateien auslesen können. Idealerweise funktioniert auch das Auslesen von Lebensläufen und Zeugnissen und die als Bilddateien abgespeichert und hochgeladen wurden.
Der Ablauf beim Parsing
Die automatische Datenerkennung beim CV-Parsing kann recht einfach, auf Basis der Erkennung von vorab definierten Schlüsselbegriffen, erfolgen. Fortschrittlicher ist eine CV-Parsing-Technologie, die eine semantische Analyse ermöglicht. Das heißt, mit Hilfe semantischer Kriterien werden die freitextlichen Dokumente analysiert.
Alle relevanten Informationen werden aus den Bewerbungsunterlagen extrahiert und als standardisiertes, strukturiertes Kandidatenprofil im XML-Format zur Verfügung gestellt, dass dann an das Bewerbermanagementsystem übergeben wird. Erfasst werden dabei nicht nur Basisdaten wie Name, Adresse und Geburtsdaten, sondern auch Bewerbungsfoto, Berufserfahrung, Fachkenntnisse und Ausbildung.
Vorteile von CV-Parsing
CV-Parsing bietet sowohl für Bewerber als auch für Personaler zahlreiche Vorteile. Die Erleichterungen für Bewerber liegen darin, dass sie nur noch wenige Felder eines Bewerbungsformulars ausfüllen müssen. Bei den anderen Feldern genügt es zu kontrollieren, ob die Parsingfunktion den Text aus dem Lebenslauf richtig erkannt und korrekt zugeordnet hat. Gerade bei Bewerbungen mit mobilen Endgeräten erhöht Parsing den Bedienkomfort.
Mit Parsing zeigen Arbeitgeber, dass sie fortschrittlich sind und auf moderne Technik setzen. Darüber hinaus kann CV-Parsing die Candidate Experience verbessern, weil langes Eintippen wegfällt und sich die Zeit für eine Bewerbung erheblich verkürzt. Mit Parsingfunktionen wird die vielfach geforderte One-Click-Bewerbung Realität. Laut Candidate Journey Studie 2017 von Meta HR würden 62 Prozent aller Jobsuchenden unter 30 eine One-Click-Bewerbung nutzen.
Für die Personalabteilung schafft Parsing eine erhebliche Arbeitserleichterung, da Bewerbungen, die per E-Mail ins Unternehmen können, automatisch in die Bewerbermanagementsoftware übertragen werden können. Ein manuelles Eintippen entfällt. Das gilt auch für eingescannte Postbewerbungen.
Weitere Funktionen beim CV-Parsing
Weitere Arbeitserleichterungen für die Personalabteilung bieten zusätzliche Parsing-Funktionen:
- Automatischer Postfach-Check: Das E-Mail-Postfach für den Bewerbungseingang wird in selbst definierten Zyklen automatisch auf neue Bewerbungen geprüft.
- Klassifizierung der per E-Mail eingegangenen Dokumente: Die Stammdaten der Bewerber werden als Bewerberdatensatz abgespeichert. Die Bewerbungsdokumente werden beim Hochladen einer Dokumentenart zugeordnet in den externen Dokumenten abgespeichert.
- Fehlerminimierung durch Parsing mit Kontrollfunktion: Die Personaler können die Ergebnisse des Parsings abrufen und mit dem Original-Lebenslauf vergleichen. So sind bei Bedarf Korrekturen möglich.
- Vorselektion der Bewerbungen: Beim Sichten der Dokumente und Parsing-Ergebnisse können die Personaler entscheiden, welche der Bewerbungen interessant sind und weiterbearbeitet werden sollen. Bei den übrigen Bewerbungen können sie veranlassen, dass nur die Rumpfdaten importiert werden, um mit diesen Daten Eingangsbestätigungen oder Absageschreiben zu generieren.
Was müssen Bewerber beachten?
Bewerber können nicht wissen, ob der vom Unternehmen eingesetzte CV-Parser auf Keywords reagiert oder ob ein intelligentes semantisches Verfahren dahintersteckt. Deshalb gilt es, Rechtschreibfehler zu vermeiden und im Lebenslauf nach Möglichkeit Begriffe zu verwenden, die in der Stellenanzeige vorkommen. Um sicher zu gehen, dass das Dateiformat ihres Lebenslaufs erkannt wird, sollten sie diesen mit einem gebräuchlichen Textverarbeitungsprogramm erstellen und als Word- oder PDF-Datei abspeichern.
HR-Software mit CV-Parsing-Technologie
Mehrere Anbieter haben sich auf CV-Parsing-Systeme spezialisiert. Für die effiziente Nutzung dieser Technologie ist jedoch die Integration in das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens wichtig.
perbit setzt den CVlizer pro von JoinVision ein. Dieser ist in das Bewerbermanagement der HR-Software von perbit integriert und erlaubt neben dem Lebenslauf-Parsing auch das Parsen von Social-Media-Profilen sowie das Auslesen von grafischen Dokumenten. Der CVlizer pro ermöglicht eine semantische Analyse der Dokumente und stellt eine Berufsfeldkategorisierung zur Verfügung. Das heißt: Die in den einzelnen Berufsphasen erkannten Tätigkeiten werden den jeweiligen Berufsfeldern zugeordnet. Ein Kontrolltool erlaubt es der Personalabteilung, die extrahierten Informationen aus den Lebensläufen bequem zu kontrollieren und sie bei Bedarf zu ergänzen oder zu korrigieren. Darüber hinaus ist das Tool mehrsprachig und kann Bewerbungen in über 30 Sprachen verarbeiten.
Weiterführende Informationen zum CV-Parsing
Wie Unternehmen mit unkomplizierten Bewerbungsprozessen (schnell auszufüllenden Formularen oder One-Click-Bewerbung) den Wünschen der Bewerbern nachkommen, erläutert das Whitepaper Candidate Experience Management von Meta HR.
Hier erhalten Sie weitere Informationen zum CVlizer pro und über seine Funktionsweise in Kombination mit der HR-Software von perbit.