Digitale Personalakte

HR-Wissen für die Praxis

Digitale Personalakte im Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

  • Digitale Personalakte – was ist das?
  • Was ist zu beachten?
  • Was muss in die Personalakte? Was darf nicht in die Personalakte?
  • Vorteile der digitalen Personalakte
  • Software für die digitale Personalakte

 

Digitale Personalakte - was ist das?

In einer digitalen Personalakte sind alle Informationen hinterlegt, die für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters relevant sind. Dazu zählen persönliche Daten, die Lohnsteuerklasse und der Familienstand, das Eintrittsdatum et cetera. Die e-Akte löst die Personalakte in Papierform ab, indem sie die dort erforderlichen Daten in ein Dokumentenmanagementsystem überführt.

Was ist zu beachten?

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist es wichtig, planvoll vorzugehen. Zunächst gilt es, die Aktenstruktur festzulegen und abzustimmen, welche Dokumente in die e-Akte aufgenommen werden sollen. Nachdem der Aufbau der Personalakte definiert ist, werden die Zugriffsmöglichkeiten für die jeweiligen Personengruppen definiert.

Bei der softwaretechnischen Umsetzung der elektronischen Personalakte sind viele Fragestellungen zu berücksichtigen, deshalb empfiehlt es sich, nach der Entscheidung für eine Software mit den Consultants des Anbieters eng zusammenzuarbeiten. Diese können auf Basis ihrer Erfahrung erläutern, wann es sinnvoll ist, die bestehenden Personalakten selbst zu digitalisieren, und wann ein externer Dienstleister die bessere Wahl ist. Sie empfehlen, welche Informationen aus anderen Anwendungen eingebunden werden sollen. Und sie schulen die HR-Mitarbeiter.

Was muss in die Personalakte? Was darf nicht in die Personalakte?

Die Antwort auf die Frage „Was darf in die Personalakte?“ lautet: Im Prinzip alle Informationen, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen. Die elektronische Personalakte sollte die persönlichen und dienstlichen Sachverhalte des Mitarbeiters möglichst vollständig und natürlich wahrheitsgemäß abbilden.

Zu den Inhalten einer Personalakte zählen der Personalfragebogen, der Arbeitsvertrag, die Personalstammdaten, die Lohnsteuerkarte und Unterlagen zur Sozialversicherung. Auch die Korrespondenz mit dem Mitarbeiter, Lohnpfändungen sowie arbeitsrechtliche Sanktionen wie Abmahnungen gehören in die Akte. Weitere Unterlagen in einer Personalakte sind Fortbildungsnachweise, Beurteilungen sowie Zwischen- und Endzeugnisse.

Nach dem Austritt des Mitarbeiters sind Inhalte wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus der Personalakte zu löschen. Bei manchen Dokumenten, zum Beispiel Fortbildungsnachweisen, empfiehlt sich eine weitere Aufbewahrung, bis alle juristischen Ansprüche verjährt sind. Dieser Zeitraum kann je nach Tätigkeitsfeld des Unternehmens variieren. Anschließend müssen alle Dokumente gelöscht werden.

Zu den Informationen, die nicht in einer Personalakte gespeichert werden dürfen, gehören ärztliche Unterlagen, private Vorlieben und Social-Media-Profile. Bei den zulässigen, oben genannten Daten gilt: Der Arbeitnehmer muss sich ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass seine Daten erhoben und gespeichert werden. Größere Unternehmen regeln das normalerweise in einer Betriebsvereinbarung. Die Umstellung der Papierakten auf elektronische Personalakten bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer.

 

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Weniger Papier: Der grundlegende Vorteil der digitalen Personalakte ist der deutlich geringere Papierverbrauch gegenüber der papierbasierten Akte. Zusätzlich können Raumkosten eingespart werden.
  • Schnellere Auskünfte: Anfragen von Mitarbeitern oder Führungskräften können mit wenigen Mausklicks beantwortet werden. HR-Mitarbeiter können die digitale Personalakte auch von unterwegs einsehen und jederzeit Auskünfte geben.
  • Automatische Erinnerung: Dienstjubiläen, Jahrestage oder auch das Ende der Probezeit geraten nicht in Vergessenheit, weil eine automatische Erinnerungsfunktion rechtzeitig auf wichtige Termine aufmerksam macht.
  • Weniger Aufwand: Mitarbeiter aktualisieren ihre Stammdaten selbst über Self-Services und diese Änderungen werden automatisch in die Personalakte übernommen. Damit reduziert sich der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.
  • Weniger Fehler: Durch automatische Übernahme von Daten aus anderen Systemen, etwa dem Seminarmanagement, sind die Inhalte der e-Akte immer aktuell, gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko, das bei der händischen Übertragung von Daten gegeben ist.
  • Hoher Datenschutz: Ein Rollenkonzept ermöglicht eine gesetzlich konforme Datenhaltung. Die Personalabteilung legt fest, wer in welchem Zeitraum auf was zugreifen kann. Damit entspricht sie den Rechten des Arbeitnehmers, seine Personalakte einsehen zu können.
  • Rechtssicherheit: Rechtliche Aspekte wie die Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder von Löschfristen auf Basis der DSGVO können durch automatisierte Prozesse berücksichtigt werden.
  • Mehr Transparenz: Eine elektronische Personalakte ermöglicht Analysen zu Entwicklungen innerhalb der Belegschaft, zur Altersstruktur oder zum vorhandenen Know-how – einfach per Mausklick.


Diese Vorteile führen dazu, dass sich die Kosten, die für die Einführung der digitalen Software auflaufen (Software- und Implementierungskosten, Einscannen der Papierakten, Schulungen), schnell amortisieren. Je besser die digitale Personalakte in das HR-System des Unternehmens eingebunden ist, desto schneller erfolgt der Return of Investment.

Zu den Nachteilen der digitalen Personalakte gehört, dass bestimmte Vertragsdokumente zur Sicherheit (Beweisschwierigkeit bei Prozessen) weiterhin im Original aufbewahrt werden sollten. Hier sollte jedes Unternehmen mit seinen Juristen prüfen, ob eine Aufbewahrung der Originaldokumente notwendig ist. Mittlerweile bieten Scandienstleister an, diese Originale bei sich aufzubewahren und dann bei Bedarf zur Verfügung zu stellen.

Software für die digitale Personalakte

Ideal ist, wenn die HR-Software des Unternehmens eine digitale Personalakte zur Verfügung stellt. So können Daten aus der Personalverwaltungssoftware direkt in die Akte übernommen werden. Wird eine eigenständige Lösung für die e-Akte gesucht, ist darauf zu achten, dass diese eine revisionssichere und einheitliche Aktenführung auch an mehreren Standorten ermöglicht, dass sie Schnittstellen zum eingesetzten HR-System bereitstellt und eine sichere, verschlüsselte Übermittlung von Daten erlaubt. Entscheidet sich das Unternehmen für eine Cloud Software, ist es aus Datenschutz-Gründen wichtig, dass die Server des Anbieters in Europa situiert sind.

Wesentlich ist zudem ein Berechtigungskonzept, das Mitarbeitern ausschließlich Einblick in ihre eigene elektronische Personalakte gibt und Vorgesetzten nur die für sie freigegebenen Informationen in einem zuvor definierten Zeitraum anzeigt. Auch die Bearbeitung der Dokumente, etwa die Änderung des Familienstands, wird über das Rollenkonzept geregelt. Deshalb sollte die Software zusätzlich eine Versionierung von Dokumenten enthalten, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Weitere HR-Begriffe finden Sie in unserem Glossar für das Personalmanagement

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