E-Recruiting

HR-Wissen für die Praxis

E-Recruiting im Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

  • Was ist E-Recruiting?
  • E-Recruiting Ablauf
  • Ziele von E-Recruiting
  • Software für das Bewerbermanagement
  • Vorteile von Bewerbermanagement-Software
  • Bewerbermanagement für kleine Unternehmen / Mittelstand
  • Weiterführende Informationen zum Bewerbermanagement

 

Was ist E-Recruiting?

Mit E-Recruiting, auch Bewerbermanagement genannt, wird der gesamte Prozess von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Personalauswahl und -entscheidung bezeichnet. Ein zentraler Aspekt ist die Verwaltung der Bewerberdaten sowie die Kommunikation mit den Kandidaten. Idealerweise wird das Bewerbermanagement durch eine Software (Bewerbermanagement-System) unterstützt. 

E-Recruiting Ablauf

Das E-Recruiting startet mit der Stellenausschreibung. Diese hat eine hohe Relevanz für den Recruiting-Erfolg. Es gilt zu entscheiden, über welche Kanäle die Vakanz verbreitet wird, um eine möglichst gute Bewerberqualität und ausreichende Bewerberanzahl zu erreichen.

Anschließend werden die eingehenden Bewerbungen erfasst und eine Eingangsbestätigung wird versandt. Die Personalabteilung sichtet und bewertet die Bewerbungen und leitet die passenden Bewerbungen an die Hiring Manager in der Fachabteilung weiter.

Geben die Hiring Manager eine positive Rückmeldung, vereinbart die Personalabteilung Termine für Telefoninterviews, Vorstellungsgespräche oder Auswahltests. Sind die Ergebnisse positiv, gilt es einen Arbeitsvertrag aufzusetzen und den neuen Mitarbeiter in die HR-Software des Unternehmens zu übernehmen.

Kandidaten, die nicht eingestellt werden, erhalten ein Absageschreiben und gegebenenfalls die Frage, ob das Unternehmen ihre Daten in seinen Talentpool aufnehmen darf. Auch der Aufbau eines Talentpools kann zum Bewerbermanagement-Prozess gehören.

Ziele von E-Recruiting

E-Recruiting ist dann erfolgreich, wenn es für die offene Stelle einen passenden Mitarbeiter bereitstellt – unter Optimierung verschiedener qualitativer und quantitativer Aspekte:

  • Reduzierung des administrativen Aufwands und der Recruiting-Kosten
  • Beschleunigung der Abläufe und Verkürzung der Besetzungszeit
  • Erhöhung der Transparenz für alle Beteiligten
  • Verbesserung der Candidate Experience
  • Optimierung der Bewerbungskanäle und -prozesse durch Kennzahlen 

Software für das Bewerbermanagement

E-Recruiting ohne Bewerbermanagement-Software ist heute kaum noch möglich. Eine professionelle Software unterstützt alle Schritte im Bewerbermanagement-Prozess:

Stellenausschreibung: Die Software steuert die Veröffentlichung der Vakanz auf dem Online-Stellenmarkt des Unternehmens und weiteren Kanälen wie Online-Jobbörsen.

Bewerberverwaltung: Die Software erfasst die Bewerbungen, die per E-Mail oder Online-Formular eingehen und bring sie automatisiert in eine strukturierte, übersichtliche Form. Auch postalische Bewerbungen können durch Einscannen in die Bewerberdatenbank mit aufgenommen werden.

Bewerberkommunikation: Die Software versendet automatisch Eingangsbestätigungen oder Statusmeldungen an die Kandidaten. Die Software ermöglicht eine effiziente Bewerberkommunikation anhand vorformulierter Schreiben für Einladungen, Absagen et cetera.

Bewerberauswahl: Die Software sorgt für die interne Abstimmung mit der Fachabteilung und zeigt den jeweils aktuellen Stand einer Bewerbung an.

Talentbindung: Die Software ermöglicht den Aufbau eines Talentpools und steuert die Kommunikation mit den dort gespeicherten Kandidaten.

Neueinstellung: Die Software leitet die Bewerberdaten an die digitale Personalakte des Unternehmens weiter, wenn es zu einer Einstellung kommt. Eine separate Datenerfassung entfällt.

Prozessoptimierung: Die Software stellt relevante Kennzahlen (Analytics) bereit und erlaubt so die permanente Verbesserung des Recruitingprozesses.

Vorteile von Bewerbermanagement-Software

Transparenz ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Recruiting: Eine Bewerbermanagement-Software sammelt alle Bewerbungen an einem zentralen Ort und gewährt allen Prozessbeteiligten einen rollenbasierten Zugriff auf den aktuellen Stand der Bewerberdatenbank.

Ein weiteres Erfolgskriterium ist Schnelligkeit: Aufgaben werden durch die Software automatisiert angestoßen und eine Erinnerungs-Funktion sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.

Eine gute Candidate Experience ist der dritte zentrale Faktor: Die Software bildet das Bewerberverhalten ab und ermöglicht Interessenten, sich ohne großen Aufwand beim Unternehmen zu bewerben. Mit Tools wie CV-Parsing oder Xing- und Linkedin-Integration unterstützt die Software verschiedene, auch mobile Bewerbungswege.

Bewerbermanagement für kleine Unternehmen / Mittelstand

Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen müssen ihr Bewerbermanagement optimieren, um bei zunehmendem Fachkräftemangel ihren Bedarf an neuen Mitarbeitern decken zu können. Mit Hilfe von Kennzahlen und Prozessanalysen gilt es zu ermitteln, auf welchen Wegen sie passende Bewerber finden und wie sie die Zugangswege möglichst einfach gestalten. Ein wichtiger Punkt ist die Möglichkeit zur Online-Bewerbung, die auch mit mobilen Endgeräten unkompliziert durchführbar ist.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist es daher ratsam, eine Software für das Bewerbermanagement einzuführen, die es ihnen ermöglicht, ihre Prozesse digital abzubilden, die Bewerbungen in einer zentralen Datenbank zu verwalten, die Bewerberkommunikation nach Möglichkeit zu automatisieren und eine Karrierewebseite zu betreiben. Bewerbermanagement-Software ist sowohl als On-Premises Software als auch als Cloud Software verfügbar.

Weiterführende Informationen zum Bewerbermanagement

In allen Unternehmen in Europa gilt: Das Bewerbermanagement muss den europäischen Datenschutz-Richtlinien entsprechen. Damit ihr Bewerbermanagement DSGVO-konform ist, müssen Personaler umfangreiche Informationspflichten und Löschfristen beachten. Hierbei kann eine professionelle Software unterstützen, indem sie zum Beispiel Löschroutinen integriert. Weitere Informationen zur Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie hier.

Weitere HR-Begriffe finden Sie in unserem Glossar für das Personalmanagement

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