HR-Software

HR-Wissen für die Praxis

HR-Software

Modernes Personalmanagement mit Hilfe einer HR-Software

HR-Software (Human Resource Software) unterstützt Personalarbeit durch digitale Prozesse. Dazu gehören die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung personenbezogener Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern. Alternative Begriffe sind Personalmanagement Software, Personalverwaltungssoftware oder Human Resources Management System (HRMS). Moderne HR-Software trägt zu integrierten und damit deutlich effizienteren Workflows in der Personalabteilung bei. Sie sorgt für Transparenz und wirkt als wichtiges Steuerungselement für Personalprozesse.

Was bringt HR-Software bzw. wofür wird HR-Software genutzt?

HR-Software unterstützt Unternehmen dabei, HR-Prozesse zu digitalisieren. Im Durchschnitt entfallen 39 Prozent der Ressourcen der Personalabteilung auf reine Administrationstätigkeiten. Optimal seien laut Kienbaum-Studie nur 15 bis 25 Prozent, rund die Hälfte. In einer anderen Umfrage gab die Hälfte der Befragten an, sie hätte zu wenig Zeit für strategische Aufgaben wie das Talent-Management. Grund ist die Masse an administrativen Aufgaben. Gerade wiederkehrende Routineaufgaben wie Datenpflege oder Personalauswertungen die kaum Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten, werden durch eine HR-Software beschleunigt oder komplett automatisiert.

Vorteile von HR-Software

Steigerung von Effizienz und Effektivität lautet das Versprechen von Automatisierung bzw. Digitalisierung. Das gilt auch für HR-Software. Wenn Prozesse überhaupt erst einmal eingeführt werden, gewinnen HR-Abteilungen Überblick und eine Grundlage für Optimierungsmöglichkeit. Wenn Informationen zentral verwaltet und geteilt werden können, schafft das Transparenz und Zeitersparnis. Wenn Technologie automatisch Rechnungen anstellt (z. B. von Urlaubsrückstellungen) werden Fehler vermieden.

Weitere Vorteile von HR-Software:

  • Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung
  • Qualitätssteigerung (von Abläufen, Mitarbeiterzufriedenheit, Performance etc.)
  • Einbindung der Belegschaft durch Employee Self Service
  • Personalcontrolling
  • Erfolgreiches Recruiting
  • Mehr Transparenz und einfacher Zugriff auf Daten
  • Jederzeit nutzbar durch mobile Nutzung
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (z. B. Automatisierte Löschung von Bewerberdaten)
  • u. v. m.


HR-Software kann Prozesse für folgende Bereiche verbessern:

  • Personalverwaltung
  • Recruiting
  • Talent Management
  • Personalcontrolling
  • Personaleinsatzplanung/Zeitwirtschaft
  • Personalentwicklung
  • Performance Management
  • Gehaltsabrechnung
  • Analytics
  • u. v. m.

Über Employee Self Service können Mitarbeiter in ihrer Personalakte Daten wie Adresse oder Abwesenheiten selbst eintragen. Dadurch wird der Mitarbeiter in HR Prozesse mit eingebunden, was Transparenz herstellt und auch die Wertschätzung steigert.

Welche Unternehmen sollten HR-Software nutzen?

Eine HR-Software wird für kleine und mittelständische Unternehmen immer wichtiger. Die Digitalisierung geht mit schnellen Schritten voran. Digitalisiert und automatisiert wurden seinerzeit vor allem administrative Prozesse wie Entgelt- und Reisekostenabrechnung sowie die Zeitwirtschaft. Inzwischen ist der Trend zur Digitalisierung von Personalprozessen auch im Hinblick auf Bewerbermanagement, Talent Management und Personalentwicklung sowie im Personalcontrolling manifest. Neben wirtschaftlichen Preismodellen – insbesondere auf der Grundlage von Cloud-Computing und Software as a Service – profitieren heute also auch kleinere mittelständische Unternehmen durch die Nutzung von HR Software.

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