HR-Wissen für die Praxis
Interne Personalbeschaffung
Inhaltsverzeichnis
- Interne Personalbeschaffung – was ist das?
- Wann macht interne Personalbeschaffung Sinn?
- Möglichkeiten interner Personalbeschaffung
- Ablauf interner Personalbeschaffung
- Vorteile interner Personalbeschaffung
- Risiken interner Personalbeschaffung
- Checkliste: Was muss berücksichtigt werden?
Interne Personalbeschaffung – was ist das?
Die interne Personalbeschaffung unterscheidet sich von der externen darin, dass sie auf bestehende Mitarbeiter und Auszubildende des Unternehmens zurückgreift. Laut Definition wird zwischen interner Personalbeschaffung mit und ohne Personalbewegung unterschieden: Verlässt der Mitarbeiter seine alte Position oder übernimmt er zusätzlich zum bisherigen Job die neue Aufgabe?
Wann macht interne Personalbeschaffung Sinn?
Eine interne Ausschreibung ist nur dann sinnvoll, wenn es im Unternehmen eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern gibt, die für die Stelle in Frage kommen könnten. Diese Informationen sollte die Personalabteilung idealerweise vorab einholen, etwa über die HR-Software, das Qualifikationsmanagement oder das Talentmanagement-System.
Möglichkeiten interner Personalbeschaffung
Zu den Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung gehören die interne Stellenausschreibung, der Vorschlag durch den Vorgesetzten, die gezielte Beförderung über ein Talentmanagement-System (Laufbahn- beziehungsweise Nachfolgeplanung) und die Übernahme eines Auszubildenden nach Abschluss der Ausbildungszeit.
Wichtig für den Erfolg der internen Personalbeschaffung ist, dass möglichst alle Mitarbeiter über die intern ausgeschriebenen Stellen informiert werden, und dass das Unternehmen ihnen signalisiert, dass interne Bewerbungen erwünscht sind. Beispiele für die Kommunikation von internen Stellenausschreibungen sind das Intranet des Unternehmens, das Aushängen am Schwarzen Brett oder Aufnahme in die Firmenzeitung beziehungsweise in den unternehmensinternen Newsletter.
Ablauf interner Personalbeschaffung
Ähnlich wie bei der externen Personalbeschaffung sollte auch für die interne Personalbeschaffung ein Prozess festgelegt werden, der die genaue Vorgehensweise beschreibt. Wird dieser Prozess softwaretechnisch abgebildet und weitgehend automatisiert, kann die Personalabteilung viel Zeit sparen und die Fehlerwahrscheinlichkeit stark reduzieren.
Die wichtigste Voraussetzung für die Personalbeschaffung ist ein aussagekräftiges Anforderungsprofil, auf dessen Basis die Stellenausschreibung formuliert wird.
Die Stellenausschreibung sollte genau wie bei einer externen Personalbeschaffung aussagekräftig und klar formuliert sein und zusätzlich zur Stellenbezeichnung das Anforderungsprofil, den gewünschten Bewerbungs- und Eintrittstermin, die Anstellungsart, den Arbeitsort und nach Möglichkeit Gehaltsangaben enthalten. Auch ein persönlicher Ansprechpartner darf nicht fehlen. Der grundlegende Unterschied zu einer externen Stellenausschreibung ist, dass bei der internen Ausschreibung in den meisten Fällen auf die Unternehmensbeschreibung verzichtet werden kann.
Die Veröffentlichung kann über bereits genannte interne Kanäle von Intranet bis Firmenzeitung erfolgen. Dabei sollte die Personalabteilung sicherstellen, dass die Ausschreibungen der Belegschaft gut zugänglich sind.
Eine wichtige Rolle bei der internen Personalbeschaffung kommt dem Betriebsrat zu. Er kann eine interne Stellenausschreibung verlangen, ausgenommen sind Stellen leitender Angestellter. Das Unternehmen muss innerbetriebliche Bewerber aber nicht bevorzugen.
Vorteile interner Personalbeschaffung
Die Gründe für interne Stellenbesetzungen liegen in erster Linie in der Schnelligkeit. Gerade wenn es um eine erfolgsrelevante Stelle geht, können durch eine kurzfristige interne Personalbeschaffung, zum Beispiel durch die zeitnahe Versetzung eines bestehenden Mitarbeiters, Engpässen in den Unternehmensabläufen vermieden werden. Weitere Vorteile sind:
- Kosten- und Zeitersparnis: Bringt die interne Stellenausschreibung einen Treffer, spart sich das Unternehmen viel Geld für externe Stellenanzeigen. Der Mitarbeiter kann in der Regel schnell in die Zielposition wechseln, da keine Kündigungsfristen zu beachten sind. Zudem reduziert sich die Einarbeitungszeit, da der Mitarbeiter die betrieblichen Abläufe bereits kennt.
- Mitarbeitermotivation: Die interne Personalbeschaffung kann die Motivation aller Mitarbeiter steigern, da sie sehen, dass für sie Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen bestehen. Auch die Mitarbeiterbindung wird erhöht, da Karrierechancen im eigenen Unternehmen die Beschäftigten von externen Bewerbungen Abstand nehmen lassen.
- Minimierung von Fehlbesetzungen: Die interne Personalbeschaffung mindert die Gefahr von Fehlentscheidungen bei der Stellenbesetzung. Der Mitarbeiter, sein Know-how und seine Einsatzbereitschaft sind bereits bekannt. Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen können die für die neue Stelle benötigten Kompetenzen geschult werden.
Risiken interner Personalbeschaffung
Die Nachteile der internen Personalbeschaffung entsprechen in etwa den Vorteilen der externen Personalbeschaffung. Wird ein Mitarbeiter intern in eine neue Stelle befördert, kann das zu Neid bei seinen Kollegen führen. Setzt ein Arbeitgeber stark auf interne Stellenbesetzungen, verhindert er zudem, dass neue Ideen und Sichtweisen von außen ins Unternehmen kommen. Die Auswahl an geeigneten Kandidaten ist kleiner als bei einer externen Personalbeschaffung. Darüber hinaus muss in den meisten Fällen die Stelle des beförderten Mitarbeiters neu besetzt werden, es fällt also weiterer Rekrutierungsaufwand an.
Checkliste: Was muss berücksichtigt werden?
Damit die interne Personalbeschaffung das gewünschte Ergebnis bringt (eine offene Stelle wird schnell und kostengünstig mit einem Mitarbeiter besetzt, der das Unternehmen bereits kennt), empfiehlt sich eine Vorgehensweise in fünf Schritten:
- Schritt eins: Prüfen Sie zunächst, ob es ausreichend Mitarbeiter mit den gesuchten Qualifikationen im Unternehmen gibt, die für die Stelle in Frage kommen könnten.
- Schritt zwei: Erstellen Sie eine aussagekräftige Stellenausschreibung und kommunizieren Sie diese über die relevanten firmeninternen Kanäle.
- Schritt drei: Sichten Sie die eingehenden internen Bewerbungen, sprechen Sie mit den jeweiligen Vorgesetzten und klären Sie, ob eventuell fehlende Kompetenzen durch kurzfristige Personalentwicklungs-Maßnahmen aufgebaut werden können.
- Schritt vier: Prüfen Sie, ob durch den Wechsel des in Frage kommenden Mitarbeiters weiterer Rekrutierungsbedarf entsteht und wie aufwendig diese Stellenbesetzung sein wird.
- Schritt fünf: Vergessen Sie das Onboarding nicht. Ein Mitarbeiter, der intern seine Stelle wechselt, benötigt zwar keine Einführung in die Unternehmenskultur. Aber auch bei einem internen Wechsel sind Onboarding-Gespräche mit der neuen Führungskraft sehr sinnvoll.