Mobile HR

HR-Wissen für die Praxis

Mobile HR

Inhaltsverzeichnis

  • Was ist Mobile HR?
  • Vorteile durch Mobile HR
  • Risiken durch Mobile HR
  • Anwendungsbeispiele für Mobile HR
  • Softwareunterstützung
  • Die Akzeptanz von Mobile HR

 

Was ist Mobile HR?

Viele Arbeitnehmer wollen heute ortsungebunden und flexibel arbeiten. Das gilt auch für alle personalwirtschaftlichen Tätigkeiten wie Urlaubsanträge stellen oder Krankmeldungen einreichen. Mobile Applikationen beschleunigen die Genehmigungsabläufe und erleichtern die Kommunikation zwischen allen Beteiligten – Personalmanagern, Führungskräften und Mitarbeitern.
 

Vorteile durch Mobile HR

Mobiles Arbeiten steht auf den Wunschlisten der Arbeitnehmer weit oben. Laut einer Studie des Fraunhofer IAO haben neun von zehn Beschäftigten ein positives Bild von mobiler Arbeit. Sie bevorzugen es, zeitlich autonom an mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Laptop zu arbeiten und erhoffen sich dadurch eine verbesserte Work-Life-Balance. Die Basis für diese moderne Arbeitsweise bilden in den meisten Fällen Apps, die auf Smartphones und Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem laufen.

Auch typische HR-Aufgaben wie das Erfassen von Arbeitszeiten, das Einreichen von Krankmeldungen oder Urlaubsanträgen oder das Abrechnen von Arbeitszeiten sollte mobil vonstattengehen. Die Vorteile für die Arbeitnehmer liegen in unkomplizierten, schnellen, zeit- und ortsunabhängigen Prozessen. Sie können zum Beispiel ihren Urlaub beantragen, während sie zusammen mit der Familie Reisetermine besprechen. Oder sie können Arbeitszeiten buchen, ohne persönlich im Büro anwesend sein zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt für die Arbeitnehmer liegt in einer meist schnellen Rückmeldung durch die Vorgesetzten.

Für die Führungskräfte bringen mobile HR-Tools ebenfalls zahlreiche Vorteile mit sich. Für sie sinkt der Zeitaufwand für administrative Aufgaben. Sie können auch auf Dienstreisen schnell reagieren, Urlaube genehmigen oder Abwesenheiten überprüfen. Für diese typischen Personalaufgaben sind nur wenige Klicks auf dem Smartphone- oder Tablet-Bildschirm nötig. Eine Push-Funktion erinnert an zu erledigende Aufgaben und verhindert, dass Anfragen liegenbleiben.

Auch die Personalabteilung gewinnt durch Mobile HR Effizienz. Aktuelle Übersichten über die wichtigsten HR-Daten des Unternehmens können von unterwegs abgerufen und für Personalentscheidungen hinzugezogen werden. Durch die Einbeziehung der Führungskräfte und Mitarbeiter in die mobile HR-Arbeit schaffen sich die Personaler Freiräume für strategische Tätigkeiten.

Obwohl die genannten Vorteile leicht nachvollziehbar sind und mögliche Risiken klar übertreffen, ist Mobile HR noch ausbaufähig und wird in Deutschland erst von wenigen Unternehmen eingesetzt.
 

Risiken durch Mobile HR

Die Risiken, die durch Mobile HR entstehen können, betreffen in erster Linie die Datensicherheit. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie untersuchte im Jahr 2016 kostenlose iOS-Apps, und stellte fest, dass diese bei der Kommunikation unverschlüsselte http-Verbindungen verwenden.

Doch dieses Risiko kann ein Unternehmen vermeiden, indem es auf einen Softwareanbieter setzt, der über einen hohen Datenschutzstandard verfügt, unter anderem verschlüsselte Verbindungen und rollenbasierte Zugriffsrechte. Wichtig ist auch, dass auf dem Mobilgerät keine HR-Daten gespeichert werden, damit diese bei Verlust des Geräts nicht in unberechtigte Hände gelangen können.
 

Anwendungsbeispiele für Mobile HR

Der Einsatz von Mobile HR lohnt sich in vielen Anwendungsfeldern. Folgende administrative HR-Aufgaben lassen sich mit Hilfe von HR-Apps deutlich vereinfachen und beschleunigen:

  • Für Mitarbeiter: Urlaubsanträge einreichen, Feedback geben, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einreichen, eigene Personalstammdaten einsehen, Reisekosten abrechnen, Arbeitszeiten erfassen
  • Für Führungskräfte: Urlaubsanträge bewilligen, Freigabeprozesse beschleunigen, Personaldaten einsehen, Bewerber sichten, offene Aufgaben in einer Aufgabenliste einsehen, offene Aufgaben per Push-Nachricht erhalten
  • Für HR-Manager: Bewerbungen einsehen und weiterleiten, Personaldaten einsehen, Abwesenheiten sichten, offene Aufgaben aus dem eigenen Tätigkeitsbereich und von den Führungskräften im Blick behalten etc.

 

Softwareunterstützung

Das Angebot an HR-Software, die auf mobilen Endgeräten genutzt werden kann, ist im Vergleich mit anderen Business-Anwendungen wie CRM-Software oder Collaboration-Tools noch recht klein. Wichtig bei der Auswahlentscheidung für eine mobile HR-Anwendung ist eine garantierte Datensicherheit, die unter anderem durch eine sichere Nutzer-Authentifizierung und durch rollenbasierte Zugriffsrechte gewährleistet wird. Um einem Datenverlust vorzubeugen, sollten Datenänderungen, die vom mobilen Endgerät vorgenommen werden, protokolliert werden. Zudem sollten auf dem jeweiligen Gerät keine Daten oder Programme abgespeichert werden, damit diese nicht eingesehen werden können, falls das Gerät verloren oder gestohlen wird.

Technisch betrachtet können zwei verschiedene Ansätze von mobilen HR-Anwendungen unterschieden werden: Am weitesten verbreitet sind mobile Webseiten, die mittels responsive Webdesign an die Darstellung auf Tablets und Smartphones angepasst sind.

Mehr Anwendungsmöglichkeiten und Bedienkomfort bieten eigens entwickelte HR-Apps, die speziell für mobile Endgeräte konfiguriert sind. Sie können die nativen Bedienelemente von Smartphones oder Tablets wie die eingebaute Kamera nutzen. So kann ein Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abfotografieren und über die HR-App an die Personalabteilung senden.
 

Die Akzeptanz von Mobile HR

Laut einer Studie der Hackett Group ist Mobile Computing 2019 erst in rund 24 Prozent der befragten internationalen Unternehmen (darunter zahlreiche Dax-Konzerne) ein flächendeckendes Thema. In mittelständischen Firmen wird dieser Wert deutlich geringer sein. Aber schon für die nächsten ein bis zwei Jahre erwarten die Studienautoren eine Steigerung auf 54 Prozent.

Eine schnelle Zunahme von mobilen HR-Anwendungen ist sehr wahrscheinlich, da Mitarbeiter und Führungskräfte es heute gewohnt sind, mit ihren Mobilgeräten Einkäufe zu tätigen, Termine zu vereinbaren oder Jobs zu suchen. Die Akzeptanz in der Belegschaft wird daher groß sein.

Weitere HR-Begriffe finden Sie in unserem Glossar für das Personalmanagement

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