Inhaltsverzeichnis

• Was ist Offboarding?
• Warum ist Offboarding so wichtig?
• Ablauf im Offboarding
• Maßnahmen im Offboarding
• Software für das Offboarding
• Wann Offboarding nicht funktioniert

Was ist Offboarding?

Mit Offboarding oder Exit Management wird der Trennungsprozess beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen beschrieben – unabhängig davon, ob der Mitarbeiter kündigt oder das Unternehmen ihn entlässt. Es gilt, die Trennung offen und ehrlich zu gestalten, einem Know-how-Verlust vorzubeugen und den Kontakt zum ausscheidenden Kollegen zu halten.

Warum ist Offboarding so wichtig?

Der Austritt eines Mitarbeiters kann verschiedene Ursachen haben: Er kündigt, weil er eine neue Herausforderung sucht. Er hat sich eine neue Stelle gesucht, weil er mit dem Arbeitsklima, den Kollegen, Vorgesetzten oder der Bezahlung nicht glücklich ist. Er geht in den Ruhestand. Oder das Unternehmen muss Stellen abbauen oder sich aus anderen Gründen vom Mitarbeiter trennen.

In all diesen Fällen geht es darum, den Offboarding-Prozess möglichst positiv zu gestalten, denn der Mitarbeiter bleibt ein Markenbotschafter des Unternehmens, egal aus welchen Gründen er geht. Employer Branding ist ein wichtiger Faktor von Offboarding. Unzufriedene ehemalige Mitarbeiter teilen ihren Unmut häufig in sozialen Netzwerken oder auf Arbeitgeberplattformen mit und beschädigen somit die Arbeitgebermarke des Unternehmens.

Ein erhöhtes Konfliktpotenzial beim Mitarbeiteraustritt ergibt sich in Situationen, in denen die Trennung vom Unternehmen ausgeht. Dann erhält das Offboarding eine besondere Bedeutung, um negative Konsequenzen nach Möglichkeit zu vermeiden. Viele Arbeitgeber bieten eine professionelle Outplacement-Beratung an, die die berufliche Neuorientierung des Mitarbeiters unterstützt.

Auch in den Fällen, in denen der Mitarbeiter von sich aus geht, hat Offboarding wichtige Funktionen. Das Exit Management sorgt dafür, dass relevantes Know-how des Mitarbeiters im Unternehmen bleibt, dass alle Arbeitsmaterialien zurückgegeben werden, dass Aufgaben neu verteilt werden und dass der Kontakt aufrecht gehalten wird. Möglicherweise bietet sich die Gelegenheit, nach zwei oder drei Jahren einen Mitarbeiter zurückzugewinnen, der sich im Unternehmen bereits gut auskennt.

Ablauf im Offboarding

Zunächst muss das Unternehmen diese Frage klären: Wer ist zuständig für das Offboarding? Idealerweise sollte die Personalabteilung federführend sein, denn sie steuert den Austrittstermin ein, die Zeugniserstellung und auch das Offboarding-Interview. Für das technische Offboarding (siehe unten) informiert HR die IT-Abteilung über den Termin, ab wann Zutrittsberechtigungen und Kennwörter ungültig sein sollen.

Als zweiter Schritt folgt eine Konzepterstellung für Offboarding: Was sind die Ziele im Offboarding? Mit welchen Maßnahmen können diese erreicht werden? Wer übernimmt welche Aufgaben? Wann sind externe Experten wie ein Outplacement-Berater oder ein Coach hinzuzuziehen?

Das Konzept mündet in eine Checkliste für HR, in der alle Maßnahmen und Schritte für die verschiedenen Situationen festgehalten sind. Steht der Austritt eines Mitarbeiters an, können diese mit den jeweiligen Terminen versehen und Schritt für Schritt abgehakt werden.

Maßnahmen im Offboarding

• Ein Offboarding-Interview führen: Das Austrittsgespräch ist der Kernpunkt jedes Offboarding-Prozesses. Hier fragt HR nach den Motiven für die Kündigung oder teilt die eigenen Motive mit und es werden die weiteren Schritte besprochen.
• Den Austritt kommunizieren: Wichtig ist eine schnelle, offene und ehrliche Kommunikation gegenüber allen Kollegen und Kunden, um möglichen Gerüchten und negative Auswirkungen auf das Betriebsklima vorzubeugen.
• Die Nachfolge planen: Im Idealfall wird der Mitarbeiter aktiv in die Nachfolgeplanung einbezogen und arbeitet seinen Nachfolger ein. Der Knowledge-Transfer wird auch durch eine ausführliche Dokumentation von Aufgaben, Erfahrungen, Kontakten unterstützt.
• Das Zeugnis erstellen: Ausscheidende Mitarbeiter haben ein Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Bei der Zeugniserstellung kann die HR-Software, in der Stationen, Aufgaben und Karriereschritte vermerkt sind, unterstützen.
• Das technische Offboarding anstoßen: Hier wird festgehalten, wann welche Zutritts- und Zugriffsrechte entzogen und wann welche Arbeitsmaterialien zurückgegeben werden. Auch der Umgang mit dem E-Mail-Postfach sollte klar geregelt sein.
• Den Ausstand feiern: Eine kleine Feier zur Verabschiedung drückt Wertschätzung und Respekt für den Mitarbeiter aus und erleichtert den weiteren Kontakt. Auch ein kleines Abschiedsgeschenk signalisiert Anerkennung für die geleistete Arbeit.
• Den Kontakt halten: Um mit ausgetretenen Mitarbeitern weiter in Kontakt zu bleiben, ist der Aufbau eines Alumni-Netzwerks sinnvoll. Auch die Vernetzung der bisherigen Kollegen auf Plattformen wie Xing und Linkedin unterstützt das weitere Networking.
• Eine gute Bewertung anregen: Arbeitgeberbewertungsplattformen spielen für die Gestaltung der Arbeitgebermarke eine immer wichtigere Rolle. Daher bietet es sich an, den Mitarbeiter zu bitten, eine Bewertung auf Kununu oder einer anderen Plattform abzugeben.
• Offenheit für eine Rückkehr signalisieren: Manchmal zeigt sich im neuen Job, dass beim früheren Arbeitgeber alles doch besser war. Für diesen ist das eine gute Chance, einen Mitarbeiter zurückzugewinnen, der das Unternehmen kennt, zur Unternehmenskultur passt und gleichzeitig neue Eindrücke und Erfahrungen mitbringt.
  
  

Software für das Offboarding

Offboarding wird zum einen als technischer Prozess verstanden, der eine sichere Deaktivierung von Zutrittsberechtigungen und Kennwörtern gewährleistet. Dies erfolgt idealerweise softwaregestützt. Auch die Rückgabe von Arbeitsmaterialien wie Laptop, Smartphone oder Firmenwagen kann durch die HR-Software des Unternehmens gesteuert werden.

Die soziale/emotionale Komponente von Offboarding, die vom Führen des Offboarding-Gesprächs bis zum Aufbau eines Alumni-Netzwerks reicht, kann ebenfalls durch die HR-Software unterstützt werden. Zum Beispiel kann das Unternehmen den Offboarding-Prozess definieren und über die Software automatisiert steuern. Ein Alumni-Pool kann analog eines Talentpools aufgebaut werden.

Wann Offboarding nicht funktioniert

Die Risiken eines fehlenden Offboarding-Prozesses sind groß und reichen von Know-how-Verlust bis zu einem schlechten Arbeitsklima und zu Schäden für die Arbeitgebermarke. Auch eine meldepflichtige Datenschutzpanne kann durch ein fehlerhaftes oder nicht existentes Offboarding entstehen. Deshalb ist jedes Unternehmen gut damit beraten, zumindest eine Offboarding-Checkliste zu erstellen und einen klaren Prozess für das technische Offboarding zu installieren. Offboarding sollte im Vergleich zum Onboarding einen ähnlich hohen Stellenwert im Unternehmen einnehmen.