Offboarding im Unternehmen
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Offboarding?
- Warum ist Offboarding so wichtig?
- Ablauf im Offboarding
- Maßnahmen im Offboarding
- Software für das Offboarding
- Wann Offboarding nicht funktioniert
Was ist Offboarding?
Mit Offboarding oder Exit Management wird der Trennungsprozess beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen beschrieben – unabhängig davon, ob der Mitarbeiter kündigt oder das Unternehmen ihn entlässt. Es gilt, die Trennung offen und ehrlich zu gestalten, einem Know-how-Verlust vorzubeugen und den Kontakt zum ausscheidenden Kollegen zu halten.
Warum ist Offboarding so wichtig?
Der Austritt eines Mitarbeiters kann verschiedene Ursachen haben: Er kündigt, weil er eine neue Herausforderung sucht. Er hat sich eine neue Stelle gesucht, weil er mit dem Arbeitsklima, den Kollegen, Vorgesetzten oder der Bezahlung nicht glücklich ist. Er geht in den Ruhestand. Oder das Unternehmen muss Stellen abbauen oder sich aus anderen Gründen vom Mitarbeiter trennen.
In all diesen Fällen geht es darum, den Offboarding-Prozess möglichst positiv zu gestalten, denn der Mitarbeiter bleibt ein Markenbotschafter des Unternehmens, egal aus welchen Gründen er geht. Employer Branding ist ein wichtiger Faktor von Offboarding. Unzufriedene ehemalige Mitarbeiter teilen ihren Unmut häufig in sozialen Netzwerken oder auf Arbeitgeberplattformen mit und beschädigen somit die Arbeitgebermarke des Unternehmens.
Ein erhöhtes Konfliktpotenzial beim Mitarbeiteraustritt ergibt sich in Situationen, in denen die Trennung vom Unternehmen ausgeht. Dann erhält das Offboarding eine besondere Bedeutung, um negative Konsequenzen nach Möglichkeit zu vermeiden. Viele Arbeitgeber bieten eine professionelle Outplacement-Beratung an, die die berufliche Neuorientierung des Mitarbeiters unterstützt.
Auch in den Fällen, in denen der Mitarbeiter von sich aus geht, hat Offboarding wichtige Funktionen. Das Exit Management sorgt dafür, dass relevantes Know-how des Mitarbeiters im Unternehmen bleibt, dass alle Arbeitsmaterialien zurückgegeben werden, dass Aufgaben neu verteilt werden und dass der Kontakt aufrecht gehalten wird. Möglicherweise bietet sich die Gelegenheit, nach zwei oder drei Jahren einen Mitarbeiter zurückzugewinnen, der sich im Unternehmen bereits gut auskennt.
Ablauf im Offboarding
Zunächst muss das Unternehmen diese Frage klären: Wer ist zuständig für das Offboarding? Idealerweise sollte die Personalabteilung federführend sein, denn sie steuert den Austrittstermin ein, die Zeugniserstellung und auch das Offboarding-Interview. Für das technische Offboarding (siehe unten) informiert HR die IT-Abteilung über den Termin, ab wann Zutrittsberechtigungen und Kennwörter ungültig sein sollen.
Als zweiter Schritt folgt eine Konzepterstellung für Offboarding: Was sind die Ziele im Offboarding? Mit welchen Maßnahmen können diese erreicht werden? Wer übernimmt welche Aufgaben? Wann sind externe Experten wie ein Outplacement-Berater oder ein Coach hinzuzuziehen?
Das Konzept mündet in eine Checkliste für HR, in der alle Maßnahmen und Schritte für die verschiedenen Situationen festgehalten sind. Steht der Austritt eines Mitarbeiters an, können diese mit den jeweiligen Terminen versehen und Schritt für Schritt abgehakt werden.
