Tipps für erfolgreiches Onboarding

Ein wichtiger Erfolgsfaktor im Onboarding ist eine klare Aufgabenverteilung. Die Aufgaben im Onboarding werden idealerweise von der Personalabteilung gesteuert. Auch die IT (Bereitstellung von PC, Softwarelizenzen, Telefon, Zugangsdaten et cetera) wird normalerweise von der Personalabteilung beauftragt, die mitteilt, wann der neue Mitarbeiter anfängt und welche Aufgaben er übernehmen soll. Die zentrale Rolle im Onboarding kommt aber der Führungskraft zu. Sie kümmert sich darum, dass der Mitarbeiter sich im Unternehmen zurechtfindet und integriert wird.

Ein detaillierter Onboarding-Plan und eine Checkliste sorgen dafür, dass kein wichtiger Prozesspunkt vergessen wird. Die ersten Arbeitstage sind wichtig, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Werden hohe Erwartungen, die während der Bewerbungsphase geschürt wurden, enttäuscht, kommt es schnell zur Kündigung. Laut einer Bewerberumfrage kündigten knapp zwölf Prozent der Neueinsteiger während der Probezeit. Als Gründe nannten sie das Verhalten der Vorgesetzten, eine schlechte Einarbeitung und nicht erfüllte Versprechungen.

Die Ziele von Onboarding im Vorfeld festzulegen, ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Mögliche Ziele sind eine gelungene Integration und eine schnelle Produktivität des Mitarbeiters sowie eine Reduzierung der Mitarbeiterkündigungen in der Probezeit. Ob die Onboarding-Ziele erfüllt wurden, kann das Unternehmen im Zuge der Feedback-Gespräche sowie durch das Erheben von Kennzahlen ermitteln. Zusätzlich sollte die Personalabteilung ein Feedback zum Onboarding-Prozess einholen, beispielsweise in Form eines Fragebogens, um die Effektivität der Maßnahmen zu überprüfen.
 

Vorteile von Onboarding

Der grundsätzliche Nutzen von Onboarding liegt in einer Erhöhung der Mitarbeiterbindung und einer schnelleren Mitarbeiterintegration. Mit einem guten Onboarding werden neue Mitarbeiter bestmöglich auf ihre neue Tätigkeit vorbereitet, damit sie möglichst schnell gute Leistungen erbringen können. Onboarding wird deshalb als Teilbereich des Talentmanagements angesehen. Weitere Vorteile sind:

• Verringerung von Unsicherheit
• Vermeidung von Fehlern
• Schnelleres Einfinden in die Thematik/Aufgabe/Rolle
• Mehr Effizienz im neu zusammengestellten Team
• Weniger Widerstände in der bestehenden Belegschaft
• Positive Auswirkungen auf das Employer Branding
   

Onboarding für unterschiedliche Zielgruppen

Beim Onboarding gilt es, die Wünsche und Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter-Gruppen zu berücksichtigen. Eine neue Führungskraft benötigt andere Informationen und Arbeitsmaterialien als eine Auszubildende oder eine erfahrene Fachkraft im Vertrieb, im Marketing oder der Entwicklung. Auch für ausländische Mitarbeiter und Zeitarbeitnehmer sind individuelle Onboarding-Programme sinnvoll. Deshalb sollten Arbeitgeber zwischen zielgruppenspezifischen Maßnahmen und allgemeinen Integrationsmaßnahmen unterscheiden. Zu letzteren gehört die positive Bestätigung durch die Kollegen und die gesamte Organisation. Ein offenes „Willkommen“ und ein kleines Geschenk am ersten Arbeitstag sollten für alle neuen Mitarbeiter selbstverständlich sein.
 

Onboarding-Software

Softwarelösungen für das Onboarding unterstützen die Personalabteilung dabei, die Onboarding-Prozesse zu steuern. Auf dem Markt gibt es zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen für das Onboarding. Ideal ist aber, wenn der Onboarding-Prozess in die HR-Software des Unternehmens integriert ist, da es starke inhaltliche Anknüpfungen an das Bewerbermanagement und das Mitarbeitermanagement, an das Seminarmanagement und das Talentmanagement gibt.

Eine gute Onboarding-Anwendung stellt neuen Mitarbeitern Informationen via Self-Services zur Verfügung und ermöglicht ihnen, Daten wie Anschrift und Krankenkasse selbst einzugeben oder zu ändern. Sie erinnert an Aufgaben und anstehende Workshops und schickt auch den Führungskräften eine Erinnerung, wann welche Gespräche oder Termine anstehen. Auch eine integrierte Feedback-Funktion, mit der anfängliche Stolpersteine aufgedeckt werden, ist hilfreich.