HR-Wissen für die Praxis
Personalcontrolling
Inhaltsverzeichnis
- Definition Personalcontrolling
- Aufgaben und Ziele
- Operatives und strategisches Personalcontrolling
- Controllingbereiche
- Instrumente im Personalcontrolling
- Chancen und Risiken
- Softwareunterstützung
Definition Personalcontrolling
Personalcontrolling kann als Teil des Unternehmenscontrollings oder als Aufgabe im Personalmanagement angesehen werden. Während das Controlling im Allgemeinen als Teilfunktion des unternehmerischen Führungssystems verstanden wird, dessen Kernaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Bereiche ist, fokussiert sich das HR-Controlling speziell auf die Personalwirtschaft.
Aufgaben und Ziele
Aufgabe des Personalcontrolling ist es, aussagekräftige Zahlen und Daten zur Belegschaft des Unternehmens zu erheben, um die Mitarbeiterzahlen, -qualifizierungen und -kosten steuern, Risiken minimieren, Stimmungsbilder erheben und geeignete Maßnahmen ergreifen zu können.
Ziel des Personalcontrollings ist nicht nur der Rückblick auf Personalstatistiken, sondern das Erstellen von aussagekräftigen Zukunftsprognosen, um Veränderungen vorherzusagen und mit organisatorischen Maßnahmen und der Personalplanung rechtzeitig auf diese reagieren zu können. Wie gut diese Vorhersage sein kann, hängt in starkem Maß von der Qualität der zur Verfügung stehenden Daten ab.
Das Personalcontrolling basiert auf HR-Kennzahlen (KPIs), die sowohl quantitative Aspekte (Personalkosten und -aufwand) als auch qualitative Aspekte (psychologische und soziale Daten) beinhalten. Insofern unterscheidet sich das Personalcontrolling vom Unternehmenscontrolling, das auf quantitativen Daten beruht.
Operatives und strategisches Personalcontrolling
In der Regel wird unterschieden zwischen operativem und strategischem Personalcontrolling. Das operative Personalcontrolling beschäftigt sich mit den „harten Kennzahlen“ wie Mitarbeiterzahl, Personalkosten oder Effizienz des Personaleinsatzes.
Das strategische Personalcontrolling ist im Gegensatz zum kurz- bis mittelfristig orientierten operativen Personalcontrolling langfristig ausgerichtet. Es basiert vornehmlich auf personenbezogene Zukunftsdaten mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit sowie weiteren Prognosedaten aus Hochrechnungen. Durch das Entwerfen verschiedener Szenarien kann das Personalcontrolling strategische und organisatorische Veränderungen im Unternehmen anregen.
Controllingbereiche
Das Personalcontrolling ist vielschichtig und reicht von der Evauluation der Personalarbeit selbst bis hin zu Datenauswertung im Bereich Personalentwicklung oder der demografischen Entwicklung. Typische Bestandteile des Personalcontrollings sind:
- Allgemeine Kennzahlen und Kostencontrolling: Erhebung von Mitarbeiterzahl, Gehalt und der voraussichtlichen Gehaltsentwicklung nach Organisationseinheiten
- Kennzahlen Personalbedarf/Personalbedarfsplanung: Erhebung und Prognose der Personalkapazitäten
- Kennzahlen im Recruiting: Quantitative und qualitative KPIs wie Time-to-fill, Cost-per-hire, Anzahl der Bewerbungen je Kanal, Zufriedenheit mit dem Recruitingprozess, Quality-of-hire
- Bildungscontrolling: Evaluierung von KPIs zur Zufriedenheit mit den Maßnahmen, zur Qualität der Referenten und Seminarprozesse und zum Wissenstransfer
- Mitarbeiterbindung: Entwicklung der Fluktuationsrate, Prognose von Fluktuation
- Altersstruktur: zu erwartende Veränderungen innerhalb der Belegschaft durch den demografischen Wandel, hochgerechnet auf fünf oder zehn Jahre
- Krankenquote: Entwicklung von Fehlzeiten, Erhebung der geleisteten Arbeitszeit
Instrumente im Personalcontrolling
Für das Personalcontrolling stehen zahlreiche Instrumente zur Verfügung. Häufig handelt es sich dabei um Instrumente aus dem Unternehmenscontrolling, die an die Erfordernisse des HR-Bereichs angepasst werden. Zu den wichtigsten Instrumenten im Personalcontrolling zählen:
- Balanced Scorecard ist ein Instrument, das die strategischen Ziele und Kennzahlen eines Unternehmens auf einfache Weise sichtbar macht. Angepasst an den HR-Bereich werden erfolgskritische HR-Kennzahlen erhoben und auf dieser Basis strategische Ziele für den Personalbereich definiert.
- Benchmarking bezeichnet die vergleichende Analyse von eigenen Ergebnissen oder Prozessen mit internen oder externen Wettbewerbern. Ein Benchmark im HR-Bereich kann beispielsweise Antworten auf die Frage liefern, weshalb ein vergleichbares Unternehmen mehr und bessere Bewerbungen erhält.
- Mitarbeiterbefragungen erheben in der Regel quantitative Daten von den Beschäftigten. Mit den richtigen Fragen und dem Feedback der Mitarbeiter können Unternehmen Verbesserungspotenziale erkennen. Wichtig ist, dass diese Erkenntnisse auch in entsprechende Maßnahmen münden.
- Reporting Dashboards stellen ein wichtiges Instrument dar, um die wichtigsten HR-Kennzahlen abzubilden und vergleichbar zu machen. So haben der HR-Bereich, die Geschäftsleitung und die Führungskräfte einen guten Überblick über aktuelle Entwicklungen und können schnell reagieren.
Chancen und Risiken von Personalcontrolling
Viele kleine und mittlere Unternehmen vernachlässigen das Controlling und erheben nur wenige HR-Kennzahlen. Damit verschenken sie viele Potenziale, denn nur wer Transparenz über die personalwirtschaftlichen Zusammenhänge herstellt, kann die richtigen Hebel für die Zukunft stellen.
Der Nutzen von Personalcontrolling übertrifft deutlich den Aufwand, der für das Erheben der quantitativen und qualitativen Daten anfällt. Mithilfe der geeigneten Kennzahlen kann der Personaleinsatz optimiert werden, Fluktuation und Fehltage können reduziert werden. Die Effektivität von Weiterbildungs- und anderen HR-Maßnahmen kann belegt werden und der Personalbereich kann seine eigene Leistung messen und gegenüber der Geschäftsleitung belegen.
Softwareunterstützung
Unverzichtbare Basis für das Controlling sind geeignete Datenbestände. Reportings sind natürlich auch mit Hilfe von Excel-Tabellen möglich, aber die händische Übertragung in die Tabellenkalkulation ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Eine HR-Software, die die geeigneten Mitarbeiterdaten zur Verfügung stellt, hat den zusätzlichen Vorteil der Automatisierung: Auswertungen werden automatisch und tagesaktuell zur Verfügung gestellt.
Die HR-Software perbit liefert HR-Kennzahlen auf einem Blick: In ihrem individuellen Dashboard sehen HR-Experten, Führungskräfte und andere Stakeholder aus dem Unternehmen jederzeit aktuell die für sie wichtigsten KPIs. Zur weiteren Analyse können sie Abfragen starten, Diagramme erstellen und Statistiken abrufen.