Personalplanung

HR-Wissen für die Praxis

Personalplanung im Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

  • Warum Personalplanung?
  • Ziele der Personalplanung
  • Aufgaben der Personalplaner
  • Personalplanung Kennzahlen
  • Personalplanungssoftware
  • Personalplanung und Betriebsrat
  • Weiterführende Informationen

 

Warum Personalplanung?

Die Gründe für eine Personalplanung liegen auf der Hand: Sie sorgt vorausschauend dafür, dass diejenigen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die für das Erreichen der Unternehmensziele erforderlich sind. Notwendig ist nicht nur eine quantitative Ressourcenplanung, sondern auch eine qualitative Entwicklungsplanung. Es gibt daher eine enge Verknüpfung mit der Personalentwicklung.

Ziele der Personalplanung

Die Personalplanung befindet sich an der Schnittstelle zwischen Personalbeschaffung und Personalfreisetzung. Doch es geht um viel mehr als um die Fragestellung: Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen werden perspektivisch in den nächsten Wochen und Monaten benötigt? Zu den Eckpfeilern der Personalplanung gehört zudem die Berücksichtigung von Erwartungen der Mitarbeiter, von betrieblichen Erfordernissen und von Kostenplänen.

In Zeiten des dynamischen Wandels und immer enger werdender Arbeitsmärkte kommt der strategischen Personalplanung eine zunehmende Bedeutung zu: Es gilt, aus den strategischen Unternehmenszielen die quantitativen und qualitativen Personalbedarfe abzuleiten und mit den entsprechenden Recruiting- und Entwicklungsmaßnahmen zu decken. Es gilt, Mindestbesetzungen für die einzelnen Funktionen zu definieren und mit den Arbeitszeitmodellen in Einklang zu bringen.

Dem gegenüber steht die kurzfristige oder operative Personalbedarfsplanung, die den Personalbedarf für die nächsten Wochen ermittelt. Doch auch hier ist das Unternehmen gut beraten, die Dienstpläne nicht nur für einen Zeitraum von vier Wochen festzulegen, um den Mitarbeitern eine bessere Planungssicherheit zu ermöglichen. Wer frühzeitig weiß, wann er an welchen Feiertagen oder Wochenenden arbeiten muss, kann sich besser mit seiner Familie abstimmen und ist zufriedener. Eine gute Personalplanung korreliert daher auch mit der Mitarbeiterbindung.

Aufgaben der Personalplaner

Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort – so lautet die grundlegende Formel der Planer. Die Aufgaben der Personalplanung sind jedoch weitaus komplexer. Die wichtigsten Tätigkeiten im Überblick:

  • Personalbedarf ermitteln: Den Personalbedarf berechnen die Planer in den meisten Unternehmen auf Basis von historischen Daten, Auftragseingängen, geplanten Sortimentsveränderungen et cetera. Im Handel werden oft zusätzlich zum Umsatz oder zur Kundenfrequenz vergleichbarer Vorjahreszeiträume weitere Bedarfstreiber wie Wetter, Feiertage, Ferienbeginn und Werbeaktionen mit einbezogen. Es gilt, in Ermangelung von zukunftsbezogenen Daten den Personalbedarf möglichst genau zu berechnen.
  • Dienstplan erstellen: Dienstpläne sollten flexibel sein und Mitarbeiterwünsche berücksichtigen, um dem Bedürfnis der Mitarbeiter nach Work-Life-Balance entgegen zu kommen. Gleichzeitig müssen die Dienstpläne die Qualifikationen der Beschäftigten berücksichtigen. Ein Mitarbeiter aus der Gartenabteilung kann nur schlecht in der Sanitärabteilung Kunden beraten. Dementsprechend wird die Personaleinsatzplanung heute vornehmlich softwaregestützt durchgeführt (siehe unten).
  • Auf Ausfallzeiten reagieren: Urlaub kann im Vorfeld eingeplant werden. Aber andere Fehlzeiten wie Krankheit treten meist spontan auf und erfordern eine kurzfristige Anpassung der Dienstpläne. Damit sie die Mitarbeiter rechtzeitig über die Änderungen informieren können, stellen immer mehr Unternehmen die Dienstpläne auf Mobilgeräten zur Verfügung, zum Beispiel als App. Das bringt auch für die Planer eine große Erleichterung mit sich: Über diesen Weg können sie Arbeitszeiten anfragen und erhalten eine schnelle Rückmeldung.
  • Jährliche Personalplanung durchführen: Zusätzlich zur mittelfristigen Personaleinsatzplanung und zur kurzfristigen Anpassung an Fehlzeiten oder Auftragsschwankungen stellt auch die langfristige Planung einen der Teilbereiche der Personalplanung dar. Hier geht es darum, für das nächste Jahr zu errechnen, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen für welche Tätigkeiten benötigt werden. Nur mit dieser langfristigen Perspektive kann der Personalbereich reagieren und die erforderlichen Qualifizierungs- oder Personalgewinnungsmaßnahmen einleiten.

Personalplanung Kennzahlen

Allgemeine Personalkennzahlen zum Personalbestand, zur Fluktuation und Anzahl der geplanten Neueinstellungen sowie zum zukünftigen Personalbedarf bilden den Rahmen für den Personalplanungsprozess. Auch die Altersstruktur der Belegschaft und die altersbedingt ausscheidenden Beschäftigten sollten als Planungsgrundlage hinzugezogen werden (Demografiemanagement). Weitere grundlegende Kennzahlen sind die Verteilung von Qualifikationen sowie die geplanten Qualifizierungsmaßnahmen.

Für die eigentliche Personal- und Personaleinsatzplanung sind weitere, vornehmlich qualitative Kennzahlen relevant, unter anderem die inhaltliche Qualität des Dienstplans, die Gerechtigkeit der Planung, die Vielfalt innerhalb des Teams und die Zufriedenheit der verplanten Mitarbeiter.

Personalplanungssoftware

Steigende Forderungen der Kunden nach Flexibilität und individualisierten Produkten, zunehmende Wünsche der Mitarbeiter nach flexiblen und an den persönlichen Bedarf angepasste Arbeitszeiten lassen die Personalplanung immer komplexer werden. Die Anbieter reagieren mit intelligenten Softwarelösungen, die eine realitätsnahe Bedarfsermittlung ermöglichen sowie eine mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung, die aus Millionen Lösungsmöglichkeiten diejenige heraussucht, die im Einklang mit allen Regeln steht und wichtige Zielkriterien und Mitarbeiterwünsche erfüllt. Ideal ist zudem eine Anbindung der Mitarbeiter über mobile Endgeräte für die schnelle und direkte Kommunikation. Eine moderne Workforce Management Software ist heute 24 Stunden pro Tag und sieben Tage pro Woche verfügbar.

Personalplanung und Betriebsrat

Die Rechtsquelle für die Mitbestimmung bei der Personalplanung ist § 92 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz). Das Mitbestimmungsrecht sieht vor, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf und sich die daraus ergebenden personellen Maßnahmen und Qualifizierungsmaßnahmen rechtzeitig und umfassend unterrichten muss. Die Vorgehensweise ist unabhängig von der Art der Planung – ob diese systematisch oder fallweise durchgeführt wird: Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat alle Unterlagen, die er für die Planung verwendet (wie Stellenbeschreibungen oder Stellenpläne) zur Verfügung stellen und erläutern.

Weiterführende Informationen

Das RKW Hessen hat für mittelständische Unternehmen eine Personalplanung Checkliste „Personalplanung mit Weitsicht“ entworfen, die Sie hier herunterladen können.

Weitere HR-Begriffe finden Sie in unserem Glossar für das Personalmanagement

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