Inhaltsverzeichnis
- Was sind Personalprozesse?
- Warum Prozesse managen?
- Personalprozesse gestalten
- Personalprozesse optimieren
- Übersicht möglicher Personalprozesse
- Welche HR-Prozesse sind erfolgsentscheidend?
- IT-Unterstützung für HR-Prozesse
- Weiterführende Informationen
Was sind Personalprozesse/ HR-Prozesse?
Personalarbeit ist längst keine reine Verwaltungsfunktion mehr, sondern eine komplexe und zukunftsorientierte Tätigkeit, die ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. Ein Denken in Prozessen und die regelmäßige Optimierung der Personalprozesse sind wichtige Bestandteile der Personalarbeit, um die Qualität der Arbeit zu erhöhen und die Durchlaufzeiten zu verkürzen.
Warum Prozesse managen?
Warum werden Prozesse in der Personalarbeit benötigt? Da die Anforderungen an die Qualität, Schnelligkeit, Termintreue und Kosten der Personalarbeit immer weiter zunehmen, müssen Personalmanager zunehmend in Prozessen denken. Gut aufgestellte HR-Prozesse helfen ihnen, Kosten zu senken, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Termine automatisiert zu überwachen und Freiräume für qualitative, beratende und strategische Tätigkeiten zu schaffen.
Personalprozesse gestalten
In jeder Personalabteilung gilt es wiederkehrende Aufgaben durchzuführen. Werden diese modellhaft in ihrer zeitlich logischen Abfolge beschrieben, so spricht man von einem Geschäftsprozess. Ein Beispiel ist die Personalbeschaffung. Diese wird meist in folgende Prozessschritte unterteilt: Bewerbungseingang, Prüfung der Bewerbung, Einstellung oder Absage. Die Prüfung der Bewerbung enthält mehrere elementare Prozessschritte, die in einem Zug durchgeführt werden: Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft, Beurteilung der Bewerbung durch die Führungskraft, Rückmeldung an die Personalabteilung.
Die Anforderungen an die Personalabteilung sind, eine detaillierte Prozessbeschreibung durchzuführen, die bestehenden Prozesse zu dokumentieren und daraus eine Prozesslandkarte zu erstellen. Im weiteren Verlauf gilt es, das HR-Prozessmodell regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen.
Personalprozesse optimieren
Ändern sich die Abläufe im Unternehmen oder die Rahmenbedingungen, muss die HR-Abteilung die Personalprozesse kontrollieren und gegebenenfalls anpassen.
Ein Beispiel aus dem bereits zitierten Prozess der Personalbeschaffung: Noch vor einigen Jahren verliefen in vielen Firmen mehrere elementare Prozessschritte des Bewerbungseingangs parallel: Abholen und Einscannen der postalischen Bewerbungen, Aufrufen des E-Mail-Postfachs und Übertragen der Bewerberdaten und Dokumente in die Bewerbermanagementsoftware. Erst dann erfolgte das Sichten dieser und der per Online-Formular eingegangenen Bewerbungen sowie das Anstoßen des nächsten Prozessschritts, „Prüfung der Bewerbung“. Der Verzicht auf postalische Bewerbungen, ein automatisches Auslesen des E-Mail-Postfachs und Übertragen der Daten in die Software per CV-Parsing ermöglichen es, dies weitgehend zu automatisieren: Alle Bewerbungen sind direkt in der Bewerbermanagementsoftware verfügbar. Eine Nachrichtenfunktion informiert die Personalabteilung, wenn neue Bewerbungen vorliegen.
Übersicht möglicher Personalprozesse
Typische HR-Prozesse sind unter anderem in folgenden Tätigkeitsfeldern zu finden:
- In der Personalplanung: den Personalbedarf planen, den Personaleinsatz managen, Über- oder Unterbesetzungen erkennen
- In der Personalbeschaffung: die Arbeitgebermarke entwickeln (Employer Branding), Ausschreibungen erstellen, die Beschaffungskanäle organisieren, die Personalbeschaffung und Personalauswahl durchführen, die Einstellung vornehmen beziehungsweise die Absage erteilen, das Onboarding durchführen
- In der Personalbetreuung: Arbeits- und Fehlzeiten verwalten, Urlaubsanträge bearbeiten, Mitarbeiter vergüten, Abgaben und Steuern abführen
- In der Personalentwicklung: Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen organisieren, Beurteilungen durchführen, Entwicklungspläne erstellen, Maßnahmen für die Personal- und Führungskräfteentwicklung umsetzen
- Bei der Personalfreisetzung: Personalaustritte abwickeln, Zeugnisse erstellen, das technische Offboarding durchführen
Welche HR-Prozesse sind erfolgsentscheidend?
Erfolgsentscheidend für den HR-Bereich sind nicht die einzelnen Prozesse in einem bestimmten Tätigkeitsbereich, sondern die Prozessoptimierung. Im Fokus steht die Frage, wie gut HR seine administrativen Personalprozesse im Griff und durch eine geeignete Softwareunterstützung automatisiert hat. Die strategische Bedeutung von HR steigt, gleichzeitig nimmt die Erwartungshaltung an die Personalabteilung zu. Dennoch müssen die bisherigen Administrationsaufgaben weiterhin schnell und fehlerfrei erledigt werden. Dies ist möglich durch prozessunterstützende IT-Systeme, die eine Automatisierung wiederkehrender Abläufe erwirken.
Werden Prozesse informationstechnisch umgesetzt, wird das als Workflow bezeichnet. Ein Workflow kann – um beim Beispiel der Personalbeschaffung zu bleiben – die Prozessschritte von der Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft bis zur Rückmeldung der Beurteilung an die Personalabteilung unterstützen, indem er zur jeweils nachfolgenden Aktion auffordert.
IT-Unterstützung für HR-Prozesse
Ein erheblicher Teil der Anfragen und administrativen Tätigkeiten, die Personalabteilungen täglich erreichen, kann durch moderne HR-Software mit Workflow-Integration erledigt werden. Durch webbasierte Systeme können Führungskräfte und Mitarbeiter direkt mit eingebunden werden. Somit werden Medienbrüche vermieden. Durchlauf- und Liegezeiten reduzieren sich und der Transport- und Verteilungsaufwand fällt weg. Die gesamte Abwicklung vereinfacht sich und eine mehrfache Datenerfassung entfällt. Das hat auch positive Auswirkungen auf die Bearbeitungsqualität.
Potenzielle Stolpersteine, die bei der Einführung von Personalprozessen drohen könnten – zum Beispiel Widerstände der Nutzer – können durch eine gute Planung und Vorbereitung eliminiert werden. Es empfiehlt sich, mit standardisierten Routineprozessen zu starten, bei denen die Automatisierung Bearbeitungszeiten und Fehlerhäufigkeit senkt. Auch kurze, häufig durchgeführte Prozesse, etwa Abwesenheitsprozesse, eignen sich gut für die softwaregestützte Durchführung.