Inhaltsverzeichnis
- Was sind Self-Services?
- Funktionen
- Einführung
- Softwareunterstützung für Self-Services
- Vorteile
- Kosten
- Weiterführende Informationen zu Self-Services
Was sind Self-Services?
Self-Services befähigen ihre Benutzer, selbstständig eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, rund um die Uhr und ohne Wartezeiten. Services, die sich speziell an Mitarbeiter richten, werden als Employee-Self-Services (ESS) bezeichnet. Im HR-Bereich gibt es darüber hinaus Self-Service-Systeme für Führungskräfte, sogenannte Manager-Self-Services (MSS).
Funktionen
Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und Führungskräfte entscheidet darüber, ob HR Self-Services mehr Effizienz für die Personalarbeit bringen. Wichtige Kriterien sind eine leichte Bedienbarkeit und ein erkennbarer Mehrwert für die Mitarbeiter und Führungskräfte.
Welche Funktionen es beinhalten, kann jedes Unternehmen individuell entscheiden. Typische HR-Aufgaben sind:
- Stammdatenaktualisierung: Die Mitarbeiter ändern selbstständig ihre Anschrift, Bankverbindung und andere persönliche Angaben.
- Abwesenheiten: Die Mitarbeiter beantragen Dienstreisen, Homeoffice-Tage oder übermitteln Krankmeldungen.
- Urlaubsanträge: Die Mitarbeiter beantragen Urlaubstage und erhalten Einsicht in ihre Urlaubsstände.
- Seminaranträge: Die Mitarbeiter melden sich für ein Seminar aus dem Weiterbildungskatalog an.
- Gehaltsabrechnungen: Die Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen einsehen und bei Bedarf ausdrucken.
- Zeiterfassung: Die Mitarbeiter geben Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit an, erfassen Projektzeiten und führen Korrekturen aus.
Zusätzlich können Prozesse wie die Vereinbarung und Durchführung Zielvereinbarungen über HR Services abgebildet werden. Im Bereich MSS sind weitere Funktionen wie die Abfrage von Mitarbeiter- und Abteilungskennzahlen, eine Einsicht in die Gehaltsentwicklung der Abteilung oder die Beurteilung eingehender Bewerbungen möglich.
Einführung
Vor der Einführung von HR Services steht die Überlegung, für welche Mitarbeitergruppen diese Dienstleistungen zur Verfügung stehen sollen: Sollen Manager Self-Services (MSS) oder Employee Self-Services (ESS) angeboten werden oder beides? Sind spätere Erweiterungen des Nutzerkreises geplant? Die Antworten auf diese Fragen legen den Grundstein für alle weiteren Aktionen.
Im zweiten Schritt gilt es festzulegen, mit welchen Prozessen die Umsetzung starten soll. Es empfiehlt sich, zunächst operative Prozesse, bei denen die Beteiligten einen klaren Nutzen erkennen, als HR Services umzusetzen. Gleichzeitig sollte der Mehrwert der Self-Services kommuniziert werden: Welchen Nutzen bringen sie für Mitarbeiter und Führungskräfte? Was verbessert sich bei der persönlichen Betreuung durch die HR-Mitarbeiter, wenn diese nicht mehr alle Routineaufgaben ausführen müssen?
Bei der softwaretechnischen Umsetzung gilt es dafür zu sorgen, dass mit dem Start der HR Self-Services alles reibungslos läuft. Dazu gehört, dass grundlegende Vorarbeiten wie die saubere Abbildung von Rollen und Workflows, Zugriffberechtigungen und Genehmigungsschritten durchgeführt und ausführlich getestet werden.
Softwareunterstützung für Self-Services
Je professioneller die HR-Software im Unternehmen eingesetzt wird, je klarer die Organisation bereits im HR-System abgebildet ist, desto einfacher fällt die Einführung von Self-Services für Führungskräfte und/oder Mitarbeiter. Eine moderne HR-Software wie perbit stellt Self-Services für Mitarbeiter (ESS) und Führungskräfte (MSS) bereit, die auch mobil verfügbar sind.
Vorteile
Der wichtigste Vorteil ist die Entlastung der Personalabteilung: Geben die Mitarbeiter via Self-Services ihre neue Bankverbindung selbst ein, beantragen sie auf diesem Weg Urlaubstage und Gesprächstermine oder buchen sie selbst ein Seminar aus dem internen Weiterbildungskatalog, werden die Personaler von administrativen Aufgaben entbunden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass durch die Selbsteingabe weniger Übertragungsfehler entstehen. HR-Prozesse werden effizienter und Kosten werden eingespart. Die freiwerdende Zeit können die Personalabteilungen für strategische Aufgaben und die persönliche Betreuung nutzen.
Der Nutzen für die Mitarbeiter liegt darin, dass ihnen 24 Stunden täglich, an sieben Tagen pro Woche Informationen über ihre Urlaubstage, Zeitkonten oder Gehaltsabrechnungen zur Verfügung stehen. Sie können dann Urlaub oder Weiterbildungen beantragen, wenn sie Zeit dafür haben, und erhalten zeitnah eine Antwort. Sie werden aktiv in die Personalprozesse integriert, dadurch werden für sie die Genehmigungswege transparenter. Insgesamt erhalten die Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung.
Für Führungskräfte verringert sich der Zeitaufwand für die Abfrage von HR-Daten und Entwicklungen, für die früher oftmals ein Anruf bei der Personalabteilung nötig war. Mobile Self-Services bieten Führungskräften die Möglichkeit, von unterwegs Urlaubsanträge zu genehmigen oder Bewerbungen zu bewerten. Darüber hinaus haben Führungskräfte mit mobilen Self-Services alle für sie wichtigen Daten auf externen Terminen zur Verfügung und können schnelle und fundierte Entscheidungen treffen.
Kosten
Die Kosten für die Einführung und Implementierung amortisieren sich schnell, weil sich dadurch die Bearbeitung administrativer Dokumente erheblich verkürzt. In der Personalabteilung können mit HR Self-Services viele Wochenstunden eingespart werden. Zusätzlich fallen durch HR Self-Services Druckkosten weg, weil HR-Prozesse wie Urlaubsanträge oder Mitarbeitergespräche nicht mehr auf Papierbasis erledigt werden. Auch dies trägt zu einer Kostenreduzierung im Unternehmen bei.
Weiterführende Informationen zu Self-Services
Wie viele Unternehmen nutzen ESS und MSS? Die Antwort auf diese Frage ist enttäuschend: Laut einer Studie der Hochschule Bochum aus dem Jahr 2016 nutzen nur 15 Prozent der befragten Unternehmen ein ESS. Bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems gänzlich unbekannt. Allerdings zeigt die Studie auch einen großen Bedarf für den Einsatz einer ESS-Applikation auf, insbesondere für jünger Mitarbeiter.