HR-Wissen für die Praxis
Talent Pool
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Talent Pool?
- Der Nutzen eines Talent Pools
- Einen Talent Pool aufbauen
- Maßnahmen zur Kontaktpflege
- Softwaregestützter Talent Pool
- Weiterführende Informationen
Was ist ein Talent Pool?
Als Talent Pool wird laut Definition eine Datenbank bezeichnet, in der Arbeitgeber Arbeitnehmer-Profile für eine bestimmte Zeit speichern. Ein Pool kann externe Kandidaten enthalten und aus diesem Grund für die Mitarbeiterrekrutierung genutzt werden. In diesem können aber auch bestehende Mitarbeiter aufgenommen werden, die für Talent-Management-Maßnahmen vorgesehen sind.
Der Nutzen eines Talent Pools
Auch zu Corona-Zeiten stellt der Fachkräftemangel das Recruiting in zahlreichen Branchen und Berufen vor Herausforderungen. Ein gut gepflegter Talent Pool kann die Zeit bis zur Neubesetzung einer Stelle (Time-to-Hire) erheblich verkürzen, wenn dort ein passender Kandidat gefunden wird.
Ein Talent Pool trägt zudem zur Bindung interessanter Kandidaten an das Unternehmen bei. Vielversprechende Kontakte von Recruiting-Events und Fachmessen, gute Bewerber, die für die ausgeschriebene Position nicht eingestellt werden konnten, oder ehemalige Praktikanten, Auszubildende oder Mitarbeiter bleiben auf diese Weise in Kontakt mit dem Unternehmen und werden regelmäßig über neue Entwicklungen und passende Stellenangebote informiert.
Die Mitarbeiterbindung kann ebenfalls unterstützt werden. Werden zum Beispiel Mitarbeiter mit Entwicklungspotenzial in einen unternehmensinternen Talent Pool aufgenommen, der ihnen neue Karriereschritte und Maßnahmen zur Personalentwicklung in Aussicht stellt, erkennen sie weitere Perspektiven für sich bei ihrem bestehenden Arbeitgeber und sehen sich auch seltener auf dem externen Arbeitsmarkt nach einer neuen Aufgabe um.
Einen Talent Pool aufbauen
Beim Aufbau eines eigenen Talent Pools empfiehlt sich eine systematische Vorgehensweise. Folgende Punkte sollten dabei beachtet werden:
- Rahmenbedingungen. Entscheiden Sie, ob in den Pool nur externe Kandidaten oder auch bestehende Mitarbeiter aufgenommen werden. Legen Sie fest, welche Berufsgruppen für den Talent Pool von Interesse sind. Definieren Sie, welche Kenntnisse, Qualifizierungen und berufliche Stationen eines Kandidaten erfasst werden sollen.
- Aufnahmekriterien und -wege. Definieren Sie die Kriterien, nach denen jemand in einen Talent Pool aufgenommen werden darf. Benennen Sie die Maßnahmen, durch die Kandidaten für den Pool „akquiriert“ werden. Das können zum Beispiel Recruiting-Events sein, Social-Media-Kampagnen, das Schüler- und Hochschulmarketing oder Praktika.
- Kategorisierung. Bestimmen Sie eine Verschlagwortung, um eine leichte Auffindbarkeit passender Talente zu ermöglichen. Darüber hinaus kann die Einteilung in Kategorien – zum Beispiel nach Berufsgruppen, Berufserfahrung oder Quelle der Interessenten – für zielgerichtete Kommunikationsmaßnahmen zur Kontaktpflege genutzt werden.
- Prozess-Einbindung. Ein Talent Pool kann nur dann seine Vorteile entfalten, wenn er zu einem festen Bestandteil der Recruiting- und Talent-Management-Maßnahmen wird. Im Recruiting sollte es zum Beispiel zur Regel werden, bei freien Stellen zunächst den Pool zu durchsuchen, bevor weitere Maßnahmen wie eine Anzeigenschaltung erfolgen.
- Datenschutz. Laut DSGVO müssen externe Kandidaten zunächst ihre Einwilligung geben, bevor ihre personenbezogenen Daten aufgenommen werden dürfen. Nach einem bestimmten Zeitraum (maximal einem Jahr) sollten Sie nachfragen, ob die Personen weiter im Talent Pool bleiben möchten und ob die Daten noch aktuell sind.
- Softwareunterstützung. Eine Software hilft nicht nur dabei, Kandidaten mit einem passenden Profil im Talent Pool auffindbar zu machen (Matching). Sie unterstützt bei der Kontaktpflege und sie trägt zum Datenschutz bei: Läuft die Einwilligung eines Kandidaten ab und wird sie nicht erneuert, sorgt die Software dafür, dass die Daten gelöscht werden.
Maßnahmen zur Kontaktpflege
Ein Talent Pool muss gepflegt werden, damit er seine Vorteile ausspielen kann. Damit die Talente an das Unternehmen gebunden bleiben, ihr Interesse an dem Arbeitgeber nicht erlischt und damit sie sich nicht „aufs Abstellgleis gestellt“ fühlen, sollten regelmäßige Aktivitäten durchgeführt werden. Je individueller diese auf die einzelnen Personen zugeschnitten sind (siehe Softwareunterstützung), desto zielführender sind sie. Diese Maßnahmen zur Talentbindung bieten sich an:
- Begrüßung und Ausblick: Begrüßen Sie die Neuzugänge und geben Sie ihnen eine Übersicht, was sie als Mitglieder des Talent Pools erwarten können.
- Aktuelle Informationen: Versenden Sie in festen Zeitabschnitten einen Newsletter, in dem sie aus dem Unternehmen und der Belegschaft berichten.
- Exklusive Einladungen: Laden Sie zu einem Tag der offenen Tür, zu einem Kamingespräch mit der Geschäftsleitung, zu Fachvorträgen oder zu Bewerbungsseminaren ein.
- Neue Stellenangebote: Versorgen Sie die Mitglieder des Talent Pools mit neuen Stellenausschreibungen, die zu ihrem jeweiligen Profil passen.
- Individuelle Grüße: Versenden sie am Geburtstag oder zu wichtigen Feiertagen eine Grußbotschaft oder eine kleine Aufmerksamkeit an die Talente.
- Transparente Einblicke: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zu Wort kommen, etwa in kurzen Video-Statements, die Sie mit den Mitgliedern des Talent Pools teilen.
- Aktualisierte Einwilligungen: Vergessen Sie nicht, regelmäßig nachzufragen, ob Sie die Person weiter im Talent Pool führen dürfen und ob die Daten noch aktuell sind.
Softwaregestützter Talent Pool
Da es sehr aufwendig ist, die Maßnahmen zur Kontaktpflege zu steuern und möglichst individualisiert den Mitgliedern des Talent Pools zugänglich zu machen, empfiehlt sich die Unterstützung durch ein Bewerbermanagement-System. Dieses kann für eine angemessene Qualität und Individualisierung der Kommunikation sorgen, denn ehemalige Schülerpraktikanten benötigen andere Informationen als erfahrene Fachkräfte oder Hochschulabsolventen. Eine professionelle Bewerbermanagement-Software kann standortübergreifend und mobil genutzt werden. Sie stellt Filter- und Matching-Funktionalitäten zur Verfügung, ermöglicht Auswertungen und Reportings sowie automatisierte Benachrichtigungen, wenn Fristen ablaufen oder wenn ungewöhnlich viele Abmeldungen aus dem Talent Pool erfolgen.
Weiterführende Informationen
Talent Pools gelten als wichtigstes Active-Sourcing-Instrument. Die Top-1.000-Unternehmen suchten 2019 bei einem Fünftel ihrer offenen Stellen in eigenen Pools nach passenden Kandidaten. An zweiter Stelle folgen Karrierenetzwerke und an dritter Stelle Karriere-Events für Studierende und/oder Absolventen. Das fand die Studie „Recruiting Trends 2019“ der Universität Bamberg heraus.