HR Software für effiziente Personalarbeit

Digitalisieren Sie Ihren HR Bereich!

Mit Ihrer persönlichen HR-Software sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessern auch Ihre Personalarbeit.

HR Software optimiert Ihre Personalarbeit

Eine professionelle HR Software (Human-Resources-Management-Software) ist aus den Personalabteilungen in Deutschland nicht mehr wegzudenken. Sie unterstützt die Personalabteilung dabei, Mitarbeiter- und Bewerberdaten zu erfassen, verwalten, verarbeiten und analysieren.

Eine moderne HR Software sorgt für ein effizientes Personalmanagement. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht sie vereinfachte Prozesse und beschleunigte Abläufe im Personalwesen. Eine Erinnerungsfunktion trägt dazu bei, dass die HR-Manager keine wichtigen Termine übersehen. Das steigert unter anderem die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt, denn Schnelligkeit ist ein wichtiger Faktor in der Personalgewinnung. 

Zu einer HR Software sollten mindestens ein Mitarbeiter- und ein Abwesenheitsmanagement sowie eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören. Des Weiteren empfiehlt sich ein Bewerbermanagement, um im Wettbewerb um die Talente bestehen zu können.

HR Software hilft bei aktuellen Problemstellungen

HR-Prozesse digitalisieren

Die Digitalisierung des HR-Bereichs zählt zu den derzeit größten Herausforderungen. Eine professionelle HR Software unterstützt bei einer Vielzahl administrativer HR-Aufgaben und macht Schluss mit der fehlenden Übersicht über die Personaldaten. In einem ersten Schritt müssen die Personalabteilungen die noch existierenden Excel-Listen ablösen, um inkonsistente Daten zu vermeiden. In einem zweiten Schritt gilt es, die HR-Prozesse zu verschlanken und Routineaufgaben zu automatisieren. So erhalten die Personalmanager Zeit für strategische und qualitative Personalarbeit.
 

Mitarbeiter gewinnen und binden

In einigen Berufen ist der War for Talents bereits ausgebrochen, andere Berufe stehen vor einem drohenden Fachkräftemangel. Eine moderne HR Software mit integriertem Bewerbermanagement ermöglicht Interessenten, sich schnell und unkompliziert zu bewerben, auch von einem mobilen Endgerät aus. Sie sorgt für schnelle Reaktionszeiten durch das Unternehmen und damit für eine positive Candidate Experience. Stellt die HR Software zusätzlich Funktionen für das Talent Management bereit, erhöhen sich auch die Motivation und Bindung der bestehenden Mitarbeiter. 

Die richtigen Entscheidungen treffen

Eine effektive HR Software stellt vielfältige Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Zuverlässige Zahlen und gut aufbereitete Auswertungen helfen Personalmanagern, Optimierungspotenziale für die Belegschaft und das Unternehmen zu erkennen und zukunftsorientierte Aktionen in die Wege zu leiten. So kann die Software dazu beitragen, die Altersstruktur des Unternehmens im Blick zu behalten und geeignete Maßnahmen zu treffen. Eine moderne HR Software ist mobil verfügbar und stellt auch Führungskräften und der Geschäftsleitung entscheidungsrelevante Zahlen bereit.
 

Datenschutz und Datensicherheit beachten

Nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO ist der Datenschutz ein wichtiges Thema für Personalabteilungen. Eine professionelle HR Software hilft, die Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung umzusetzen. In der Software können zum Beispiel Löschroutinen eingerichtet werden, die sicherstellen, dass personenrelevante Daten nicht länger als erlaubt aufbewahrt werden. Gleichzeitig schützt die Software das Unternehmen vor einem ungewollten Datenverlust. Dieser wird unter anderem dadurch erreicht, dass auf mobilen Endgeräten keine Daten abgespeichert werden. Geht das Gerät verloren, kann der Finder keine HR-Daten einsehen.

Einsatzbereiche von HR Software

Eine moderne HR Software unterstützt Unternehmen dabei, ihren HR-Bereich zu digitalisieren und sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Personalarbeit. Je nach Größe und individuellem Bedarf eines Unternehmens bieten sich folgende Einsatzbereiche an:

Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ist die Basis einer HR Software. Alle personalrelevanten Daten sind in einem Datenpool gespeichert. Die HR-Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Auswertungen zu erstellen und Analysen durchzuführen. Automatisierte Arbeitsschritte helfen dabei, Routineaufgaben zu beschleunigen und setzen Kapazitäten für qualitative HR-Arbeit frei.

Das Mitarbeitermanagement von perbit zeichnet sich durch individuelle Abläufe und Auswertungen aus.
 

Bewerbermanagement

Ein Bewerbermanagement sorgt für mehr Transparenz im Recruiting und für eine reibungslose Bewerberkommunikation. Es erinnert HR-Manager und Führungskräfte automatisch an anstehende Aufgaben und hilft, den Recruiting-Prozess zu beschleunigen. Ein rollenbasierter Zugriff erleichtert die Abstimmung zwischen Führungskräften und Personalern.

Das Bewerbermanagement von perbit ermöglicht auch eine mobile Bewerbung mit wenigen Klicks.
 

Prozessmanagement

Über ein Prozessmanagement-Tool lassen sich die Abläufe in der Personalabteilung automatisieren und beschleunigen. HR-Prozesse wie die Bewerberauswahl oder der Urlaubsantrag lassen sich softwaregestützt abbilden. Neue Prozessschritte werden selbstständig angestoßen. Dadurch lassen sich Prozesskosten im HR-Bereich reduzieren.

Mit dem Prozessmanager von perbit lassen sich HR-Prozesse individuell abbilden und variabel steuern.
 

Abwesenheitsverwaltung

Eine Abwesenheitsverwaltung gibt einen aktuellen Überblick über Abwesenheiten und zeigt die Gründe von Urlaub bis Krankheit, von Weiterbildung bis Außendienst an. Auch geplante Absenzen können eingesehen werden. Über Self-Services erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, Urlaubsanträge zu stellen und ihren Resturlaub einzusehen.

Das Abwesenheitsmanagement von perbit stellt tagesaktuelle Kennzahlen zu Fehltagen bereit.
 

Performancemanagement

Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen lassen sich am besten softwaregestützt durchführen. Das ermöglicht einen leichten Soll-Ist-Abgleich von Kompetenzen und eine permanente Erfolgskontrolle. Mit einem Performancemanagement-Tool lassen sich die Beurteilungsformulare sowohl aus Manager- als auch aus Mitarbeitersicht anzeigen.

Der Performancemanager von perbit kann für jeden Mitarbeiter eine persönliche Zielkarte erstellen.
 

Personalkostenmanagement

Ein effizientes Personalkostencontrolling befähigt die Personalabteilung dazu, gegenüber dem Management die Bedeutung der HR-Funktion zu belegen. Das Kostencontrolling sollte jedoch nicht nur den Ist-Zustand auf Abteilungs- oder Bereichsebene im Auge behalten, sondern auch Simulationen von Zukunftsszenarien ermöglichen.

Mit dem Personalkostenmanager von perbit lassen sich die Personalkosten grafisch visualisieren.
 

Digitale Personalakte

In der digitalen Personalakte sind sämtliche Informationen, Verträge und Dokumente eines Mitarbeiters gebündelt. Die Dokumente werden digitalisiert und bei der Ablage indiziert. Dadurch reduziert sich die Suche nach Inhalten auf ein Minimum und die Personalabteilung kann jederzeit Auskünfte zu einem Arbeitsverhältnis geben.

Die Digitale Personalakte von perbit bietet eine frei definierbare Indizierung und komfortable Suche.
 

Demografiemanagement

Ein softwaregestütztes Demografiemanagement schafft Sicherheit für das Unternehmen im demografischen Wandel. Mit Hilfe der Software können Personalmanager die aktuelle Altersstruktur ermitteln und mögliche Zukunftsszenarien durchspielen. Auch langfristig geplante Veränderungen im Personalbedarf können in die Analysen integriert werden.

Mit dem Demografiemanager von perbit decken Personalmanager Veränderungen in der Belegschaft auf.
 

Self-Services

Mit Self-Services-Funktionen lassen sich Mitarbeiter und Führungskräfte in die Personalarbeit einbinden. Mitarbeiter können mit Employee-Self-Services (ESS) Daten selbst erfassen, Urlaube beantragen und Informationen einsehen. Führungskräfte können mit Management-Self-Services (MSS) Bewertungen abgeben und Genehmigungen erteilen.

Self-Service-Funktionen sind bei der HR Software perbit.insight in vielen Anwendungsfällen möglich.

Ausbildungsmanagement

Ein Ausbildungsmanagement hilft der Personalabteilung und den Ausbildern, die absolvierten und geplanten Ausbildungsstationen im Blick zu behalten sowie Änderungen im Durchlaufplan umzusetzen. Die Auszubildenden können sich via Self-Services informieren, welche Abteilungsbesuche und Praxisblöcke für sie geplant sind.

Das Ausbildungsmanagement von perbit macht die betriebliche Ausbildung transparent, auch für Azubis.
 

Stellenmanagement

Einen Überblick über die Organisationsstruktur des Unternehmens und die einzelnen Stellenprofile gibt das Stellenmanagement. Es erstellt übersichtliche Organigramme und zeigt der Personalabteilung die Stellenauslastung an. So ist eine zukunftsgerichtete Stellenplanung für das Unternehmen oder für einzelne Bereiche möglich.

Mit dem Stellenmanagement von perbit wird die Unternehmensstruktur tagesaktuell abgebildet.
 

Seminarmanagement

Ein Seminarmanagement hilft, den gesamten Prozess der Seminarplanung und -abwicklung zu optimieren und transparenter zu gestalten. Damit reduziert sich der Administrationsaufwand für die Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Mit der Software lassen sich zudem Auswertungen, Kostenanalysen und ein qualitatives Bildungscontrolling erstellen.

Das Seminarmanagement von perbit verfügt über ein integriertes Bildungscontrolling.
 

Mobile Personalarbeit

Mit einer HR-App können Personalmanager, Mitarbeiter und Führungskräfte personalwirtschaftliche Aufgaben unabhängig von Zeit und Ort erledigen. Die mobile Personalarbeit kommt den Wünschen und Bedürfnissen heutiger Nutzer entgegen. Zudem werden alle Mitarbeiter und Führungskräfte in HR-Aufgaben mit eingebunden.

Die HR-App von perbit bietet durch rollenbasierte Zugriffsrechte eine hohe Datensicherheit.
 

Was sollte ich bei der Auswahl einer geeigneten HR Software beachten?

Bei der Auswahl einer geeigneten HR Software muss zunächst überlegt werden, welche mögliche Anforderungen die Software und der Softwareanbieter erfüllen sollen. Stellen Sie sich folgende Fragen:
 

  • Welche Bereiche möchte ich mit der HR Software abdecken?

Legen Sie fest, welche HR-Prozesse und -Aufgaben die Software abbilden soll. Definieren Sie Ihre Anforderungen an die HR Software. Überlegen Sie, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, verschiedene Einzellösungen zu kombinieren, oder ob Sie besser auf einen Komplettanbieter setzen sollten. Dieser bietet in der Regel eine All-in-One-Lösung an, deren Module frei wählbar sind.
 

  • Welche Bereiche sind bei mir im Unternehmen bereits softwaregestützt?

Sind Sie unzufrieden mit Ihrem bestehenden Personalverwaltungsprogramm oder ist dieses nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik, empfiehlt es sich, eine Ablösung der Software anzustreben. Soll die bestehende Software beibehalten und mit einer neuen Lösung ergänzt werden, müssen Schnittstellen vorhanden sein.
 

  • Soll mein Unternehmen weiter wachsen?

Planen Sie Erweiterungen, ist ein modularer Aufbau der Software wichtig. Dieser verleiht Ihrem Unternehmen die benötigte Flexibilität und ermöglicht Ihnen, bei Bedarf weitere HR-Prozesse softwaretechnisch abzubilden. Die Software sollte zudem mobil verfügbar sein. Auch wenn mobile Anwendungen für Sie noch nicht relevant sind: Bald werden mobile Softwarenutzung und die Einbindung der Mitarbeiter zum Standard gehören.
 

  • Wie individuell sind meine HR-Prozesse?

Je individueller eine Software an die HR-Prozesse eines Unternehmens angepasst ist, desto besser trägt sie zur Wertschöpfung bei. Mithilfe von Workflows und HR-Prozessen können Unternehmen HR-Aufgaben automatisieren und Erinnerungen generieren. So entlastet eine individualisierte Software die Personalabteilung von Routineaufgaben, beschleunigt Abläufe und generiert Freiräume für qualitative Personalarbeit.
 

  • Wie wichtig ist für mich das Thema Datenschutz?

Bestimmen Sie für Ihr Unternehmen, welche Datenschutz-Zertifizierungen wichtig sind und welches Konzept für Datensicherheit der Software zugrunde liegen soll. Achten Sie bei der Softwareauswahl darauf, wie und wo personenbezogene Daten abgespeichert werden. Auch die Frage, ob der Hersteller in Deutschland oder Europa beheimatet ist und wo die Serverstandorte liegen, spielt eine wichtige Rolle.
 

  • Wer soll die Software betreiben?

Die Frage nach dem Serverstandort ist relevant, wenn Ihr Unternehmen sich für eine Cloud-Software ausspricht. Diese ist schnell und flexibel einsetzbar und schont die eigenen IT-Resourcen, da sie auf einem Server des Herstellers betrieben wird. Alternativ können Sie sich für eine On-Premises-Software entscheiden, die in Ihrem Unternehmen installiert wird. Diese ist individualisierbar und kann für Sie angepasst werden.
 

  • Für welche Zielgruppe ist die HR Software?

Sollen neben Personalleiter und Personalreferenten auch die Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter auf die Software zugreifen können, empfiehlt sich ein Rollenkonzept, das die Zugriffsrechte für die jeweiligen Nutzergruppen definiert. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die HR-Aufgaben via Self-Services ist sinnvoll, da Anfragen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen deutlich schneller erledigt sind.
 

  • Wie wichtig sind Services und Support für uns?

Weitere Fragestellungen betreffen das Dienstleistungsspektrum des Anbieters und dessen Kompetenz: Welchen technischen Support sollte der Anbieter zur Verfügung stellen? Sind für unser Unternehmen Anwenderschulungen wichtig? Muss es eine 24-Stunden-Hotline geben? Auch die langjährige Markterfahrung des Anbieters sind wichtig für die Auswahlentscheidung. Gibt es Referenzkunden aus der eigenen Branche?
 

  • Welche HR Software passt für mein Unternehmen am besten?

Haben Sie eine Marktanalyse erstellt, welche Softwareanbieter ihre Anforderungen erfüllen und eine Liste mit in Frage kommenden Anbieter erstellt, laden Sie diese zu einer Präsentation ein. Auch Aspekte wie kompetentes Auftreten und Sympathie sollten in ihre individuelle Entscheidung mit einfließen. Denn eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn die Chemie der beteiligen Personen stimmt.

On-Premises-Lösung oder Cloud-Software? HR-Systeme im Vergleich

Wer vor der Entscheidung für eine neue HR Software steht, stellt sich die Frage, ob er eine Cloud- oder On-Premises-Lösung einsetzen sollte.

On-Premises-Software wird im eigenen Unternehmen installiert und betrieben. Das Unternehmen hat die uneingeschränkte Kontrolle über das System und kann dieses an seine individuellen Anforderungen anpassen.

Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten auf externen Servern gelagert, auf die die Nutzer via Internet zugreifen. Das Unternehmen benötigt weder eigene Server noch IT-Spezialisten, die sich um Updates und Wartung kümmern.
 

Die Stärken von perbit.insight

Die Besonderheiten der On-Premises-Software perbit.insight liegen in der Ausrichtung auf die spezifischen Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen, die ihre HR-Prozesse und Workflows in einer leistungsfähigen Software abbilden und zugleich ihre Individualität wahren wollen. perbit.insight ist modular aufgebaut und stellt jedem Unternehmen diejenigen Anwendungen bereit, die es tatsächlich benötigt. Mit HR-Analytics können die Personalabteilungen jederzeit aktuelle Auswertungen erstellen und in Listen, Tabellen, Diagrammen und Dashboards übersichtlich darstellen. Mit der perbit-App haben Personaler, Führungskräfte und Mitarbeiter einen sicheren mobilen Zugriff auf alle sie betreffenden HR-Themen.

Zusätzlich bietet perbit ein Consulting an, das eine Betreuung des Kunden in allen Phasen – vor, bei und nach Einführung der Software – gewährleistet. Der umfangreiche Service & Support umfasst ein individuelles Kundenbetreuungskonzept mit direkten Ansprechpartnern und Schulungen für alle Nutzer.
Der Vorteil für Unternehmen, die sich für die On-Premises-Lösung perbit.insight entscheiden, liegt in der Individualisierbarkeit: Je besser Personalmanagement-Systeme auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse ausgerichtet sind, desto größer ist der Wertschöpfungsfaktor.
 

Die Stärken der perbit.cloud

Die Cloud-Lösung perbit.cloud wendet sich an eine neue Zielgruppe: kleinere und agile Unternehmen, die eine schnelle, transparente und kostengünstige Software für die Personalarbeit suchen und gleichzeitig auf das Know-how eines etablierten HR-Softwareanbieters zurückgreifen wollen. Die Bereitstellung der Software in der Cloud trägt zur Schonung der IT-Ressourcen des Unternehmens bei.

perbit.cloud verfügt über eine digitale Personalverwaltung, die alle klassischen Aufgaben der Personalabteilung unterstützt, Termine überwacht und Auswertungen ermöglicht. Urlaubsanträge und der Einblick in den Resturlaub sind schnell und papierlos möglich. Eine Abwesenheitsverwaltung, eine Möglichkeit zur Zeiterfassung, zur Weiterbildungs- und Ausbildungsplanung sowie zur Eingabe von Zielvereinbarungen und Beurteilungen sind ebenfalls vorhanden. Optional ergänzt werden kann perbit.cloud um ein Bewerbermanagement und einen Online-Stellenmarkt.

Der Vorteil der Cloud-Lösung perbit.cloud zeigt sich in einer vollen Kostentransparenz und einem schnellen Innovationszyklus. Die perbit.cloud ist schnell und einfach einsetzbar. Durch die Bereitstellung der Software über die innovative Cloud-Technologie kann diese auch mit mobilen Endgeräten genutzt werden.
 

Die Besonderheit des perbit-Konzepts

perbit ist in beiden Softwarewelten zuhause. Mit seiner On-Premises-Software perbit.insight bietet perbit alle Vorteile einer flexiblen und individualisierbaren HR Software. perbit.cloud ist eine kostengünstige, sichere und sofort nutzbare Cloud-Lösung.
Beide Lösungen zeichnen sich durch einen hohen Nutzwert aus: Alle HR-Daten liegen zentral in einem System. Insellösungen aus verschiedenen Word- und Excel-Dateien entfallen und die Daten sind stets aktuell. Im Unternehmen gibt es keine doppelte Datenpflege mehr. Somit entstehen Freiräume für qualitative Personalarbeit.

Entscheidet sich ein Unternehmen zunächst für die perbit.cloud und steigen im Laufe der Zeit die Ansprüche an die HR Software, ist ein Upgrade von der Cloud- in die On-Premises-Welt machbar. Auch innerhalb der verschiedenen Editionen der perbit.cloud ist jederzeit ein Wechsel möglich.

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