Bei der Auswahl einer geeigneten HR Software muss zunächst überlegt werden, welche mögliche Anforderungen die Software und der Softwareanbieter erfüllen sollen. Stellen Sie sich folgende Fragen:
Legen Sie fest, welche HR-Prozesse und -Aufgaben die Software abbilden soll. Definieren Sie Ihre Anforderungen an die HR Software. Überlegen Sie, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, verschiedene Einzellösungen zu kombinieren, oder ob Sie besser auf einen Komplettanbieter setzen sollten. Dieser bietet in der Regel eine All-in-One-Lösung an, deren Module frei wählbar sind.
Sind Sie unzufrieden mit Ihrem bestehenden Personalverwaltungsprogramm oder ist dieses nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik, empfiehlt es sich, eine Ablösung der Software anzustreben. Soll die bestehende Software beibehalten und mit einer neuen Lösung ergänzt werden, müssen Schnittstellen vorhanden sein.
Planen Sie Erweiterungen, ist ein modularer Aufbau der Software wichtig. Dieser verleiht Ihrem Unternehmen die benötigte Flexibilität und ermöglicht Ihnen, bei Bedarf weitere HR-Prozesse softwaretechnisch abzubilden. Die Software sollte zudem mobil verfügbar sein. Auch wenn mobile Anwendungen für Sie noch nicht relevant sind: Bald werden mobile Softwarenutzung und die Einbindung der Mitarbeiter zum Standard gehören.
Je individueller eine Software an die HR-Prozesse eines Unternehmens angepasst ist, desto besser trägt sie zur Wertschöpfung bei. Mithilfe von Workflows und HR-Prozessen können Unternehmen HR-Aufgaben automatisieren und Erinnerungen generieren. So entlastet eine individualisierte Software die Personalabteilung von Routineaufgaben, beschleunigt Abläufe und generiert Freiräume für qualitative Personalarbeit.
Bestimmen Sie für Ihr Unternehmen, welche Datenschutz-Zertifizierungen wichtig sind und welches Konzept für Datensicherheit der Software zugrunde liegen soll. Achten Sie bei der Softwareauswahl darauf, wie und wo personenbezogene Daten abgespeichert werden. Auch die Frage, ob der Hersteller in Deutschland oder Europa beheimatet ist und wo die Serverstandorte liegen, spielt eine wichtige Rolle.
Die Frage nach dem Serverstandort ist relevant, wenn Ihr Unternehmen sich für eine Cloud-Software ausspricht. Diese ist schnell und flexibel einsetzbar und schont die eigenen IT-Resourcen, da sie auf einem Server des Herstellers betrieben wird. Alternativ können Sie sich für eine On-Premises-Software entscheiden, die in Ihrem Unternehmen installiert wird. Diese ist individualisierbar und kann für Sie angepasst werden.
Sollen neben Personalleiter und Personalreferenten auch die Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter auf die Software zugreifen können, empfiehlt sich ein Rollenkonzept, das die Zugriffsrechte für die jeweiligen Nutzergruppen definiert. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die HR-Aufgaben via Self-Services ist sinnvoll, da Anfragen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen deutlich schneller erledigt sind.
Weitere Fragestellungen betreffen das Dienstleistungsspektrum des Anbieters und dessen Kompetenz: Welchen technischen Support sollte der Anbieter zur Verfügung stellen? Sind für unser Unternehmen Anwenderschulungen wichtig? Muss es eine 24-Stunden-Hotline geben? Auch die langjährige Markterfahrung des Anbieters sind wichtig für die Auswahlentscheidung. Gibt es Referenzkunden aus der eigenen Branche?
Haben Sie eine Marktanalyse erstellt, welche Softwareanbieter ihre Anforderungen erfüllen und eine Liste mit in Frage kommenden Anbieter erstellt, laden Sie diese zu einer Präsentation ein. Auch Aspekte wie kompetentes Auftreten und Sympathie sollten in ihre individuelle Entscheidung mit einfließen. Denn eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn die Chemie der beteiligen Personen stimmt.
