Die digitale Personalakte stellt einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit dar. Wichtig dabei ist die Integration in das Personalmanagement-System des Unternehmens.
Personalakten aus Papier benötigen viel Platz und Zeit – Platz für die sichere Aufbewahrung, Zeit für die aufwändige Suche nach Dokumenten und den unternehmensinternen Transport. Mit einer digitalen Personalakte arbeitet die Personalabteilung weitaus effizienter. Dokumente werden schnell abgelegt und indiziert, die Suche nach Inhalten reduziert sich auf ein Minimum, Auskünfte sind umgehend möglich. Auch ein simultaner Zugriff mehrere Nutzer ist machbar. Davon profitieren insbesondere dezentral organisierte Unternehmen.
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Ein HR-Bereich kann erst dann effizient arbeiten, wenn die Personaldokumente der Mitarbeiter digital vorliegen und wenn die digitale Personalakte in das HR-System eingebunden ist. Aus diesem Grund ist die digitale Personalakte von perbit vollständig in das HR-System perbit.insight integriert. Dadurch werden alle mit einem Arbeitsverhältnis zusammenhängenden Informationen, Dokumente und Vorgänge gebündelt. Die Personalabteilung erhält ein vollständiges Bild des Arbeitnehmers sowie größtmögliche Transparenz.
Die digitale Personalakte garantiert eine revisionssichere Langzeitarchivierung, schützt vor Dokumentenverlust und Manipulationen und sie ist DSGVO-konform. Höchstmöglicher Datenschutz und Datensicherheit sind wichtige Bestandteile der digitalen Personalakte. Der Datenschutz wird durch eine eindeutige rollenspezifische Zugriffsregelung gewähreistet. Benötigen Führungskräfte oder Mitarbeiter einen Einblick in bestimmte Dokumente, können sie von der Personalabteilung einen temporären Zugriff eingerichtet bekommen. Zum Funktionsumfang gehören beispielsweise automatisierte Löschroutinen, die je nach Dokumentenart eingerichtet werden können. So kann der HR-Bereich zum Beispiel sicherstellen, dass Abmahnungen, die nach zwei Jahren gelöscht werden sollen, nicht vergessen werden.
Mehr Effizienz für die Personalarbeit bietet das Auslesen von E-Mail-Postfächern: Eine E-Mail oder Dokumente aus der Mail können direkt einem Mitarbeiter und der Struktur zugeordnet und abgelegt werden. Auch können mehrere Dokumente gleichzeitig abgespeichert werden, wenn diese bei demselben Mitarbeiter und in derselben Struktur-Ebene abgelegt werden sollen. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Pflege der Akte deutlich reduziert.
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