Elektronische Personalakte

Schnelle Auskünfte ohne Suchen

Mit einer elektronischen Personalakte können Personalvorgänge weitaus effizienter als bisher bearbeitet werden. Wichtig dabei ist die Integration in das Personalmanagement-System.

Elektronische Personalakte – schnelle Auskünfte ohne lange Suche

Personalakten aus Papier benötigen viel Platz und Zeit – Platz für die sichere Aufbewahrung, Zeit für die aufwändige Suche nach Dokumenten und den unternehmensinternen Transport von Unterlagen. Mit der Einführung einer digitalen Personalakte können Personalvorgänge weitaus effizienter bearbeitet werden. Insbesondere dezentral organisierte Unternehmen erreichen stark verkürzte Recherche- und Ablagezeiten.

Elektronische Personalakte im Überblick

Ein vollständiges Bild jedes Mitarbeiters

In der elektronischen Personalakte sind sämtliche Informationen, Verträge und Dokumente zu einem Arbeitsverhältnis gebündelt.

Garantierte Datensicherheit

Die elektronische Akte ist revisionssicher. Der Datenschutz wird durch eine eindeutige rollenspezifische Zugriffsregelung gewährleistet.

Frei definierbare Suchbegriffe

Die Indizierung und Ablage der Dokumente ist fei definierbar. Die Suchfunktion reduziert die Recherchezeit auf ein Minimum.

Alle Personaldokumente auf einen Blick

Die digitale Personalakte von perbit Software ist vollständig in das Personalmanagement-System perbit.insight integriert. Dadurch werden alle mit einem Arbeitsverhältnis zusammenhängenden Informationen, Dokumente und Vorgänge gebündelt. Auf diese Weise erhält die Personalabteilung ein vollständiges Bild des Arbeitnehmers sowie eine größtmögliche Transparenz. Die Arbeitnehmer profitieren von einer beschleunigten Auskunftsfähigkeit, denn der Zugriff auf die elektronische Personalakte erfolgt ohne lange Recherchezeiten. Auch der Transport der Akten im Haus oder zu verschiedenen Standorten wird überflüssig.

Revisionssicher und geschützt

Über die Web-Oberfläche von perbit.insight können Personalverantwortliche und autorisierte Führungskräfte unmittelbar auf die in der elektronischen Personalakte gespeicherten Dokumente – eingescannte Papierdokumente, E-Mails sowie direkt im System erstellte Schreiben und Listen – zugreifen. Der Datenschutz wird durch eine eindeutige rollenspezifische Zugriffsregelung gewährleistet. Darüber hinaus garantiert die digitale Personalakte eine revisionssichere Langzeitarchivierung, schützt vor Dokumentenverlust und bietet Manipulationssicherheit. Die Kosten für Aufbewahrung und Pflege der Akten werden minimiert.

Komfortable Suchmöglichkeiten

Eine individuell gestaltbare Aktengliederung macht den Praxiseinsatz der digitalen Personalakte besonders komfortabel. Die Indizierung und Ablage der Dokumente erfolgt bequem in perbit.isight und ist frei definierbar. Eine mitarbeiterspezifische sowie eine mitarbeiterübergreifende Suchfunktion sorgen für eine minimale Recherchezeit. Auch ein simultaner Zugriff mehrerer Nutzer ist möglich.

Ihre Vorteile

  • Beschleunigte Auskunftsfähigkeit
  • Optimierte Servicequalität der Personalabteilung
  • Manipulationssicherheit
  • Schutz vor Dokumentenverlust
  • Reduzierte Aufbewahrungs-, Recherche- und Pflegekosten
  • Permanente Verfügbarkeit, auch mit Simultanzugriff

Leistungsmerkmale

  • Sofortige Verfügbarkeit der Dokumente
  • Rollenbasierter Zugriff
  • Datensicherheit durch selektive und temporäre Berechtigungen
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Frei definierbare Suchbegriffe
  • Integration von gescannten, elektronischen und E-Mail Dokumenten

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