Die neue digitale Personalakte von perbit als Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit

Eine digitale Personalakte bietet dem HR-Bereich viele Vorteile, unter anderem automatisierte Prozesse, reduzierten Zeitaufwand und DSGVO-konformen Datenschutz. Auch die Mitarbeiter und Führungskräfte profitieren von mehr Transparenz. Die neue digitale Personalakte von perbit bringt nicht nur diese Pluspunkte mit sich, sondern ist zudem vollständig in perbit.insight integriert.

Die Einführung einer digitalen Personalakte stellt einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit dar. Ein HR-Bereich kann kaum effizient und ökonomisch arbeiten, wenn die Personaldokumente der Mitarbeiter lediglich in Papierform vorliegen. Die Verfügbarkeit der Personalakten per Mausklick gewährt zahlreiche Erleichterungen für die Personalabteilung, aber auch für die Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens.

Die neue digitale Personalakte von perbit verfolgt einen zeitgemäßen technologischen Ansatz: Sie steht rein webbasiert zur Verfügung. Die E-Akte kann in der gewohnten perbit-Umgebung genutzt und direkt über das Menü von perbit.insight aufgerufen werden. Wie bei allen anderen Lösungen für das HR-Management legt perbit auch bei der digitalen Personalakte großen Wert auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit: Unterschiedliche Ablagemöglichkeiten von Dokumenten, unter anderem ganz einfach per Drag & Drop sind wählbar.

Zudem ermöglicht die neue digitale Personalakte eine revisionssichere Ablage der Dokumente gemäß DSGVO. Höchstmöglicher Datenschutz und Datensicherheit sind wichtige Bestandteile der digitalen Personalakte. Zum Funktionsumfang gehören auch Löschhinweise gemäß der kundenspezifischen Verfahrensverzeichnisse (VVT), die je nach Dokumentenart eingerichtet werden können. So kann der HR-Bereich zum Beispiel sicherstellen, dass Abmahnungen, die nach zwei Jahren gelöscht werden sollen, nicht vergessen werden.

Wie alle perbit-Lösungen bietet auch die digitale Personalakte zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten. So kann das Unternehmen nicht nur die Löschfristen individuell einrichten, sondern zum Beispiel auch den zweistufigen Aktenplan frei definieren.

Eine weitere Erleichterung für die Personalabteilung bringt das Auslesen von E-Mail-Postfächern: Eine E-Mail oder Dokumente aus der Mail können direkt einem Mitarbeiter und der Struktur zugeordnet und abgelegt werden. Auch können mehrere Dokumente gleichzeitig abgespeichert werden, wenn diese bei demselben Mitarbeiter und in derselben Struktur-Ebene abgelegt werden sollen. Der Zeitaufwand für die Pflege der Akte wird damit deutlich reduziert und Medienbrüche entfallen.

Ein großer Pluspunkt der digitalen Personalakte ist die verbesserte Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte: Wenn Mitarbeiter zum Beispiel ihre eigene Akte einsehen wollen oder wenn Führungskräfte bestimmte Dokumente eines Mitarbeiters für ein Mitarbeiterjahresgespräch benötigen, müssen sie nicht mehr in der Personalabteilung anrufen und um die aufwendige Suche nach den Unterlagen bitten. Mit der digitalen Personalakte von perbit können sie direkt auf die Akte zugreifen. Auch hier greift wieder das Thema Datensicherheit: Um unberechtigte Einblicke zu vermeiden, kann die Personalabteilung einen temporären Zugriff für Führungskräfte und Mitarbeiter einrichten. Die Akten oder einzelne Dokumente werden für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt.

Die neue digitale Personalakte ist bei perbit ab Ende des dritten Quartals 2019 verfügbar.

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