Digitalisierte HR-Prozesse entlasten die Personalabteilung und schaffen Mehrwert

Viele administrative Aufgaben, die täglich in der Personalabteilung auflaufen, können durch moderne HR-Systeme mit Workflow-Integration erledigt werden. Dadurch lassen sich Durchlaufzeiten verringern und der Zeit- und Kostenaufwand für HR sinkt. Allerdings ist eine gute Vorbereitung nötig, damit die automatisierten Workflows ihre Vorteile ausspielen.

In jeder Personalabteilung gilt es wiederkehrende Aufgaben durchzuführen. Werden diese modellhaft in ihrer zeitlich logischen Abfolge beschrieben, so spricht man von einem Geschäftsprozess. Ein Beispiel für einen Geschäftsprozess ist die Personalbeschaffung. Diese wird meist in folgende Prozessschritte unterteilt: Bewerbungseingang, Prüfung der Bewerbung, Einstellung oder Absage. Die Prüfung der Bewerbung enthält mehrere elementare Prozessschritte, die in einem Zug durchgeführt werden: Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft, Beurteilung der Bewerbung durch die Führungskraft, Rückmeldung an die Personalabteilung.

Werden Prozesse informationstechnisch umgesetzt, wird das als Workflow bezeichnet. Ein Workflow kann – um beim Beispiel der Personalbeschaffung zu bleiben – die Prozessschritte von der Weiterleitung der Bewerbung an die Führungskraft bis zur Rückmeldung der Beurteilung an die Personalabteilung unterstützen, indem er zur jeweils nachfolgenden Aktion auffordert.

Eine besondere Bedeutung erhalten Workflows im Zuge des Wandels der Personalabteilung vom Administrator zum strategischen Berater. Die strategische Bedeutung von HR steigt, gleichzeitig nimmt die Erwartungshaltung an die Personalabteilung zu. Dennoch müssen die bisherigen Administrationsaufgaben weiterhin schnell und fehlerfrei erledigt werden.

Eine Lösung bieten prozessunterstützende IT-Systeme, die bislang vor allem in der Produktionssteuerung eingesetzt wurden. Auch in den Personalabteilungen hat sich aufgrund der gestiegenen Anforderungen inzwischen ein vermehrtes Prozessdenken etabliert. Ein erheblicher Teil der Anfragen und administrativen Tätigkeiten, die Personalabteilungen täglich erreichen, kann durch moderne HR-Systeme mit Workflow-Integration erledigt werden.

Die Vorteile sprechen für sich: Durch webbasierte Systeme werden Führungskräfte und Mitarbeiter direkt mit eingebunden. Somit werden Medienbrüche vermieden, Durchlauf- und Liegezeiten reduzieren sich und der Transport- und Verteilungsaufwand fällt weg. Die gesamte Abwicklung vereinfacht sich und eine mehrfache Datenerfassung entfällt. Das hat natürlich auch positive Auswirkungen auf die Bearbeitungsqualität.

Potenzielle Stolpersteine, die bei der Einführung von HR-Workflows drohen könnten – etwa Widerstände der Nutzer – können durch eine gute Planung und Vorbereitung eliminiert werden. Zunächst gilt es, die abzubildenden Prozesse klug auszuwählen. Es empfiehlt sich, standardisierte Routineprozesse zu verwenden, bei denen die Automatisierung Bearbeitungszeiten und Fehlerhäufigkeit senkt. Auch kurze und häufig durchgeführte Prozesse, etwa Abwesenheits- oder Bewerberauswahlprozesse, eignen sich gut für HR-Workflows.

Wenn man sich entscheidet, bestehende Geschäftsprozesse softwaregestützt als Workflow umzusetzen, sollten diese analysiert und nach Möglichkeit vereinfacht werden. Nicht jede Besonderheit oder Ausnahme sollte mit aufgenommen werden, um den Workflow möglichst schlank zu halten. Bereits in diesem frühen Stadium sollten die Führungskräfte und Mitarbeiter eingebunden werden und eine umfassende und zielgerichtete Einführung erhalten.  

Bevor der Workflow aufgenommen wird, gilt es, die elementaren Prozessschritte zu beschreiben: Welche Aufgaben sind zu erledigen? Wer ist der Aufgabenträger? Welche Werkzeuge und Daten benötigt er dafür? Wenn ein Workflow dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stellt, dann erfüllt er sein Ziel und entlastet die Personalabteilung von administrativen Tätigkeiten.

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