Fünf Fragen an Andreas Eckhardt

Die Vereinfachung von Prozessen, der Einsatz neuer Technologien und agile Arbeitsformen stellen Unternehmen vor vielfache Herausforderungen. Professor Andreas Eckhardt erläutert im Interview, wie Personalarbeit künftig aussehen wird. Sein Ratschlag: Wagen Sie den Sprung in die digitale Zukunft – auch wenn anfangs nicht alles glattläuft.

Frage 1: Herr Professor Eckhardt, alle sprechen von der Digitalisierung des Personalbereichs. Welche Einflüsse haben die aktuellen technologischen Trends auf die Personalabteilungen in Deutschland?

Andreas Eckhardt: Die Digitalisierung des HR-Bereichs hat nicht erst gestern angefangen. Sie ist jetzt zwar stärker in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt. Aber es gibt sie schon, seit die ersten Softwarelösungen auf den Markt kamen, um die Personalprozesse zu unterstützen. Es verändert sich also schon seit vielen Jahren sehr viel. Zunächst ging es darum, einzelne Prozesse zu digitalisieren. Dann kam das Internet auf, wodurch die Reichweite für das Recruiting und Employer Branding unglaublich erhöht wurde und die Personalwelt näher zusammenrückte. Der nächste Trend war Social Media: Immer mehr Unternehmen bauen Präsenzen auf Social-Media-Kanälen auf und nutzen diese für die interne und externe Kommunikation oder für das Wissensmanagement. Die große Fragestellung, die jetzt ansteht, lautet: Bleibt das Personalwesen so bestehen? Meine Prognose lautet, dass HR in einigen Jahren nicht mehr in der heute bekannten Form existieren wird.

Frage 2: Wie wird sich Personalarbeit in Zukunft gestalten?

Andreas Eckhardt: Die vielfältigen Prozesse, die heute standardisiert im Unternehmen ablaufen, werden komplett digitalisiert und nach außen vergeben. Nur noch strategische Aufgaben, die sich mit dem Management von Talenten und dem Teilen von Wissen beschäftigen, werden im Personalwesen verbleiben. Ein Beispiel für einen Prozess, für den die Unternehmen keine administrativen Kräfte mehr brauchen werden, ist die Gehaltsabrechnung. Weitere Beispiele finden sich im Recruiting, etwa beim Ausdifferenzieren einer Anzeige oder Auslesen von Bewerberdaten. Die größeren Unternehmen werden die ersten sein, die diesen Weg beschreiten. Aber auch mittlere und kleinere Unternehmen werden folgen. Ein zweiter großer Trend ist Agilität. Die Art und Weise, sowie Konditionen und Orte der Arbeit wandeln sich. Das hat in der vergangenen Dekade mit der Flexibilisierung der Arbeitszeit angefangen. Dann kam die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes. Auch die Art des Einsatzes wird zunehmend flexibilisiert. Ein großes Thema in diesem Zusammenhang ist die agile Führung. All dies kommt auf uns zu, aber wir befinden uns vielfach noch am Anfang dieser Entwicklung.

Frage 3: Wie hoch schätzen Sie die Veränderungsbereitschaft in den Unternehmen ein?

Andreas Eckhardt: Veränderungsbereitschaft ist sehr stark an die vorhandenen Möglichkeiten und das Zeitpotenzial gekoppelt. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr HR-Tätigkeiten werden auf einer Person vereinigt. Wenn eine Person sehr viele Prozesse begleiten soll, die stark digitalisiert werden können, dann ist aufgrund des eingeschränkten Zeitpotenzials auch die Veränderungsbereitschaft nicht sehr groß. Zudem braucht es bei Veränderungen jemanden, der den ersten Schritt geht – das ist eine Art „Pinguin Effekt“: Wenn ein Pionier den ersten Schritt wagt, dann folgen die anderen mit der Zeit. Größere Unternehmen setzen diese Strategie vermehrt um, indem sie kleinere Bereiche ausgliedern, die dann Ideen generieren und ausprobieren können. Wichtig für das Change Management ist zudem, dass Personen involviert sind, die ein starkes intrinsisches Interesse an der Thematik haben. Ein Beispiel: Ich führte im letzten Jahr von Oktober bis Dezember einen Online-Weiterbildungskurs zum Thema „Digitalisierung im Personalwesen“ durch, den ich ursprünglich auf Personalleiter und Personalreferenten in mittelständischen Unternehmen ausgerichtet habe. Interessanterweise kamen jedoch die Teilnehmer zum Großteil aus Dax-30-Unternehmen und waren häufig unter der Vorstandsebene angesiedelt. Eigentlich sind das Personen, die sehr wenig Zeit haben, aber sie wollten wissen, welche Chancen die Digitalisierung für sie im Unternehmen bietet, welche Prozesse sie dafür anpacken sollten und welche Veränderungen notwendig sind.

Frage 4: Über Employee Self Services oder mobile Anwendungen sind die Mitarbeiter immer stärker mit den neuen Technologien konfrontiert. Wie erreichen die Personalabteilungen, dass die Mitarbeiter diese gern nutzen?

Andreas Eckhardt: Am besten, indem sie es vorleben. Die Akzeptanz der neuen Technologien und deren Nutzungsverhalten durch die Mitarbeiter hängt stark davon ab. Wenn sich der Vorgesetzte nicht für das System interessiert, es vorlebt und deutlich macht, dass er es für eine gute Sache hält, dann wirkt sich das hemmend auf den Rest der Belegschaft aus. Sie fragen sich, wo der Nutzen ist. Es gibt gute Beispiele, bei denen ein Innovator von außen ins Unternehmen kommt und technische Möglichkeiten aufzeigt. Damit wird schon das erste positive Signal gesetzt. Das zweite positive Signal ist, wenn das Unternehmen den Nutzen der Software positiv kommuniziert. Das dritte Signal ist, dass alle – auch die Vorgesetzten – das System nutzen, wenn es eingeführt ist. Meiner Erfahrung nach sind die Fähigkeiten der Nutzer weniger relevant. Es zeigt sich zwar, dass ältere Mitarbeiter weniger IT-affin sind, weil sie nicht mit digitaler Technik aufgewachsen sind. Aber in der Praxis steigen auch die älteren Generationen in die digitale Entwicklung mit ein.

Frage 5: Wo sehen Sie aktuell den größten Handlungsbedarf bei der IT-gestützten Personalarbeit?

Andreas Eckhardt: Das hängt von der Größe des Unternehmens ab. In kleineren Firmen arbeiten die HR-Mitarbeiter oft mit Excel-Listen und selbstgestrickten Anwendungen. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto häufiger kommt es zu einem Wildwuchs. Wenn ein Unternehmen seine Prozesse digitalisieren will, braucht es vor dem eigentlichen Softwareeinsatz einheitliche Prozesse. Erst wenn das Unternehmen einen Prozess standardisiert und möglicherweise auch zertifiziert hat, hat es die Möglichkeit, in Zusammenarbeit mit einem Softwarehaus diesen Prozess technologisch abzubilden. Die meisten Lösungen am Markt sind standardisiert, aber einige bieten auch die Möglichkeit, die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens umzusetzen. In größeren Unternehmen steht dagegen vielfach das Thema Agilität im Fokus: Es geht darum, diejenigen Prozesse zu identifizieren, die durch Maschinen oder einen Dienstleister ausgeführt werden können. Und es geht darum, neue Themen wie Roboter-gestütztes Recruiting zu erschließen. Um bei dem Pinguin-Beispiel zu bleiben: Die Unternehmen sollten nicht warten, bis die ersten Pinguine gesprungen sind, um dann hinterherzuspringen. Sondern sie sollten den Sprung wagen – trotz der Gefahr, dass vielleicht nicht alles glatt läuft. Aber daraus lernen sie für die Entwicklung weiterer technologischer Einsatzfelder.

Zur Person

Andreas Eckhardt ist Professor für Personalmanagement an der German Graduate School of Management & Law (GGS) in Heilbronn. Seit 2006 forscht er am Centre of Information Systems (CHRIS) und beschäftigt sich dort mit dem Einsatz von Informationssystemen zur Unterstützung von Aufgaben im Personalmanagement von Unternehmen.

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