Fünf Fragen an Hendrik Kellermeyer zum digitalen HR-Management

„Nur auf die jetzigen Bedürfnisse zu schauen, ist nicht die richtige Lösung“, betont perbit-Geschäftsführer Hendrik Kellermeyer. Wer heute eine Software aufwendig einführe, könne schon in wenigen Jahren feststellen, dass diese nicht mehr passt. Deshalb rät er zu erweiterbaren Systemen. Im Interview sagt er, wo Unternehmen ansetzen sollen, um ihr HR-Management zu digitalisieren.

Herr Kellermeyer, viele Unternehmen stellen fest, dass sie mit ihrer bisherigen Form der Personalarbeit nicht mehr zurechtkommen, dass die Themen und Aufgaben zu vielfältig und individuell sind, um sie händisch oder mit Excel-Tabellen zu bewältigen. Wie können sie ihre Personalarbeit optimieren und softwaretechnisch abbilden, um ihre Bedürfnisse besser abzudecken?

Hendrik Kellermeyer: Nur auf die jetzigen Bedürfnisse zu schauen, ist nicht die richtige Lösung. Die Unternehmen bleiben nicht auf der heutigen Entwicklungsstufe stehen, sondern befinden sich in einem permanenten Wandel. Wer heute eine Software aufwendig einführt, kann schon in wenigen Jahren feststellen, dass diese die steigenden Anforderungen nicht mehr abdeckt und durch eine andere Lösung abgelöst werden muss. Das ist nicht nur ein finanzieller Schaden, sondern auch demotivierend für die Mitarbeiter und bremst die Kreativität im Personalteam aus. Ich spreche hier nicht von Einzelfällen. Wir erleben das leider allzu häufig, denn viele Geschäftsführer beschäftigen sich zu wenig mit Zukunftsthemen und entscheiden nur aus dem jetzigen Bedarf heraus. Ich möchte daher die Personaler dazu aufrufen, die Prüfung ihres zukünftigen Systems auf die Software-Architektur zu erweitern, um nicht in einigen Jahren vor der Gefahr einer ungewollten System-Migration zu stehen.

Aber den Personalern fehlt häufig das technische Hintergrundwissen. Sie sehen den Veränderungsbedarf und wissen, dass sie ihre Abläufe digitalisieren müssen, sind aber ratlos, wo sie im eigenen Unternehmen beginnen sollen. Zu welcher Vorgehensweise raten Sie?

Hendrik Kellermeyer: Viele Personalmanager sind der Ansicht, bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse mehrere Stufen auf einmal nehmen zu müssen. Sie gehen von einem optimalen Endzustand aus, der aber mehrere Prozessveränderungen bedarf. Um die HR-Bereiche und die beteiligten Mitarbeiter nicht zu überfordern, empfehlen wir einen Weg der stufenweisen Einführung. Für manche Unternehmen ist es ratsam, sich über einen Standard dem Ziel anzunähern. Damit können sie zunächst bestimmte Prozesse automatisieren und wichtige Arbeitszeit einsparen. So schaffen sie Raum für neue Ideen und Arbeitsweisen. Um das zu erreichen, muss aber die Standardsoftware inhaltlich frei skalierbar sein und nicht durch zu starre Architekturen oder Abhängigkeiten von bestimmten Lohnsystemen begrenzt sein. Der große Vorteil: Personaler müssen sich heute nicht mehr zwischen einer Standardsoftware und einer Individualsoftware entscheiden. Sie haben vielmehr die Möglichkeit, sich schrittweise der für ihren Bedarf passenden Softwareausstattung zu nähern. 

Und bei welchen Themen sollten die Unternehmen beginnen? Wo ergeben sich die sichtbarsten Erfolge?

Hendrik Kellermeyer: Mit der Implementierung softwaregestützter Prozesse haben die HR-Abteilungen einen starken Hebel zur Effizienz- und Qualitätssteigerung. Das können im ersten Schritt klassische administrative Personalprozesse wie Urlaubs- oder Seminaranträge sein. Empfehlenswert sind auch komplexere Prozesse wie Ein- und Austritt eines Mitarbeiters oder Mitarbeiterbeurteilungen realisiert. Aber auch hierbei ergeben sich beachtliche Zeiteinsparungspotenziale. Aktuell lässt sich ein Trend hin zur vermehrten Unterstützung qualitativer HR-Aufgaben erkennen, zum Beispiel im Bereich der Personalentwicklung und des Talent Managements. IT-seitig können Prozessautomatisierungen heute ohne größere Investitionen realisiert werden und kontrolliert stufenweise eingeführt werden.

Ein Thema, das viele Unternehmen vor zunehmende Herausforderungen stellt, ist das Recruiting. Laut einer Studie des Institute for Competitive Recruiting sind nur 17 Prozent der Unternehmen mit ihrer Software für das Bewerbermanagement zufrieden. Woran mag das liegen?

Hendrik Kellermeyer: Eine Hauptursache sehe ich in den gewandelten Marktbedingungen und Anforderungen der Unternehmen. Zahlreiche Softwareanbieter im HR-Bereich sind irgendwann vor vielen Jahren mit einer Lösung auf den Markt gekommen, die von ihren Kunden gut angenommen wurde. Das Geschäft lief über die Jahre und Jahrzehnte gut. Weil sie keinen Veränderungsbedarf sahen, versäumten die Anbieter aber, ihre Lösungen an die sich wandelnden Bedürfnisse der Unternehmen und die neuen technischen Möglichkeiten anzupassen. Heute führt der hohe Erfolgsdruck bei der Personalgewinnung vielfach dazu, dass ein Unternehmen mehr will als seine bisherige Recruiting-Software bieten kann. Bei perbit ist die permanente Veränderung und Erneuerung schon immer Programm. Wir versuchen, jederzeit nah am Markt und den Kundenbedürfnissen zu sein. Für das Bewerbermanagement bieten wir beispielsweise eine neue Outlook-Integration an, mit der die Personalabteilung Termine für Vorstellungsgespräche schnell planen und vergeben kann. Die Software ermöglicht One-Click-Bewerbungen oder das Hochladen von Bewerberdaten aus dem Lebenslauf oder dem Xing- oder LinkedIn-Profil. Personaler können ein Multiposting von Stellenanzeigen nutzen und haben einen mobilen Zugriff auf eingegangene Bewerbungen. All das sind Funktionen, die Unternehmen heute gezielt einfordern.

Sie haben Stichworte wie One-Click-Bewerbung und Multiposting genannt - auch das Thema CV-Parsing wird häufig angesprochen. Wie sollten Unternehmen ihr Recruiting aufstellen, damit es zeitgemäß ist und die gewünschten Ergebnisse liefert?

Hendrik Kellermeyer: Das Recruiting sollte losgelöst von starren Bewerbungsformalitäten wie Anschreiben, lückenlosem Lebenslauf und Bewerbungsfoto erfolgen. Anstelle dieser tradierten Bewerbungsunterlagen sollten die Recruiter verstärkt Referenzen sowie individuelle Bewerbermotivationen in ihre Personalentscheidung mit einbeziehen. Letztere müssen nicht zwangsweise als schriftliche Motivationsschreiben eingereicht werden, sondern können auch in Form von Videos, Videointerviews oder persönlichen Gesprächen geäußert werden. Wichtig ist zudem, nicht nur auf einen oder zwei Recruitingwege zu setzen. Um alle für das Unternehmen relevanten Recruitingwege handhaben zu können, müssen sich moderne Recruiter zunehmend als Kommunikationsmanager und Marktbeobachter und weniger als Verwalter von Bewerbungen verstehen. Auch die Personalauswahl sollte überdacht werden. Das unstrukturierte Vorstellungsgespräch verliert an Bedeutung und wird zunehmend durch strukturierte Jobinterviews – auch über Online- und Videokanäle – sowie professionelle Testverfahren abgelöst. Bei der Softwarenutzung ist „Mobile“ ein wichtiges Kriterium. Darunter ist nicht nur die mobile Optimierung von Stellenanzeigen, Karrierewebseiten und Bewerbungsmöglichkeiten zu verstehen, sondern insbesondere auch die mobile Verfügbarkeit aller Softwarefunktionen und moderne Beurteilungs- und Freigabeverfahren durch Führungskräfte und Recruiter.

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