Fünf Fragen an Hendrik Kellermeyer zur digitalen Personalakte

Portrait Geschäftsführer der perbit Software GmbH Hendrik Kellermeyer

„Das Vertrauen in die Personalarbeit ist jetzt besonders wichtig. Mit einer digitalen Personalakte können Personalmanager, die im Homeoffice arbeiten, schnell Auskünfte erteilen“, sagt Hendrik Kellermeyer. Im Interview geht der Geschäftsführer von perbit auf die Vorteile der digitalen Personalakte in der aktuellen Zeit ein und erläutert, worauf beim Datenschutz zu achten ist.

Frage eins: In vielen Unternehmen wird zurzeit dezentral in den Homeoffices gearbeitet. Wie kann eine digitale Personalakte die Personalarbeit aus dem Homeoffice unterstützen? Sind Unternehmen, die bereits eine digitale Personalakte eingeführt haben, nun im Vorteil?  

Hendrik Kellermeyer: Allein im Homeoffice zu arbeiten, das konnten sich die meisten Personaler bislang nicht vorstellen. Inzwischen ist das Homeoffice jedoch in einer Vielzahl der Unternehmen zur Realität geworden: Via Telefon, Skype, E-Mail und anderen Kommunikationskanälen werden Mitarbeiteranfragen beantwortet, Anträge bearbeitet und Vorstellungsgespräche geführt. Wer jetzt auf Papierakten oder diverse Einzelsysteme angewiesen ist, bekommt zusätzlich zur neuen und ungewohnten Arbeitssituation weiteren Stress, da die benötigten Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssen. Im Vorteil sind diejenigen Unternehmen, die über ein Personalmanagement-System verfügen, auf das auch die Führungskräfte und Mitarbeiter Zugriff haben. Durch die Integration der digitalen Personalakte in die HR-Software können Personaler auch im Homeoffice ihrer gewohnten digitalen Arbeit nachgehen und es entstehen keine Medienbrüche. Auskünfte sind schnell erteilt und Reports ohne Zeitverzug erstellt. Gerade in Hilfesituationen sind schnelle Auskünfte wichtig, damit durch verspätete oder fehlende Informationen keine weiteren Ängste aufgebaut werden. Das Vertrauen in die Personalarbeit ist jetzt besonders wichtig. 
 

Frage zwei: Welche Funktionen sollte eine digitale Personalakte bieten?  

Hendrik Kellermeyer: Die digitale Personalakte sollte alle Themen der HR-Abteilung abbilden können. Besonders wichtig sind Fristüberwachungen wie das Ende von Probezeiten oder von befristeten Beschäftigungsverhältnissen, damit es auch in der aktuellen unruhigen und unübersichtlichen Situation zu keinen teuren Versäumnissen kommt. Ein großer Pluspunkt der digitalen Personalakte ist, dass die Personaler Akteneinsicht gewähren können, auch wenn der Antragsteller nicht persönlich vorbeikommen kann. Wer Zugriffsrechte für bestimmte Zielgruppen wie Führungskräfte, den Betriebsrat, das Fuhrpark-Management oder Mitarbeiter einräumen kann, wird kaum merken, dass die Anwender gar nicht im Nachbarbüro sitzen.  
 

Frage drei: Hat es Vorteile, wenn die digitale Personalakte in die HR-Software des Unternehmens integriert ist? 

Hendrik Kellermeyer: Ja. Es gibt sogar zahlreiche Vorteile. Der wichtigste ist, dass die Personalabteilung alle Anfragen aus einem System beantworten kann. Zudem muss die Personalabteilung die Zugriffsrechte nur einmal definieren und Fristen müssen nicht redundant in verschiedenen Systemen eingepflegt werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Dokumente aus der HR-Software automatisiert in die Personalakte übergeben werden können. All das vermeidet Fehler in der HR-Arbeit und spart den Personalern viel Zeit, die sie gerade in der aktuellen Krise dringend benötigen. Diese Zeit können die Personaler nun nutzen, um Ängste in der Belegschaft abzubauen und Unterstützung bei persönlichen Corona-Krisen zu bieten.   
 

Frage vier: Worauf ist beim Datenschutz zu achten? Sind spezielle Datenschutz- oder Sicherheits-Regelungen erforderlich, wenn die digitale Personalakte im Homeoffice genutzt wird? 

Hendrik Kellermeyer: Beim Datenschutz einer digitalen Personalakte steht der Zugriffsschutz an oberster Stelle. Die Personalabteilung muss die Möglichkeit haben, die Zugriffe frei zu definieren. Noch besser sind temporäre Zugriffsmöglichkeiten auf Einzeldokumente, die nach einer zuvor festgelegten Zeitdauer automatisch deaktiviert werden. Des Weiteren gilt: Die Aktenbestandteile müssen gemäß dem Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT) geführt und gelöscht werden. Wenn eine digitale Personalakte automatisch an Löschfristen erinnert, ist ein weiteres Datenschutzkriterium erfüllt. Wird die digitale Personalakte im Homeoffice genutzt, müssen weitere Kriterien wie eine sichere Internetverbindung und eine verschlüsselte Kommunikation erfüllt werden. Deshalb muss eine Homeoffice-Regelung für Personaler sicherlich strenger ausfallen als die von Kollegen, die im Homeoffice ohne personenbezogene Daten arbeiten.  
 

Frage fünf: Wie würden Sie ein idealtypisches Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte beschreiben?  

Hendrik Kellermeyer: Damit die Einführung gut und ohne Stolperfallen funktioniert, empfehle ich ein Vorgehen in vier Schritten. Im ersten Schritt geht es darum, die aktuelle Situation im Unternehmen zu erheben und die künftigen Inhalte der digitalen Personalakte festzulegen: Wo liegen Aktenbestandteile, die in die digitale Akte übernommen werden sollen? Sind diese nur in Papierform archiviert oder gibt es auch digitale Dokumente? Sollen auch die Gehaltsabrechnungen aus dem Lohn- und Gehaltsprogramm in die digitale Akte überführt werden? Der zweite Schritt befasst sich mit dem strukturellen Aufbau der digitalen Personalakte: Welche Struktur ist sinnvoll? Empfehlenswert ist eine stärkere Aufgliederung als bisher, damit zum Beispiel Löschfristen oder Zugriffsrechte berücksichtigt werden können. Im dritten Schritt gilt es, die Zugriffsrechte zu definieren: Wer benötigt Zugriff? Soll der Zugriff temporär oder permanent sein? Wichtig ist, dass das zukünftige System die unternehmensspezifischen Abläufe widerspiegelt und trotzdem nicht zu kompliziert ist. Schritt Nummer vier befasst sich mit der Digitalisierung der Unterlagen. Der Zeitaufwand dafür darf nicht unterschätzt werden. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie für die Digitalisierung weniger Zeit haben, als sie benötigen, und dass diese länger dauert, als sie ursprünglich geplant hatten. Daher ist es ratsam, einen Spezial-Dienstleister für Personalakten zu beauftragen. Ein solches Unternehmen schafft es, rund 500 Akten in einer Woche zu digitalisieren. 

Worauf müssen Unternehmen achten, die ihre papierbasierte Personalakte ablösen wollen? Was ist wichtig, um bei der digitalen Personalakte neben Kosten- und Zeitersparnissen auch die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens richtig nutzen zu können? Antworten auf diese Fragen gibt das perbit-Whitepaper „Digitale Personalakte“, das Sie hier kostenfrei herunterladen können.  

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