Fünf Schritte für die erfolgreiche Einführung von HR Self-Services

Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter entscheidet darüber, ob HR Self-Services mehr Effizienz für die Personalarbeit bringen. Wichtige Kriterien sind eine leichte Bedienbarkeit und ein erkennbarer Mehrwert für die Mitarbeiter – sowie eine durchdachte Vorgehensweise bei der Einführung.

HR Self-Services können der Personalabteilung und den Mitarbeitern zahlreiche Erleichterungen bieten. Geben die Mitarbeiter über diese Selbstbedienungslösungen ihre neue Bankverbindung selbst ein, beantragen sie auf diesem Weg Urlaubstage und Gesprächstermine oder buchen sie selbst ein Seminar aus dem internen Weiterbildungskatalog, werden die Personaler von administrativen Aufgaben entlastet. Gleichzeitig entstehen weniger Übertragungsfehler.

Eine wichtige Voraussetzung ist jedoch, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die HR Self-Services gern und rege nutzen. Da ein zentraler Faktor für die Akzeptanz in der Anwenderfreundlichkeit liegt, gilt es, dies gleich bei der Softwareauswahl zu berücksichtigen. Die komplexen Abläufe, die hinter den Self-Services-Anwendungen stehen, dürfen für die Nutzer nicht erkennbar sein. Ideal sind selbsterklärende Benutzeroberflächen.

Unternehmen, die eine Einführung von HR Self-Services planen, sollten strategisch vorgehen, um mögliche Berührungsängste schon im Vorfeld abzubauen. Mit den folgenden Schritten können sie dazu beitragen, dass die Self-Services-Angebote erfolgreich genutzt werden:

Eins: Entscheiden Sie, für welche Mitarbeitergruppen die HR Self-Services zur Verfügung stehen sollen. Sollen die HR Self-Services nur für die Führungskräfte (Manager Self-Services – MSS) nutzbar sein oder auch für die Mitarbeiter (Employee Self-Services – ESS)? Sollen alle Mitarbeiter Nutzer sein? Sind spätere Erweiterungen des Nutzerkreises geplant? Die Antworten auf diese Fragen legen den Grundstein für alle weiteren Aktionen und für die Entscheidung, welche Prozesse über HR Self-Services abgebildet werden können.

Zwei: Fangen Sie klein an. Viele Softwareanbieter ermöglichen es bereits heute, qualitative Prozesse wie die Vereinbarung und Durchführung von Zielvereinbarungen über HR Self-Services abzubilden. Es ist sinnvoll, zunächst operative Prozesse, bei denen die Beteiligten einen klaren Nutzen erkennen, als HR Self-Services umzusetzen. Wenn sich die Mitarbeiter an die Bedienung gewöhnt haben, sind schrittweise Erweiterungen möglich.

Drei: Kommunizieren Sie frühzeitig den Mehrwert. Sorgen Sie für Verständnis bei den Mitarbeitern, indem Sie ihren Nutzen wie die schnelle Einsicht in Zeitsalden und Urlaubstage hervorheben oder darüber informieren, wie die Qualität der Daten steigen und somit Korrekturaufwand für Personaler und Mitarbeiter vermieden werden kann. Führen Sie die leichte Bedienung des Self-Services-Systems vor. Erläutern Sie den Mitarbeitern, wie sich die Arbeit in der Personalabteilung ändern wird und welche zusätzlichen Services die Personalmitarbeiter anstelle der früheren Verwaltungsaufgaben anbieten können. Informieren Sie regelmäßig über den Stand der Dinge und beantworten Sie Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit proaktiv.

Vier: Benennen Sie einen persönlichen Ansprechpartner. Damit umgehen Sie mögliche Vorwürfe, dass die Personalabteilung nicht mehr für die Mitarbeiter da ist und typische HR-Aufgaben auf die Belegschaft abwälzt. Treten Unsicherheiten oder Probleme bei der Bedienung der HR Self-Services auf, kann der Ansprechpartner diese idealerweise schnell lösen und somit verhindern, dass Misstrauen gegenüber der Technik entsteht. Der Ansprechpartner sollte auch Verbesserungsvorschläge und Wünsche der Mitarbeiter sammeln, damit in den weiteren Ausbaustufen genau die Services angeboten werden können, die die Beschäftigten benötigen.

Fünf: Sorgen Sie bei der softwaretechnischen Umsetzung dafür, dass mit dem Start der HR Self-Services alles reibungslos läuft. Dazu gehört, dass grundlegende Vorarbeiten wie die saubere Abbildung von Rollen, Zugriffsberechtigungen und Genehmigungsschritten durchgeführt und ausführlich getestet wurden. Je professioneller die Personalmanagement-Software im Unternehmen genutzt wird, je klarer die Organisation bereits im HR-System abgebildet ist, desto einfacher fallen diese Vorarbeiten.

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