In zehn Schritten zu einem funktionierenden Onboarding neuer Mitarbeiter

Um neue Mitarbeiter frühzeitig an das Unternehmen zu binden, sollte ein professioneller Onboarding-Prozess etabliert werden. Dieser beginnt bereits vor dem Start im neuen Job und geht bis zum Ende der Probezeit. Zehn Schritte unterstützen auf dem Weg zu einem gelungenen Onboarding. Wichtig hierbei ist eine klare Aufgabenverteilung durch die Personalabteilung.

Der Onboarding-Prozess wird üblicherweise in drei Phasen unterteilt: Die Vorbereitungsphase – die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag – dient dazu, den Mitarbeiter über das Unternehmen und seinen künftigen Arbeitsbereich zu informieren und offene Fragen zu klären. Die Orientierungsphase beginnt am ersten Arbeitstag und dauert rund zwei Monate, in denen der Mitarbeiter das Unternehmen, die Kollegen und Abläufe kennenlernt. Die Integrationsphase hat zum Ziel, den Mitarbeiter immer stärker in sein Team einzubinden und ihm ein selbstständiges Arbeiten zu ermöglichen.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor in allen diesen drei Phasen ist eine klare Aufgabenverteilung, die durch die Personalabteilung gesteuert werden sollte. Diese beauftragt zum Beispiel die IT-Abteilung mit der Bereitstellung von PC/Notebook, Softwarelizenzen, Telefon und Zugangsdaten und informiert die weiteren zuständigen Stellen über den Eintrittstermin und die benötigten Materialen. Die zentrale Rolle im Onboarding kommt aber der Führungskraft zu, die sich um Orientierung und Integration des neuen Mitarbeiters kümmert, sowie dem Paten als Ansprechpartner für alle aufkommenden Fragen.

In folgenden zehn Schritten kann ein neuer Mitarbeiter professionell „an Bord geholt“ werden:

Vor der Vorbereitungsphase

Erstens: Die Personalabteilung erstellt einen detaillierten Onboarding-Plan und eine Checkliste, die dafür sorgen, dass kein wichtiger Prozessschritt vergessen wird.

In der Vorbereitungsphase

Zweitens: Der Onboarding-Plan wird mit allen wichtigen Daten und Terminen wie Eintrittsdatum, Ende der Probezeit, Aufgabenbereich und Einordnung ins Organigramm ergänzt.

Drittens: Die Personalabteilung und die Führungskraft erstellen einen Einarbeitungsplan und beauftragen die IT und das Office Management, den neuen Arbeitsplatz mit allen benötigten Arbeitsmitteln auszustatten.

Viertens: Die Personalabteilung und die Führungskraft planen Gesprächstermine für Feedback-Runden ein, bestimmen einen Kollegen als Paten und informieren die Kollegen über den Start des neuen Mitarbeiters.

In der Orientierungsphase

Fünftens: Der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters sollte mit einer Begrüßung und Vorstellung der Kollegen beginnen. Der neue Mitarbeiter bekommt seinen Arbeitsplatz gezeigt, seinen Paten zugewiesen und ein Dossier mit wichtigen Informationen und Passwörtern übergeben.

Sechstens: Ebenfalls am ersten Arbeitstag sollte ein Onboarding-Gespräch mit der Personalabteilung und/oder der Führungskraft stattfinden.

Siebtens: In den folgenden Tagen findet eine Einweisung in die IT-Systeme statt sowie eine Schulung in IT-Sicherheit. Es folgen Produktschulungen sowie Feedback-Runden mit der Führungskraft.

In der Integrationsphase

Achtens: Um eine gute Einbindung in die für den Mitarbeiter relevanten Netzwerke und Gruppen zu ermöglichen, sollte das Unternehmen Angebote für das berufliche Networking bereitstellen.

Neuntens: Je nach Tätigkeitsfeld und Aufgabenbereich werden Fortbildungs- und Teambuilding-Maßnahmen angeboten, Einführungstage und -workshops veranstaltet. Es finden auch mehrere Feedback-Runden mit der Führungskraft und der Personalabteilung statt.

Zehntens: Nach etwa sechs Monaten werden die Angebote in Personalentwicklungs-Maßnahmen überführt.

Die Vorteile von Onboarding sind vielfältig und reichen von der Vermeidung von Fehlern, der Verringerung von Unsicherheit bis zu einem schnelleren Einfinden in die neue Aufgabe. Der neue Mitarbeiter kann schneller produktiv arbeiten. Darüber hinaus können durch die Maßnahmen mögliche Widerstände in der bestehenden Belegschaft abgebaut werden. Durch ein gutes Onboarding kann zudem die Fluktuationsrate des Unternehmens gesenkt werden.

Sinnvoll ist ein softwaregestütztes Onboarding, das die Personalabteilung in die Lage versetzt, den Prozess zu steuern und die jeweils nächsten Prozessschritte einzuleiten. Über neue Aufgaben werden die zuständigen Führungskräfte, die IT-Abteilung und alle anderen Beteiligten informiert, damit keine Termine vergessen werden. Der neue Mitarbeiter bekommt ebenfalls Informationen zur Verfügung gestellt und sieht, wann welche Termine für Feedback-Runden, Einführungen und Workshops anstehen.

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