Modernes Personalmanagement im hohen Norden

Moderne Personalarbeit und eine langjährige Firmentradition müssen sich nicht ausschließen. Das zeigt die VR Bank Flensburg-Schleswig: Mit Software von perbit plant und überwacht der HR-Bereich die Personalkosten, erstellt Hochrechnungen und kann innerhalb von Minuten aktuelle Auswertungen und Statistiken erstellen.

Ein modernes, mitarbeiterorientiertes Personalmanagement braucht eine passende Softwareunterstützung, damit alle HR-Prozesse reibungslos funktionieren. Seit dem Herbst 2014 setzt die 1901 gegründete Genossenschaftsbank, die heute rund 240 Personen beschäftigt, die Human-Resources-Management-Software perbit.insight ein. „Zuvor haben wir im Personalbereich tatsächlich noch mit Excel-Listen gearbeitet. Doch das hat zu großen Qualitätsproblemen geführt. Es haben sich Fehler eingeschlichen. Außerdem hat der Zeitfaktor eine große Rolle gespielt“, schildert Franziska Panna, zuständig für die Personalentwicklung, die Ausgangssituation.

Die VR Bank Flensburg-Schleswig entschied sich, das Mitarbeitermanagement, das Stellenmanagement, den Personalkostenmanager und die digitale Personalakte von perbit einzuführen, um die Qualität der Personalarbeit zu steigern und die drei Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung zeitlich zu entlasten. „Wir wollten stichtagsgenaue Auswertungen mit wenigen Klicks ermöglichen und unsere Personalkosten genau planen und hochrechen können“, nennt Kira Richter, zuständig für die Personalbetreuung und Ausbildung, Gründe für die Softwareeinführung. „Und wir wollten alle Daten in einem System haben“, ergänzt sie.

Eine wichtige Erleichterung für die Personalabteilung ist die schnelle Bereitstellung von Statistiken zum Jahreswechsel. „Wenn ich dazu eine Abfrage in perbit.insight anlege, sind dann am Jahresanfang nur noch zwei bis drei Klicks nötig, um eine Übersicht über unsere Vergütungs- oder Altersstruktur oder über die Mitarbeiterkapazitäten der einzelnen Abteilungen zu erstellen“, berichtet Kira Richter und ergänzt: „Bei Aufgaben, die wir nur einmal jährlich durchführen und in die wir uns früher immer wieder neu hineinarbeiten mussten, stellt das eine große Erleichterung dar.“

Auch die jährlichen Personalkosten planen die Personalerinnen mit perbit.insight. Sie erstellen Hochrechnungen und führen einen monatlichen Abgleich durch, indem sie die Daten aus dem Gehaltsprogramm Paisy in den Personalkostenmanager einspielen und anschließend die Abweichungsgründe mit der OEM-Lösung perbit.planner auswerten. In diesem Tool können sie auch zukünftige Szenarien - etwa einen erwarteten Tarifabschluss – in die Planung integrieren und durchspielen.

Personalentwicklerin Franziska Panna schätzt an perbit.insight insbesondere die zentral verfügbaren Daten. „Jetzt habe ich alle Daten über einen Mitarbeiter, mit dem ich ins Gespräch gehen will, auf einen Blick. Das spart mir viel Zeit. Ich kann mir schnell zusätzliche Informationen heraussuchen, das ist eine erhebliche Erleichterung für mich.“  Weitere Arbeitserleichterungen können in Zukunft kommen, wenn die VR Bank Flensburg-Schleswig ihre Pläne verwirklicht, ein Seminarmanagement einzuführen, über das Fortbildungshistorien einsehbar sind und bei dem sich die Mitarbeiter selbst für Inhouse-Schulungen anmelden können. Auch der Prozessmanager, ein Zeitmanagement sowie Self-Services für Führungskräfte und Mitarbeiter stehen zur Diskussion.

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