Reibungsloser Bewerbungsprozess bei der Lebenshilfe Stuttgart

Ob für die zwei Werkstätten oder für die inklusive Kita, ob für die Wohnstätten oder die ambulante Pflege – als großes soziales Dienstleistungsunternehmen sucht die Lebenshilfe Stuttgart laufend neue Mitarbeiter. Seit einiger Zeit trägt perbit.insight dazu bei, dass das Recruiting reibungslos verläuft und keine Bewerbung mehr längere Zeit unbeantwortet bleibt.

„Früher hatten wir keinen Überblick über all die Bewerbungen, die in unseren Wohnstätten, Werkstätten oder bei unserem Geschäftsführer eingingen“, erinnert sich Andrea Kraft, Fachbereichsleiterin Personal, an die Situation, als bei der Lebenshilfe Stuttgart noch ausschließlich mit Excel-Listen, Bewerbungsmappen und E-Mail-Bewerbungen gearbeitet wurde.

Diese unübersichtliche Situation war ein Grund, den Recruitingprozess zentral aufzustellen. Seit 2014 setzt die Lebenshilfe Stuttgart den Online-Stellenmarkt und das Bewerbermanagement von perbit.insight ein. Wer sich heute für eine Stelle interessiert, kann in der Stellenanzeige auf den Link „Online bewerben“ klicken und das hinterlegte Formular ausfüllen oder eine E-Mail senden. Nur noch ganz wenige der rund 1.000 Bewerbungen jährlich kommen per Post ins Haus. Diese werden in der Personalabteilung eingescannt und den zuständigen Führungskräften über das HR Solution Center zur Verfügung gestellt.

„Alle sehen das mittlerweile als große Erleichterung an“, berichtet Andrea Kraft. Mit perbit.insight hat sich der Recruitingprozess deutlich beschleunigt. Dazu trägt unter anderem die Erinnerungsfunktion bei, die Führungskräfte darauf hinweist, dass Bewerbungen zu beurteilen sind. Die Zugangsberechtigungen der Führungskräfte und Betriebsratsmitglieder sind klar definiert. Dadurch ist nun auch der Datenschutz gewährleistet. 

Ein weiterer zentraler Bestandteil der Softwarenutzung ist das Seminarmanagement. Seit Anfang 2016 erfasst die Personalabteilung darin Pflicht-Seminare wie Hygienebelehrungen und Erste-Hilfe-Kurse sowie benötigte ärztliche Untersuchungen und hinterlegt Erinnerungen, wann der nächste Termin ansteht. In den kommenden Monaten soll das Seminarmanagement weiter ausgebaut werden. Auf der Wunschliste stehen weitere Funktionalitäten und ein direkter Zugriff durch die Mitarbeiter über Employee Self Services. Auch die digitale Personalakte steht auf der Wunschliste der Personalabteilung.

Auch wenn aus Zeitmangel noch nicht alle Funktionalitäten wie gewünscht umgesetzt sind: Schon heute kann die Personalarbeit weitaus reibungsloser und zielgerichteter ablaufen als vor der Softwareeinführung. Personal-Sachbearbeiterin Anette Reinheimer, die perbit.insight als Power-Userin nutzt, schätzt besonders die Flexibilität der Software: „perbit.insight kann an vielen Stellen verändert werden, wo wir eine individuelle Anpassung brauchen. Die meisten Anpassungen können wir selbst vornehmen, andere übernimmt der Support für uns.“

Ein Beispiel für eine solche Individualisierung: Seit neuestem werden die E-Mail-Signaturen aller Mitarbeiter aus perbit.insight heraus erzeugt. Die Darstellung von Telefonnummer, Stellenbezeichnung und Standort ist nun in allen E-Mails einheitlich. Stellenbezeichnung und Telefonnummer des jeweiligen Absenders sind immer auf dem aktuellen Stand. Ein kleiner Schritt für die Software-Programmierer, ein großer Schritt für die positive Außenwirkung des Sozialunternehmens.

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