Self-Services mit Mehrwert für die Mitarbeiter bei der Handelskammer Hamburg

Seit zwei Jahren laufen bei der Handelskammer Hamburg die Jahresgespräche über einen elektronischen Workflow in perbit.insight. Auch Gehaltsbelege werden nur noch digital zur Verfügung gestellt. Dadurch erspart sich die Personalabteilung viele administrative Arbeiten – und eine ganze Menge Papier.

Von August bis Oktober finden für die rund 300 Mitarbeiter der Handelskammer Hamburg die jährlichen Mitarbeitergespräche statt. Früher füllten die Mitarbeiter einen Bogen zur Selbsteinschätzung aus und gemeinsam mit ihrer Führungskraft einen Beurteilungsbogen. Ein Jahr später fragten viele Vorgesetzte oder Mitarbeiter in der Personalabteilung nach einer Kopie dieses Beurteilungsbogens, um sich auf die nächste Gesprächsrunde vorbereiten zu können. So kam es schlimmstenfalls dazu, dass der Beurteilungsbogen viermal in Papierform ausgegeben wurde. Zudem verbrachte die Personalabteilung viel Zeit mit Telefonaten, Kopieren und der Koordination von Terminen. 

Heute nutzt die Handelskammer Hamburg einen elektronischen Workflow und die Dokumentation in perbit.insight. Nicht nur die Papiermenge hat sich seitdem erheblich reduziert, auch die administrativen Arbeiten haben abgenommen. Die Terminkoordination, die Ablage der Beurteilungen in den Personalakten und selbst das Ausfüllen der Beurteilungsbögen funktionieren heute automatisiert, weil nicht nur Namen und Organisationseinheit, sondern auch die definierten Ziele des vergangenen Jahres systematisch übertragen werden. „Kein Beteiligter braucht mehr Fotokopien, da alle jederzeit elektronisch mit ihrem Passwort auf Beurteilungen und Selbsteinschätzung zugreifen können“, sagt Werner Pahl, Leiter Personal und stellvertretender Geschäftsführer der Handelskammer Hamburg.

Mit perbit arbeitet die Handelskammer Hamburg bereits seit vielen Jahren. Das HR Solution Center, über das die Beschäftigten Zugriff auf ihre Beurteilungen und Zielvereinbarungen haben, ist seit 2014 im Einsatz und wird seitdem stetig weiterentwickelt. Heute können dort alle Mitarbeiter auch ihre Gehaltsabrechnungen sowie diverse Informationen über Organisationsveränderungen, Weiterbildungsmöglichkeiten, Telefonlisten, Abwesenheiten und Mittagsessensangebote einsehen. Eine allseits geschätzte Anwendung ist das Anwesenheitstableau: Eine Schnittstelle zur Zeiterfassung macht es möglich, dass man auf einen Blick sieht, wer aktuell im Haus ist und wer nicht.

Für die Führungskräfte bietet das System weitere Informationen: Sie erhalten einen umfangreichen und aktuellen Datenüberblick über ihre Mitarbeiter. „Das erspart häufige Rückfragen und die Personalabteilung kann sich verstärkt Themen wie Familienfreundlichkeit und strategischer Personalentwicklung widmen“, erklärt der Personalleiter. Ein weiteres Projekt, mit dem sich der Personalbereich derzeit befasst, ist die Einführung des Bewerbermanagements und des Online-Stellenmarkts von perbit.insight.

Vertiefende Informationen erhalten Sie im ausführlichen Referenzbericht.

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