Sysmex Europe: Schlanke Prozesse auf internationaler Ebene

Als internationales Unternehmen stand die Sysmex Europe GmbH vor der Herausforderung, ihre Personalprozesse zweisprachig durchzuführen. Mit der speziell für sie angepassten HR-Software perbit.insight funktioniert das heute vorbildlich. Die Software sorgt zudem dafür, dass nur noch sehr wenige manuelle Eingaben nötig sind.

Ein Urlaubsantrag bei der Sysmex Europe GmbH kann folgendermaßen lauten: „I apply for leave between May 7th and 11th.“ Der Antragsteller kann aber auch schreiben: „Ich beantrage Urlaub in der Zeit vom 7. bis 11. Mai.“ Je nachdem, welche Sprache er in seinen Voreinstellungen gewählt hat, erhält er auch die Rückmeldung in dieser Sprache – ganz unabhängig davon, ob sein Vorgesetzter den Urlaubsantrag auf Deutsch oder auf Englisch gelesen und bearbeitet hat.

Dass eine HR-Software zweisprachig eingesetzt wird, kommt in internationalen Unternehmen durchaus vor. Dass die Software aber in der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter die Sprache wechselt, ist eine spezielle Entwicklung der Sysmex Europe GmbH. „Die Zweisprachigkeit war eine große Herausforderung bei uns, weil wir in der Produktion in Deutschland auch Mitarbeiter beschäftigen, die kein Englisch sprechen“, erläutert Simon Borchers, IT-Spezialist im Bereich Human Resources. „Damit der Abwesenheitsprozess jedem in seiner gewünschten Sprache zur Verfügung steht, wurde die Software speziell für uns angepasst“, sagt er.

Das Gesundheitsunternehmen, für das rund 2.000 Mitarbeiter in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika tätig sind, hat die Software perbit.insight seit 2012 im Einsatz. Die Individualisierbarkeit der Software ist ein Pluspunkt, den der HR-IT-Experte besonders schätzt: „Das System hilft uns, schlanke Prozesse abzubilden, damit wir so wenige manuelle Eingaben wie möglich durchführen müssen.“

Damit Mitarbeiterdaten nach Möglichkeit nur einmal eingepflegt werden müssen, setzt Sysmex Europe perbit.insight als führendes System ein. Ändert sich beispielsweise der Name eines Mitarbeiters, ist nur eine Eingabe in perbit.insight nötig. Alle angebundenen Systeme wie der SharePoint oder das Learning Management System (LMS) übernehmen den neuen Namen automatisch. Die Änderung wird sogar im Telefonsystem und dem dort hinterlegten Adressbuch angezeigt.

Das Learning Management System synchronisiert auch weitere Daten mit der HR-Software, zum Beispiel die Organisationszuordnung und die Vorgesetzten. „Auf diese Weise sind diese Daten im LMS stets aktuell, auch wenn sich etwas in unserer Organisation ändert. Die Führungskräfte haben immer ihre Mitarbeiter und deren Qualifizierungen im Blick“, erklärt Simon Borchers.

Ein anderes Beispiel für eine automatische Synchronisierung der Daten mit den verschiedenen Systemen sind die Ersthelfer bei Sysmex Europe: Die Personaler tragen in perbit.insight in einer Sonderrolle ein, wenn jemand als Ersthelfer fungiert. „Im SharePoint erscheint automatisch die Information, wer die Ersthelfer im jeweiligen Betrieb sind. Zusätzlich wird diese Funktion beispielsweise auf den Türschildern angezeigt und die Personen werden automatisch den betreffenden E-Mail-Verteilergruppen hinzugefügt“, sagt Simon Borchers. 

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