TeroLab Surface startet mit perbit.insight base durch: von Null auf Hundert in zwei Wochen

Noch bis Anfang 2017 wurden die Personaldaten bei der TeroLab Surface GmbH mit Hilfe von Excel-Tabellen verwaltet. Nur wenige Wochen später gibt die SaaS-Lösung perbit.insight base einen stets aktuellen Überblick über alle Mitarbeiterdaten und ermöglicht dem Personalbereich vielfältige Auswertungen.

Nur rund zwei Wochen hat es seit dem Start der SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) perbit.insight base gedauert, bis der Personalbereich der TeroLab Surface GmbH produktiv mit der Software arbeiten konnte. Seitdem hat Personalleiterin Sabine Wildvang einen aktuellen Überblick über alle Mitarbeiter- und Entgeltdaten. Gibt es beispielsweise eine Frage zum aktuellen Stand der Qualifikationen, kann sie nun jederzeit Auskunft geben.

Aber nicht nur der schnelle Überblick über die Daten war ein Grund, weshalb sich das Unternehmen für Oberflächenbeschichtung aus dem rheinischen Langenfeld für die HR-Software perbit.insight base entschieden hat, sondern auch die Möglichkeit, unterschiedliche Auswertungen zu erstellen. „Es lässt sich alles auswerten, was wir möchten – wenn wir vorher die Daten eingegeben haben“, berichtet die Personalleiterin.

Da früher nicht alle Personaldaten digital vorlagen, haben Sabine Wildvang und ihre Mitarbeiterinnen heute – knapp vier Monate nach der Softwareeinführung – noch nicht alle benötigten Daten digitalisiert. „Das liegt an unseren Kapazitäten“, berichtet sie, die als hauptberufliche Personalleiterin zusammen mit zwei stundenweise tätigen Mitarbeiterinnen alle rund 75 Mitarbeiter des Unternehmens betreut. Trotz dieses personellen Engpasses haben sie schon einiges geleistet: Alle Dokumente, die nicht in Papierform aufbewahrt werden müssen, werden nur noch digital abgespeichert. Auch der Personalfragebogen, in dem neue Mitarbeiter ihre Personal- und Kontodaten eingeben, liegt nun digital vor und soll demnächst online ausfüllbar sein.

Ein Punkt, den die Personalleiterin an der Software schätzt, ist die Möglichkeit, Nutzungsrechte zu vergeben. Früher, als die Personaldaten in Office-Ordnern und Excel-Listen auf ihrem Computer abgespeichert waren, konnten nur sie und Geschäftsführer Wolfram Unterberg Einsicht nehmen. Heute kann sie auch Kollegen eine Berechtigung erteilen. So ist auch in Urlaubs- oder Krankheitszeiten sichergestellt, dass keine Termine übersehen werden oder Aufgaben liegenbleiben.

Die Bedienung ist auch ohne Schulung möglich. „Das war auch einer der Gründe, weshalb ich mich für perbit.insight base entschieden habe. Ich habe mir einige Lösungen angeschaut und meine Entscheidung davon abhängig gemacht, wie intuitiv eine Software zu bedienen ist“, sagt die Personalleiterin.

Mit der Zeit will Sabine Wildvang den Nutzerkreis erweitern und auch Vorgesetzten den Zugriff auf die Daten ihrer Mitarbeiter einrichten. Noch in die weitere Zukunft geblickt, ist auch ein Wechsel von der Base-Variante zur individualisierbaren On-Premise-Lösung perbit.insight möglich. „Das würde ich mir sehr wünschen, weil wir in perbit.insight noch mehr Abfragen individuell einrichten können und dann das Rundum-Paket nutzen können“, sagt Sabine Wildvang. Aber auch mit der Base-Variante ist sie sehr zufrieden: „Mir gefällt die Übersichtlichkeit sehr gut. Außerdem schätze ich die Möglichkeit, dass ich Auswertungen selber erstellen kann und dass ich festlegen kann, was ich auswerten möchte.“

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