Caritasverband Dortmund e.V.

Wohltuend und menschlich – mit perfekt organisiertem Personal

„Wohltuend.menschlich.“ lautet das Motto der Caritas Dortmund. Damit dies in den mehr als 50 Einrichtungen und Diensten im Stadtgebiet Dortmund gelebt werden kann, müssen die richtigen Mitarbeiter an der richtigen Stelle tätig sein – passgenau eben. Dazu trägt ein transparentes Bewerber- und Mitarbeitermanagement bei. Mit perbit.insight erlangt die Personalabteilung zudem einen Überblick über die gesamte dezentrale Organisation.

Wohltuend und menschlich – mit perfekt organisiertem Personal

Vom Kinderförderzentrum bis zur ambulanten Altenpflege, von der schulischen Ganztagsbetreuung bis zur Behindertenwerkstatt – als klassischer Wohlfahrtsverband und soziales Dienstleistungsunternehmen bietet die Caritas Dortmund eine große Bandbreite an Leistungen in den Segmenten „unterstützen, beraten, pflegen und fördern“. An rund 50 Standorten in Dortmund kümmern sich rund 1.900 Mitarbeiter um das Wohl von jung und alt. Die dezentrale Struktur stellt das Mitarbeitermanagement jedoch vor einige Herausforderungen, denn die Personalprozesse waren aufwendig und bisweilen ziemlich kompliziert.

Schneller und gezielter zu neuen Mitarbeitern

Ein Beispiel ist das Bewerbermanagement: Früher gingen die Bewerbungen – meist in Papierform – in der zentralen Verwaltung oder bei den Diensten vor Ort ein. Die Personalabteilung erfasste die Stammdaten, das zentrale Schreibzimmer versandte eine Eingangsbestätigung und schließlich wurden die Bewerbungen per Hauspost an die jeweilige Einrichtung versandt, deren Leitung die Einstellung vornahm. „In Zeiten des Fachkräftemangels ist es schwierig, wenn eine Fachkraft sich bewirbt und es drei Tage dauert, bis die Bewerbung beim Entscheider ankommt“, sagt Personalentwickler Hanno Sandmann.

„Ein weiteres Problem war, dass wir kein klares Prozessmanagement hatten“, ergänzt er. Doppelbewerbungen wurden erst spät erkannt, bei telefonischen Rückfragen waren keine spontanen Auskünfte möglich. Das Ziel war daher, eine Softwarelösung einzuführen, die mehr Transparenz ermöglicht. Hanno Sandmann: „Wir wollten eine Software, mit der wir den dezentralen Einrichtungen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen können. Ziel war ein klares Prozessmanagement, das auch unsere individuellen Bedürfnisse berücksichtigt und alle Abläufe automatisiert steuert."

Die Entscheidung fiel auf perbit.insight– auf die Module Bewerbermanagement, Online-Stellenmarkt, Prozessmanager, Mitarbeitermanagement und Stellenmanagement mit Organigramm-Manager. „Da passte das Gesamtpaket am besten“, nennt Hanno Sandmann den Grund. Das Bewerbermanagement ist das erste Modul, das umgesetzt wurde. Seit Anfang 2014 ermöglicht das Online-Formular eine komfortable Bewerbung. Die Bewerberdaten werden gleich der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet, was den Bewerbungsprozess erheblich beschleunigt. „Die Führungskraft, die eine Ausschreibung veranlasst hat, sieht in perbit.insight sofort die neu eingegangenen Bewerbungen und kann gleich loslegen, die Unterlagen zu prüfen“, so Hanno Sandmann. Diejenigen Bewerbungen, die noch per Post ins Haus kommen, werden eingescannt und den Führungskräften ebenfalls über das so genannte HR Solution Center zur Verfügung gestellt.

Übersichtlich und intuitiv bedienbar

Rund 55 Führungskräfte und vier Personaler haben über das HR Solution Center Zugriff auf die für sie wichtigen Daten. Dank eines neuartigen Ansatzes rollenbasierter Bedienung passt sich das System dynamisch an die jeweiligen Bedürfnisse an: Jeder Nutzer sieht das, was er auch tatsächlich benötigt, und jedes Unternehmen kann individuell einstellen, welche Daten für welche Rollen angezeigt werden sollen. Da die Führungskräfte nicht jeden Tag neue Stellen zu besetzen haben,hält Hanno Sandmann außerdem die Web-Komponente für besonders wichtig. „Diese stellt übersichtliche und selbsterklärende Formulare und Masken bereit“, sagt er.

Die intuitive Bedienbarkeit und eine ausführliche Kommunikation schon während der Softwareeinführung haben dazu geführt, dass sich alle Führungskräfte gut informiert und mit der neuen Software nicht überfordert fühlten. Die Rückmeldungen waren entsprechend positiv. Auch für Hanno Sandmann und seine HR-Kollegen hat die neue Lösung zahlreiche Vorteile mit sich gebracht. Weggefallen ist die aufwendige Bewerberkorrespondenz mit Textbausteinen. Heute können personalisierte Serienbriefe mit einemMausklick angestoßen werden. Dafür ist etwas Zeitaufwand für das Einscannen der Papierbewerbungen neu hinzugekommen. Die größte Verbesserung ist die neue Transparenz: „Wir können jederzeit sehen, wie der Stand der Bewerbung ist und müssen nicht mehr die Führungskräfte in den Einrichtungen anrufen, um Informationen zu erhalten.“

Vom Bewerber zum Mitarbeiter mit einem Klick

Ein weiterer Vorteil: Wird ein Bewerber eingestellt, so können seine Daten nun mit einem Klick in das Mitarbeitermanagement von perbit.insight übernommen werden. „Die im System vorhandenen Bewerbungsunterlagen werden einfach dem Mitarbeiterdatensatz zugefügt. Das ist sehr komfortabel“,erklärt Hanno Sandmann. Das Mitarbeitermanagement ist das nächste Software-Modul, das ausgerollt wird. Dann sind wichtige Personaldaten und Ad-hoc-Analysen schnell abrufbar und müssen nicht – wie bisher – mühsam über Excel-Listen erfasst werden. Auch die Einführung des Stellenmanagements und des Organigramm-Managers soll noch im laufenden Jahr erfolgen.

Die Zielsetzung ist, für die einzelnen Einrichtungen Soll- und Ist-Stellenpläne zu entwickeln, um unter anderem folgende Frage beantworten zu können: Welche Mitarbeiter arbeiten in welchen Bereichen oder Gruppen und sind wem unterstellt? „Es geht darum, Zusammenhänge, die im Vertragsrecht verankert sind, auf einen Blick sichtbar zu machen“,erklärt Hanno Sandmann. „Das ist eine echte Herausforderung, gerade weil es in unserem Tarifgefüge die Besonderheit gibt, dass die Eingruppierung von der Anzahl der unterstellten Mitarbeiter abhängen kann. Da werden wir sicherlich noch einiges an Arbeit investieren müssen, bis dieses Modul eingesetzt werden kann. Aber das ist eine Ausbaustufe, auf die wir uns schon freuen.“

„Für Führungskräfte, die nicht jeden Tag Stellen zu besetzen haben, ist es besser, ein selbsterklärendes System zu haben.“

Hanno Sandmann, Personalentwickler

Das Unternehmen

Als katholischer Wohlfahrtsverbandund soziales Dienstleistungsunternehmen betreibt die Caritas Dortmund im Stadtgebiet rund 50 Einrichtungen und Dienste von der Familienunterstützung bis zur Altenhilfe. Rund 1.900 Mitarbeiter – von der Altenpflegerin bis zur Küchenleiterin, vom Finanzbuchhalter bis zum Sprachdozenten – sind hier tätig. Die Caritas Dortmund besteht seit 1906. Der Deutsche Caritasverband wurde bereits 1897 von Prälat Lorenz Werthmann gegründet. Er gilt heute mit rund 560.000 Mitarbeitern und etwa ebenso vielen ehrenamtlichen Helfern als größter privater Arbeitgeber in Deutschland.

Die Fakten

  • Bewerberunterlagen werden nach Einstellung automatisch in das Mitarbeitermanagement übernommen.
  • Die Web-Komponente erlaubt den rund 55 Führungskräften einen komfortablen Zugriff auf die für sie betreffenden Bewerbungen.
  • Eine Schnittstelle von der Lohn- und Gehaltssoftware Kidicap ermöglicht eine automatische Übertragung der Vergütungsdaten.

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