Deerberg GmbH

Alle Mitarbeiter im Blick

Seit 2014 setzt die Deerberg GmbH auf softwaregestütztes Personalmanagement von perbit. Das starke Wachstum hatte es nötig gemacht, eine professionelle Softwarelösung einzuführen. Ein positiver Nebeneffekt: Mit der Implementierung von perbit.insight wurde gleich auch eine digitale Personalakte umgesetzt.

Starkes Wachstum

„Wir haben ein sehr starkes Wachstum erlebt: Anfang 2011 zählten wir 250 Mitarbeiter, Ende 2013 waren es schon 409. Irgendwann reichte die Excel-Tabelle, in der wir unsere Mitarbeiterdaten erfassten, nicht mehr aus“, nennt Regina Schulz-Marquardt, Assistentin der Geschäftsleitung, den Grund für die Softwareeinführung. Doppelbearbeitung und die Fehlerpotenziale bei der monatlichen Datenübermittlung an das Steuerbüro, das die Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Unternehmens durchführt, sollten verringert werden. Das Unternehmen entschied sich für die Personalmanagement-Software perbit.insight, weil diese individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Beeinflusst wurde die Entscheidung durch vorhandene Schnittstellen zur Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung von Atoss. Das Ziel ist es, perbit.insight als führendes System für sämtliche Mitarbeiterdaten zu nutzen und die anderen Softwarelösungen über Schnittstellen zu versorgen.

Da bislang alles manuell und in Papierform erfasst wurde, bereitete sich Deerberg mehrere Monate auf die Softwareeinführung vor. Regina Schulz-Marquardt: „Wenn man von Papierakten auf digitale Akten umsteigt, erfordert das einige Vorbereitungen, Planungen und neu zu erstellende Strukturen.“ Für die Digitalisierung der Papierakten wurde ein externer Anbieter eingesetzt. Darüber hinaus unterstützte ein Datenerfasser die Personalabteilung dabei, alle Stammdaten einzutragen und die Formulare zu benennen.

 

 

Papierloser Überblick

Die Arbeit hat sich gelohnt. Heute arbeiten die acht Mitglieder der Personalabteilung täglich mit perbit.insight. Bei Nachfragen können sie die Personalakten per Knopfduck einsehen – ohne langes Suchen oder ohne von einem Unternehmensstandort in den anderen fahren zu müssen. „Dass die Akten ständig einsehbar sind – egal an welchem Ort wir gerade arbeiten – stellt die größte Erleichterung dar“, so Doreen Alms, die als Power-Userin die treibende Kraft für den Softwareeinsatz in der Personalabteilung ist. „Es war uns ein großes Anliegen, das viele Papier zu eliminieren. Zudem ging es uns darum, den Führungskräften Einblick in die Akten ihrer Mitarbeiter zu geben“, nennt sie zwei weitere Vorteile. Letzteres soll bald möglich sein, wenn die Benutzerrollen und Zugangsberechtigungen festgelegt sind.

Individuelle Abfragen

Das Mitarbeitermanagement stellt das Kernstück der Softwarenutzung dar. Besonderen Wert legen die Personaler auf die individuellen Auswertungs-möglichkeiten, beispielsweisezur Gehaltsentwicklung oder zu den Beschäftigtenzahlen in den einzelnen Bereichen. „Diese individuellen Abfragen waren zentrale Kriterien für die Softwareentscheidung“, so Regina Schulz-Marquardt. Ebenfalls wichtig ist der Überblick über die Organisation: Wie viele Personaleinheiten gibt es in welchen Abteilungen? Diese Zahlen dienen auch als Grundlage für die Jahresplanung. „Da es zu meiner Aufgabe gehört, die Geschäftsleitung mit Zahlen zu versorgen, ist es ideal, dass ich mir die Listen selbst zusammenstellen kann – und dass ich sicher sein kann, dass die Informationen stimmen“, berichtet sie. perbit.insight hilft der Personalabteilung außerdem, Termine und Vertragsfristen im Blick zu behalten.

Die Personaler nutzen die Software auch für das Wiedereingliederungs-management und haben so stets imBlick, ob ein Mitarbeiter schon zu einem Gespräch eingeladen wurde und wann das stattgefunden hat. Weiterhin ermöglicht perbit.insight eine schnelle Übersicht über das mitarbeiterbezogene Inventar: Wer hat einen Laptop, ein Diensthandy, einen Dienstwagen oder eine betriebliche Altersversorgung ? „ Der große Vorteil von perbit.insight ist einfach, dass es viele Aufgaben der Personalabteilung abdeckt und automatisiert. Außerdem konnten wir unsere Fehlerquote reduzieren“, sagt Regina Schulz-Marquardt. Ihr Fazit: „ Die Software ist einfach anwenderfreundlich und bietet eine Menge Möglichkeiten.“

„Der große Vorteil von perbit.insight ist,dass es viele Aufgaben der Personalabteilung abdeckt und automatisiert. Außerdem konnten wir unsere Fehlerquote reduzieren.“

Regina Schulz-Marquardt, Assistentin der Geschäftsleitung

Das Unternehmen

Mit über einer Million versandter Pakete im Jahr ist die Deerberg GmbH mit Hauptsitz in Velgen bei Lüneburg einer der größten Versender von Schuhen und Naturtextilien in Norddeutschland. Mehr als 400 Mitarbeiter sind in dem 30.000 Quadratmeter großen Logistikzentrum, dem Callcenter, der Inhouse-Design-Abteilung, dem Fotostudio und in der Grafikabteilung tägig. Zudem gibt es fünf Mono Label Stores. Das inhabergeführte Unternehmen zeichnet sich durch familienfreundliche und faire Arbeitsbedingungen aus. 80 Prozent der Mitarbeiter sind weiblich, ein hoher Anteil davon in Führungspositionen.

Die Fakten

  • Seit Mitte 2014 setzt die Deerberg GmbH perbit.insight für das Mitarbeitermanagement sowie die digitale Personalakte ein.
  • Die Individualität des Systems spielte für die Softwareentscheidung eine wichtige Rolle. Wichtig waren an den eigenen Bedarf anpassbare Anpassungs- und Auswertungsmöglichkeiten.
  • Acht Personaler, darunter drei Power-User, setzen die Software für ihre tägliche Arbeit ein.
  • Ein wichtiger Bestandteil der Softwarenutzung soll das HR Solution Center werden, da es Führungskräften ermöglicht, die relevanten Mitarbeiterdaten aus ihren Abteilungen einzusehen.
  • Für die Zukunft plant die Deerberg GmbH darüber hinaus die Einführung des Online-Stellenmarkts mit Online-Bewerbungsmöglichkeiten.

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