Ernst Bohle GmbH

Ein Werkzeug, das nichts vergisst

Als mittelständisches Unternehmen in der Baubranche zählt die Ernst Bohle GmbH rund 450 Mitarbeiter an 24 Standorten in Deutschland. Für diese gilt es jederzeit im Blick zu haben, ob alle benötigten Zertifikate und Untersuchungen noch aktuell sind. Dies und das Bewerbermanagement regelt der Personalbereich seit 2016 mit perbit.insight.

Ein Werkzeug, das nichts vergisst

Regelmäßige Weiterbildungen sind in der Baubranche unerlässlich: Wer beispielsweise Brandschutzverkleidungen verarbeitet, muss ausgebildete Brandschutzfachkraft sein. Wer als Baustellenleiter arbeitet, muss unter anderem einen Lehrgang für Führungskräfte absolviert haben und in Sachen Arbeitssicherheit geschult sein. „Diese Schulungen müssen immer wieder aufgefrischt werden“, erklärt Christian Heimann, Personaler der Ernst Bohle GmbH. Das Familienunternehmen ist in Deutschland, Polen, Frankreich und Luxemburg in den Sparten Dienstleistungen, Brandschutz, Innenausbau und Isoliertechnik aktiv. In Deutschland nutzt es seit 2016 die Human-Resources-Management-Software perbit.insight.

Alle Termine im Blick

„Die Mitarbeiter benötigen bestimmte Zertifikate, damit sie auf der Baustelleihre Funktion ausüben dürfen“, so Christian Heimann. Mit perbit.insight haben er und seine Kollegen immer im Blick, ob alle Zertifikate vorhanden und noch aktuell sind: „Eine Warnfunktion sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und kein Termin vergessen wird“, sagt er. Aber die Software erinnert nicht nur automatisch an Schulungstermine, sondern hält auch nach, ob der Mitarbeiter die Weiterbildung tatsächlich absolviert und das Zertifikat eingereicht hat. Auch einen Fortbildungsvertrag – falls vorhanden – kann Christian Heimann hinterlegen. „In der Maske, die wir uns im Performancemanager aufgebaut haben, können wir auch eintragen, wie lange die Unternehmensbindung ist“, so Heimann.

 

Zusätzlich führt die Ernst Bohle GmbH ihr gesamtes HSEQ-Management über den Performancemanager durch, also alle Themen rund um Arbeitssicherheit, Gesundheit, Umweltschutz und Qualität. In Abhängigkeit davon, welche Materialien die Mitarbeiter verarbeiten und welche Tätigkeiten sie übernehmen, sind zahlreiche medizinische Untersuchungen vorgeschrieben, die alle zwei, drei oder vier Jahre wiederholt werden müssen. „Der Performancemanager ist ein gutes Werkzeug, um das automatisiert einzusteuern. Wir verknüpfen – abhängig von seiner Funktion – bestimmte Anforderungen an einen Mitarbeiter. Dementsprechend werden ihm die benötigten medizinischen Untersuchungen zugeordnet“, erklärt der Personaler.

Zugang für die Standorte

Im Moment nutzen nur Christian Heimann, ein weiterer HR-Kollegesowie der HSEQ-Manager die Human-Resources-Management-Software perbit.insight. Bald sollen auch die Verwaltungsmitarbeiter an den einzelnen Standorten einen Zugang erhalten, um die Informationen zu den absolvierten Schulungen und Untersuchungen aktualisieren und die Mitarbeiter zu den Terminen anmelden zu können. Christian Heimann und sein Team haben sich zu einem schrittweisen Vorgehen entschieden, um die Kollegen, die zusätzlich eine umfangreiche Softwareeinführung für die Projektentwicklung durchlaufen, nicht zu überfordern.

Prozess-Abfolge für die Bewerbung

Ein weiterer Schwerpunkt der Softwarenutzung ist das Bewerbermanagement. Das hat der Personalbereich flexibel an seine individuellen Anforderungen angepasst: Da die Kandidatenzielgruppen – zumindest auf Monteur- und Vorabeiterebene – den klassischen Weg der postalischen Bewerbung wählen, wurde das Online-Bewerbungsformular, mit dem die Daten automatisch ins System einfließen, noch nicht aktiviert. Christian Heimann trifft zunächst eine Vorauswahl und gibt dann nur die interessanten Bewerber in die Datenbank ein. Diese nutzt er auch als Talent-Pool für die jeweiligen Positionen und Standorte. In Kürze soll für das Azubi-Recruiting im kaufmännischen Bereich das Online-Bewerbungsformular freigeschaltet werden. „Diesen Versuch wollen wir starten, weil diese junge Zielgruppe vermutlich die strukturierte Online-Bewerbung begrüßt“, meint der Personaler. Für den Bewerbungsprozess hat er sich eine Prozessabfolge eingerichtet, die automatisiert die nächsten Schritte einleitet: Bewerbungseingang– Telefoninterview – Weiterleitung an den Standort – Feedback des Standorts.

Der jeweilige Status ist mit einem Datum versehen, damit der Personalbereich stets einen Überblick über den Stand der Dinge hat. Über die Software sind auch vielfältige Reportings möglich. Beispielsweise ermittelt der Personalbereich, über welche Kanäle die guten Bewerber ins Haus kommen. „Dabei können wir regionale Unterschiede herausfinden. Eine Stellenbörse funktioniert im Osten ganz gut, eine andere in Süddeutschland. Dies ermitteln wir über perbit.insight und können es dann für künftige Stellenausschreibungen nutzen“, sagt Christian Heimann. Auch die demografische Entwicklung in seinem Unternehmen oder die regionalen Unterschiede bei den Gehaltswünschen von Bewerbern werten er und seine Kollegen aus.

Flexible Masken und Auswertungen

Der Personaler schätzt an der Software insbesondere die Flexibilität: „Wenn ich auf einer Maske eine weitere Information gut gebrauchen könnte, kann ich das selber über den Design-Modus einfügen. Auch die Auswertungen, die ich brauche, kann ich mir flexibel zusammenstellen. Das war auch der Grund, weshalb wir uns für perbit entschieden haben“, sagt er. Insbesondere in mittelständischen Unternehmen, in denen sich die Anforderungen häufig ändern, sei eine flexible Lösung wichtig, zieht Christian Heimann sein Fazit: „Wir können den Kollegen an den jeweiligen Standorten unterschiedliche Masken zur Verfügung stellen. So kann das Ganze Schritt für Schritt wachsen“.

„Der Performancemanager ist ein gutes Werkzeug, um medizinische Untersuchungen und benötigte Schulungen automatisch einzusteuern.“

Christian Heimann, Personaler

Das Unternehmen

Die Ernst Bohle GmbH mit Sitz in Gummersbach ist ein deutsches Familienunternehmen der Bauindustrie und Muttergesellschaft der Bohle-Gruppe. Das Unternehmen, das 1924 gegründet wurde, ist in den Sparten Dienstleistungen, Brandschutz, Innenausbau und Isoliertechnik aktiv. In Deutschland zählt die Ernst Bohle GmbH 24 Standorte. Auslands-Niederlassungen gibt es darüber hinaus in Polen, Luxemburg und Frankreich. In Deutschland werden mit perbit.insight rund 540 Mitarbeiter verwaltet.

Die Fakten

  • Der Performancemanager stellt einen Schwerpunkt der Softwarenutzung dar, da das Unternehmen Nachweise für absolvierte Weiterbildungen und medizinische Untersuchungen führen muss.
  • Über Schnittstellen kommuniziert perbit.insight mit der Lohn- und Gehaltssoftware von Nevaris Bausoftware.

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