Erzbischöfliches Generalvikariat Paderborn

Das gesamte Erzbistum im Überblick

Das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn unterstützt die seelsorgerischen, schulischen, bildungsbezogenen und karitativen Aktivitäten des Erzbistums und nimmt Verwaltungsaufgaben wahr. Die webbasierte Softwarelösung perbit.insight soll nun dazu beitragen, dass die Führungskräfte noch besser in die Personalarbeit eingebunden werden.

Das gesamte Erzbistum im Überblick

Das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn steht im Dienst des Erzbischofs und hat den Auftrag, den seelsorgerischen Dienst zu fördern. Die einzelnen Einrichtungen – Dekanatsbüros, Bildungshäuser und Beratungsstellen – sind über das gesamte Bistum verteilt. Das führte dazu, dass die jeweiligen Führungskräfte nicht immer gut über Personalthemen informiert waren. Doch das wird sich bald ändern, wenn die Personalmanagement-Software perbit.insight vollständig installiert ist. Die neue webbasierte Softwaregeneration löst perbit.views ab, das bereits seit 2009 im Erzbistum im Einsatz ist.

Eine Besonderheit der HR-Software stellt die Zeugniserstellung dar, die in perbit.insight an den individuellen Prozess beim Erzbischöflichen Generalvikariat Paderborn angepasst wurde. So können Zeitersparnisse für Personaler und Führungskräfte ermöglicht werden.

Direkte Einbindung, bessere Vernetzung

„Mit der Web-Komponente von perbit.insight ergeben sich zahlreiche neue Möglichkeiten. Künftig können wir die Führungskräfte direkt einbinden und ihnen neue Instrumente an die Hand geben“, nennt Thomas Schäfers, Leiter der Hauptabteilung Personal und Verwaltung, den ersten Grund für die Softwaremigration. Das zweite Motiv ist die bessere Vernetzung mit den Außenstellen und die damit verbundene Beschleunigung der internen Prozesse. Das dritte strategische Ziel stellt die Ablösung anderer Softwarelösungen dar, die in manchen Einrichtungen noch im Einsatz sind. „Wegen der Flexibilität, die wir über die Web-Variante erhalten, wollen wir auch diese Bereiche mit perbit.insight ausstatten“, ergänzt Tobias Kallemeier, Sachbearbeiter im Referat Personalverwaltung und Projektleiter für die Softwareeinführung. Insgesamt 60 Einrichtungen werden nach Abschluss der Migration mit perbit.insight arbeiten. Ein Rollenkonzept regelt, welche Führungskräfte Zugriff auf welche Informationen haben und welche Auswertungen die ca. 30 Mitarbeiter in der Abteilung Personal vornehmen können. Unter den HR Mitarbeitern befinden sich auch fünf Power-User, die Ansichten anpassen und Felder verändern können.

Schnelle und sichere Abfragen

Einen großen Mehrwert verspricht sich Personalleiter Thomas Schäfers davon, dass die Führungskräfte künftig auch Zugriff auf die Organigramm-Funktionen haben: „Damit können Strukturen leichter kommuniziert und schneller dargestellt werden. Die Führungskräfte müssen keine Listen mehr per Hand pflegen oder darauf warten, bis wir aus der Zentrale Informationen bereitstellen“, sagt er. Auch die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten hält er für wichtig: „Über die Stellenpläne sehen die Führungskräfte, welche Positionen besetzt sind und welche Möglichkeiten noch offen sind“, ergänzt er. Aber auch für die Mitarbeiter im Personalwesen ergeben sich durch die neue Softwaregeneration zahlreiche Vorteile.

„Wir müssen nicht mehr die Personalakte aus dem Schrank holen, sondern erhalten die Informationen auf Knopfdruck“, sagt Tobias Kallemeier und ergänzt: „Außerdem können wir schnell und sicher Abfragen durchführen– auch zum Beispiel zu Jubiläen. Früher haben wir die Listen per Hand geführt. Heute können wir sicher sein, dass kein falsches Datum eingefügt ist oder ein Name vergessen wurde. Diese Fehler sind alle ausgemerzt. “Eine weitere potenzielle Fehlerquelle wurde durch die Einrichtung einer Schnittstelle zum Lohn- und Gehaltssystem fidelis HR beseitigt. „Dadurch ist die Fehleranfälligkeit stark gesunken. Überall wo man etwas mit Hand pflegen muss, können sich Fehler einschleichen“, weiß Thomas Schäfers. Über die Schnittstelle werden die Daten aus der Lohn- und Gehaltssoftware automatisiert in das Human-Resources-Management-System eingespielt.

Alle Mitarbeiter im Blick

Das Erzbischöfliche Generalvikariat nutzt das Mitarbeitermanagement, das Stellen- und das Seminarmanagementvon perbit. Zusätzlich soll noch der Performancemanager eingeführt werden. Im System sind die unterschiedlichen Personengruppen, die imErzbistum beschäftigt sind, abgebildet. Selbst die Priester sind als Fälle angelegt. Als besonders wichtig sieht Personalleiter Thomas Schäfers die flexiblen Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten an, die die Software bietet. Zweimal im Jahr wird aus dem System heraus ein Personalbericht mit Kennzahlen generiert. „Damit bekommen wir einen guten Überblick über die Situation“, so Thomas Schäfers. Eine zentrale Rolle spielt auch das softwaregestützte Seminarmanagement. Die angebotenen Weiterbildungen reichen von Gesundheit und Prävention bis Persönlichkeitsbildung und Zeitmanagement. Das umfangreiche Bildungsprogramm enthält außerdem fachliche Fortbildungen und Kommunikationsschulungen sowie Fortbildungen für bestimmte Leitungsstufen.

Es wurde bereits über perbit.views geplant und verwaltet und wird nun unkompliziert in perbit.insight übernommen. Mit der webbasierten Software wird dann auch eine digitale Anmeldung direkt über das System ermöglicht. Die noch höhere Benutzerfreundlichkeit ist der Aspekt der neuen Lösung, die Projektleiter Tobias Kallemeier besonders gefällt. „Es ist bedeutend einfacher geworden, Informationen abzurufen – das ist nun bequem über Schaltflächen möglich“, sagt er. Auch Personalleiter Thomas Schäfers sieht das übersichtlichere und ansprechendere Design als wichtigen Pluspunkt an. Ihm gefällt besonders, dass nun die Führungskräfte flächendeckend mit Mitarbeiter-informationen versorgt werden: „Das bedeutet auch, dass wir mit ihnen auf Augenhöhe reden können, weil sie die Informationen sofort zur Hand haben. Das beschleunigt die Bearbeitung deutlich.“

„Wir können mit den Führungskräften auf Augenhöhe reden, weil sie die Informationen sofort zur Hand haben.“

Thomas Schäfers, Leiter der Hauptabteilung Personal und Verwaltung

„Wir müssen nicht mehr die Personalakte aus dem Schrank holen, sondern erhalten die Informationen auf Knopfdruck.“

Tobias Kallemeier, Sachbearbeiter im Referat Personalverwaltung

Das Unternehmen

Am Domplatz in Paderborn hat das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn seinen Hauptsitz. Von dort aus ist es für ein fast 15.000 Quadratkilometer großes Gebiet zuständig –von Minden im Norden bis Dortmund im Westen und dem Sauerland im Süden. Knapp 1,6 Millionen Katholiken leben im Erzbistum Paderborn und sind in insgesamt 19 Dekanaten mit 725 Pfarrgemeinden in 154 Pastoralverbänden organisiert. Geistiges Oberhaupt ist seit dem Herbst 2003 Erzbischof Hans-Josef Becker. Ihm zur Seite stehen drei Weihbischöfe. Zum Erzbistum Paderborn gehören gut 1.000 Welt- und Ordenspriester, knapp 1.500 Ordensschwestern und 160 Ordensmänner sowie 5.800 Religionslehrer.

Die Fakten

  • Bereits seit 2009 setzt das Erzbischöfliche Generalvikariat Paderborn auf HR-Software von perbit, zunächst auf perbit.views, ab dem Sommer 2014 auf die webbasierte Software perbit.insight.
  • Strategische Ziele der Softwaremigration: Unterstützung der Führungskräfte, Beschleunigung und Standardisierung von Prozessen, einheitliche Systemlandschaft.
  • Die Web-Komponente erlaubt den Führungskräften der rund 60 Einrichtungen einen komfortablen Zugriff auf für sie wichtige Mitarbeiterinformationen.
  • Eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltssoftware fidelis HR sorft dafür, dass Daten automatisiert und fehlerfrei übertragen werden.
  • Weitere Pläne betreffen eine Kooperation mit dem Bistum Dresden-Meißen, das ebenfalls die Nutzung von perbit.insight plant. Auch im Bistum Dresden-Meißen wird die Web-Komponente eine große Rolle spielen.

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