Mehr Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende

Personalarbeit transparenter gestalten und die Personalabteilung entlasten

Es braucht viele Hände, damit ein Traumhaus entsteht. Damit die dazugehörenden Personen reibungslos zusammenarbeiten können, damit sie sich schnell über An- und Abwesenheiten abstimmen und damit neue Mitarbeiter möglichst schnell eingestellt werden können, hat die Heinz von Heiden GmbH Massivhäuser damit begonnen, ihre Personalprozesse digital abzubilden. „Wir wollen unsere Personalarbeit digitalisieren, um die Führungskräfte und Mitarbeiter besser einbinden zu können und um ihnen mehr Transparenz zu ermöglichen“, sagt Personalreferentin Jana Frerking.

In wenigen Minuten zum genehmigten Urlaub

Im Oktober 2019 begann das mittelständische Bauunternehmen zunächst damit, die Abwesenheitsverwaltung digital abzubilden. „Der Prozess war sehr veraltet. Deshalb haben wir damals gesagt, dass wir etwas verändern müssen und dass wir das mit perbit machen möchten“, so Jana Frerking. Der Unterschied im Vergleich zur früheren Vorgehensweise ist deutlich:

Bis zum Herbst 2019 nutzte das Unternehmen eine Excel-Vorlage, die sich die meisten Beschäftigten ausdruckten. Wollten sie Urlaub beantragen, füllten sie den Zettel mit einem Stift aus und gaben ihn dann ihrer Vertretung, die unterschreiben musste. Dann unterschrieb die Führungskraft und der genehmigte Antrag wurde in die Personalabteilung geschickt, wo er ins System eingegeben und anschließend abgeheftet wurde. „Es war ein großer Prozess für eine kleine Sache. Deswegen sind wir sehr froh, dass die Abwesenheitsmeldungen bei uns inzwischen digital funktionieren“, sagt die Personalreferentin.

Heute läuft alles schnell und einfach ab: Die Mitarbeiter loggen sich an ihrem Laptop oder Desktop-Computer in ihren Bereich von perbit ein und stellen dort einen Urlaubsantrag. In der HR-Software sind die Genehmigungsprozesse mit Vertretern und Vorgesetzten hinterlegt. Der Antrag wird an die jeweiligen Personen zur Genehmigung weitergeleitet. Sobald beide Genehmigungen vorliegen, werden die Urlaubstage automatisch in das Zeiterfassungssystem des Unternehmens übernommen. „Im besten Fall dauert der gesamte Prozess nur noch fünf Minuten. Wir müssen eigentlich nichts mehr machen“, berichtet Jana Frerking.

„Es war ein großer Prozess für eine kleine Sache. Deswegen sind wir sehr froh, dass die Abwesenheitsmeldungen bei uns inzwischen digital funktionieren.“

Jana Frerking
Personalreferentin, Heinz von Heiden Massivhäuser

Greifbare Vorteile für alle Beteiligten

Die Arbeitserleichterung, die der digitalisierte Prozess für die Personalabteilung mitbringt, ist offensichtlich. Aber auch für die Mitarbeiter ergeben sich greifbare Vorteile: Sie können jederzeit den Status ihres Urlaubsantrags einsehen und nachschauen, wie viel Resturlaub sie haben. Früher passierte es durchaus, dass die Beschäftigten sich bei ihrem Resturlaub verrechneten und mehr Urlaubstage beantragen als ihnen zur Verfügung standen. „Dadurch war alles sehr fehleranfällig und zeitintensiv. Wir mussten anrufen und Korrekturen vornehmen“, so Jana Frerking.

Für die Personalabteilung von Heinz von Heiden war es ein wichtiges Anliegen, zunächst einfache Prozesse wie die Abwesenheitsverwaltung zu verschlanken, schneller und effizienter zu gestalten, um Zeit für die wirklich wichtigen Dinge der Personalarbeit gewinnen zu können. Als nächstes sollen die Beschäftigten die Möglichkeit erhalten, Adressänderungen per Self-Services vorzunehmen. Schon heute haben die Führungskräfte die Möglichkeit, die wichtigsten Informationen ihres Bereichs selbst abzurufen und erste einfache Reportings zu erstellen. Das lief früher ausschließlich über die Personalabteilung, die auf Anfrage Auswertungen vornahm und Excel-Listen erstellte.

Bewerbermanagement ohne Medienbrüche

Der nächste Schritt auf dem Weg zum digitalen Personalbüro ist das Bewerbermanagement, das aktuell in den Startlöchern steht. Sobald es live geht, können die Führungskräfte die Bewerbungen für ihren Bereich in perbit einsehen und bewerten. Die Personalabteilung erhält digital die Rückmeldung, wie die Führungskräfte einen Bewerber einschätzen und wie es mit dem Kandidaten weitergehen soll. So funktioniert das Bewerbermanagement schnell, effizient und ohne Medienbrüche.

Das war bislang anders: Zwar gab es schon ein Online-Bewerbungsformular, aber die Bewerbungen liefen in eine Art E-Mail-Postfach, auf das die Personalabteilung Zugriff hatte. In den meisten Fällen wurden die Bewerbungen ausgedruckt und die interne Abstimmung gestaltete sich schwierig. Dazu Jana Frerking: „Das wollen wir auf jeden Fall optimieren, denn es bringt nicht sehr viel, wenn eine Bewerbung zunächst bei uns in der Personalabteilung landet. Wir wollen, dass die jeweiligen Fachvorgesetzten von Anfang an in den Prozess integriert sind und bei der Entscheidung mitwirken können.“

Intuitiv bedienbare Software

Die bessere Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte in die neuen, digitalen Personalprozesse kommt bei allen Beteiligten gut an, da sie den direkten Nutzen erkennen. Ein wichtiger Mehrwert für die Mitarbeiter ist zum Beispiel, dass sie ihren Urlaubskalender einsehen können. Die Führungskräfte können selbstständiger agieren und sind nicht mehr abhängig davon, ob die Personalabteilung gerade Zeit hat und Reportings erstellen kann. „Insgesamt kamen relativ wenige Rückmeldungen. Das ist immer positiv. Wenn wenige Fragen auftauchen, ist das ein Zeichen, dass die Nutzer gut zurechtkommen, weil die Software intuitiv bedienbar ist“, zieht Jana Frerking ein erstes Fazit.

Sie ist eine von zwei Administratoren der HR-Software und kann diese individuell anpassen, wenn sich die Anforderungen ändern oder wenn auf Wunsch einer Abteilung zum Beispiel ein neues Feld hinzugefügt werden soll. Das findet sie gerade in der Anfangsphase wichtig: „Am Anfang kann man nicht an jedes Detail denken, das jede einzelne Abteilung benötigt. Insofern ist es sehr wichtig, dass wir uns selbst helfen können und nicht immer den Software-Anbieter brauchen, um jede Kleinigkeit zu ändern.“

Heinz von Heiden Unternehmensgruppe

Die Heinz von Heiden Unternehmensgruppe bündelt unter der Mensching Holding GmbH als Mutterkonzern Dienstleistungen rund um den Bau massiver Wohngebäude. Flaggschiff des traditionellen Familienunternehmens ist die Heinz von Heiden GmbH Massivhäuser. Heinz von Heiden ist einer der führenden Massivhaushersteller Deutschlands und hat bis heute über 50.000 Häuser gebaut. Rund 300 Beschäftigte arbeiten für den Baukonzern, etwa zwei Drittel davon am Hauptsitz in Isernhagen bei Hannover. Dort sitzt auch die vierköpfige Personalabteilung. Diese hat schon vor der Coronapandemie damit angefangen, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren, um Zeit für die wirklich wichtigen Dinge der Personalarbeit zu erhalten und um den Mitarbeitern und Führungskräften mehr Transparenz und Selbstständigkeit zu ermöglichen.