Individuelle Abläufe und Auswertungen

Alle Sonderfälle abgebildet

Die Wirtschaftssozietät Heuking Kühn Lüer Wojtek, 1971 in Düsseldorf gegründet und mittlerweile an acht Standorten in Deutschland sowie Büros in Brüssel und Zürich vertreten, zeichnet sich durch eine besondere Führungsstruktur aus: Die 136 Partner der Sozietät haben weitreichende Entscheidungsfreiheiten. Sie bestimmen zum Beispiel ganz individuell, welche Bestimmungen im Arbeitsvertrag mit einem neuen Mitarbeiter stehen sollen. „Wir haben pro Jahr über 1.000 individuelle Arbeitsverträge zu bearbeiten – und keiner gleicht dem anderen“, nennt Britta Schellenberg, Referentin Human Resources, ein Ergebnis dieser autonomen Arbeitsweise.

Dennoch stellt die hohe Individualität kein Problem für sie und ihre acht Kollegen im Personalbereich dar. Seit der Einführung von perbit Anfang 2016 können sie alle Sonderfälle selbst innerhalb der flexibel konfigurierbaren Software abbilden. „Wenn eine Neuerung hinzukommt, muss ich nicht bei perbit anrufen, sondern ich baue sie einfach selber in unser System ein“, sagt Britta Schellenberg, die als Power Userin das System nach ihren persönlichen Bedürfnissen weiterentwickelt. „Ich gestalte auch die Auswertungen so, wie unsere internen Kunden oder wir sie haben möchten. Das empfinde ich als großen Vorteil. Was mir außerdem gut gefällt, ist die Hotline, die sofort hilft, wenn mal etwas hängt oder ich doch nicht weiter komme. Die Mitarbeiter der Hotline denken sehr lösungsorientiert und haben sofort Vorschläge zur Verbesserung parat“, fügt sie hinzu.

Heuking Kühn Lüer Wojtek ist mit 136 Partnern und 850 Mitarbeitern eine der großen Wirtschaftssozietäten in Deutschland. Eine weitere Besonderheit der Organisation ist die sehr hohe Fluktuation – bedingt durch die Ausbildung im juristischen Bereich. Jährlich werden rund 200 Referendare, wissenschaftliche Mitarbeiter und Praktikanten nach der jeweiligen Studienordnung innerhalb von ein paar Wochen bis zu neun Monaten ausgebildet. Diese Stellen müssen laufend nachbesetzt werden, was die Personalabteilung vor große Herausforderungen stellt. Der Wettbewerb der Großkanzleien auf dem Arbeitsmarkt ist groß und das wirkt sich mittlerweile auch auf das Recruiting von Referendaren und wissenschaftlichen Mitarbeitern aus.

Komfortable Bewerbungswege

Im Oktober 2019 begann das mittelständische Bauunternehmen zunächst damit, die Abwesenheitsverwaltung digital abzubilden. „Der Prozess war sehr veraltet. Deshalb haben wir Damit es die Bewerber möglichst einfach haben, Kontakt mit der Sozietät aufzunehmen, bietet diese auf ihrer Karriereseite eine komfortable Online-Bewerbungsmöglichkeit an, bei der die Kandidaten die Felder auch automatisiert mit ihrem Xing- oder Linkedin-Profil ausfüllen können. „Das wird aber sehr selten genutzt“, erklärt Britta Schellenberg. „Etwa 50 Prozent der Bewerbungen kommen ganz normal, per manueller Eingabe über das Online-Portal bei uns an. Die andere Hälfte wird per E-Mail eingesandt“, erzählt sie. Auch postalische Bewerbungen würde die Personalabteilung annehmen, aber diese kommen nur noch vereinzelt ins Haus.

Rund 4.500 bis 5.000 Bewerbungen muss die Personalabteilung jährlich sichten, vorselektieren und an die jeweiligen Vorgesetzten zur Entscheidung weiterleiten. Dabei unterstützt das Bewerbermanagement von perbit. Der große Vorteil: In geplanten aber auch ungeplanten Abwesenheitsfällen, kann eine Kollegin nahtlos übernehmen, den Bewerbern Rückmeldungen geben und bei den Vorgesetzten nachhaken. Auch hier unterstützt die Flexibilität der Software wieder die individuellen Arbeitsweisen im Unternehmen: „Jeder Standort und jedes Dezernat geht mit Bewerbungen etwas anders um. Wir haben das System so für uns angepasst, dass wir immer flexibel alle Eventualitäten abdecken können und immer auf dem aktuellsten Informationsstand sind“, sagt Britta Schellenberg.

„Durch perbit haben wir mehr Zeit, inhaltlich zu arbeiten und den jeweiligen Personengruppen, die wir betreuen, mehr Service zu bieten.“

Britta Schellenberg
Referentin Human Resources

Transparente Recruitingwege

Im Ergebnis hat sich das Recruiting deutlich beschleunigt. Bewerber erhalten zeitnah Rückmeldungen und die Personalabteilung kann komfortabel quantitative und qualitative Auswertungen erstellen. Ausgewertet werden beispielsweise die Anzahl der Bewerbungen pro Rechtsgebiet und Qualifikationsdetails der Bewerber pro Stelle. Aber die Personalabteilung untersucht auch, wie erfolgreich die jeweiligen Stellenmärkte sind: Ist zur Zeit der Veröffentlichung ein vermehrter Bewerbungseingang erfolgt? „In diesem Zuge konnten wir schon das eine oder andere Medium ausschließen, mit dem wir nicht mehr zusammenarbeiten wollen“, sagt die Personalerin.

Das persönliche Steckenpferd von Britta Schellenberg ist das Mitarbeitermanagement. Mit der Heuking Academy setzt die Sozietät ein umfassendes Personalentwicklungs-Tool ein, das komplett über perbit gesteuert wird. Innerhalb des Mitarbeitermanagements von perbit wird festgehalten, welchen Karriereschritt ein Anwalt erreicht hat und wie er die nächste Karrierestufe erreichen kann. Auch das Mitarbeitermanagement ist stark auf die speziellen Bedürfnisse der Organisation individualisiert.

Mehr Service für die Mitarbeiter

„Bevor wir uns überhaupt entschieden haben, eine Software einzuführen, reichte die Bandbreite im Personalbereich von großen Skeptikern bis zu Kollegen, die total begeistert waren. Heute sind alle restlos überzeugt und begeistert“, zieht Britta Schellenberg ihr Fazit nach über einem Jahr Softwarenutzung. „Durch perbit haben wir mehr Zeit, inhaltlich zu arbeiten und den jeweiligen Personengruppen, die wir betreuen, mehr Service zu bieten.“

Heuking Kühn Lüer Wojtek

Mit mehr als 300 Rechtsanwälten, Steuerberatern und Notaren an acht Standorten in Deutschland sowie Büros in Brüssel und Zürich ist Heuking Kühn Lüer Wojtek eine der großen wirtschaftsberatenden Sozietäten in Deutschland. Die Wirtschaftssozietät bildet aus, bietet Referendariatsplätze an, und ermöglicht jungen wie erfahrenen Rechtsanwälten attraktive Karrierewege. Alle Mitarbeiter profitieren vom hausinternen Fortbildungsprogramm, der Heuking Academy.