Hüttenes-Albertus Chemische Werke GmbH

Alles funktioniert automatisch und alles ist mit einer Erinnerungsfunktion versehen. Das heißt: „Wenn jemand etwas nicht erledigt, erhält er eine Erinnerung. Erledigt er es dann immer noch nicht, geht eine Mitteilung an die Führungskraft oder die Personalabteilung“, erklärt Personalreferentin Sina Spreizer. „Früher wurden Seminarbewertungen oder die Wirksamkeitskontrolle oft vergessen. Da es jetzt einen klar definierten Prozess dafür gibt, passiert das nicht mehr“, nennt sie einen Vorteil.

Ein weiterer Vorteil ist die Schnelligkeit. „Wir haben immer mehr Teams, die nicht am selben Standort arbeiten. Früher gingen die Anträge durch die Hauspost und alles hat sehr lange gedauert. Durch das digitale Seminarmanagement haben wir nun die Möglichkeit, schneller zu agieren“, ergänzt der Duale Student Felix Ihling. Einen großen Pluspunkt sieht er auch darin, dass die Formulare in der HR-Software im gleichen Aufbau und mit den gleichen Feldern abgebildet werden konnten, wie es die Mitarbeiter von den bisherigen Papier-Formularen gewohnt waren. „Das sorgt für eine gute Akzeptanz“, sagt er.

Durch die Abbildung des Seminarprozesses in perbit.insight ist zudem eine lückenlose Dokumentation gegeben. Tagesaktuell können die Personaler sehen, wer an welchen Weiterbildungen teilnimmt. Auch eine Kostenübersicht ist jetzt möglich – sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Führungskräfte. „Ich glaube, früher waren sich einige Führungskräfte nicht im Klaren darüber, was sie pro Jahr für die Personalentwicklung ausgeben“, so Sina Spreizer.

Das Chemieunternehmen nutzt perbit.insight seit April 2018. Seitdem können die HR-Abteilung und die Geschäftsleitung auf das System zugreifen. Seit Oktober 2018 haben auch alle anderen Führungskräfte und die Mitarbeiter mit PC-Zugang die Möglichkeit, perbit.insight zu nutzen. Rund 250 der über 550 Mitarbeiter in Deutschland sind in der Produktion tätig. Von diesen haben nicht alle einen PC-Zugang und damit noch keinen Zugriff auf perbit.insight. „Das Kriterium für die Nutzung ist: Hat der Mitarbeiter eine E-Mailadresse oder nicht? Keine Unternehmens-E-Mail zu haben bedeutet in unserer Logik, dass der Mitarbeiter keinen PC-Zugang hat. Dann stellt die Führungskraft die Seminaranträge und erhält alle Meldungen“, sagt Sina Spreizer.

Eine dritte Möglichkeit, sich für ein Seminar anzumelden geht über die Assistenz der Bereiche. Die Anmeldung kann sowohl für ein offenes Seminar bei einem externen Anbieter erfolgen oder für ein Seminar des unternehmenseigenen HR-Campus. Auch viele gesetzliche Schulungen wie Ersthelferschulungen oder Weiterbildungen für Beauftragte gehören zum umfangreichen Angebot.

Für Sina Spreizer und Felix Ihling, die als Power-User das System betreuen, Formulare und Masken selbstständig ändern können, war die Softwareeinführung mit einigem Aufwand verbunden. Denn für sie galt es, die Organisationsstruktur und Hierarchiestufen zu beschreiben und die Titel für die Mitarbeitergruppen zu vereinheitlichen, damit alles gut strukturiert im System abgebildet werden kann. Mittlerweile sind die Organigramme erstellt und jeder kann darauf zugreifen. „Das ist eine tolle Sache, die auch bei den Mitarbeitern und Führungskräften gut ankommt“, sagt Sina Spreizer.

Dass die Akzeptanz im gesamten Unternehmen so hoch ist, liegt auch an den ausführlichen Schulungen: Jeder Mitarbeiter bekam eine Stunde lang gezeigt, wie das System funktioniert, bevor er seine Zugangsdaten bekam. Die Schulungen für die Führungskräfte gingen sogar über zwei Stunden. Der Zeitaufwand hat sich gelohnt: Die neue Transparenz kommt bei den Führungskräften sehr gut an. Sie können Daten tagesaktuell abrufen und sind nicht mehr abhängig von der Personalabteilung, wenn sie beispielsweise eine Seminar-Übersicht oder eine Jubiläumsliste für ihren Bereich aufstellen wollen.